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Huge 用 Dropbox Business 提升协作与生产力

Huge, Inc. 是一家端到端的数字广告代理机构,为 HBO、PepsiCo、IKEA 和 Toyota 等客户提供战略、设计和开发服务。该公司在美国、欧洲和南美洲设有办公室,公司运营有赖于与全球各地的 Huge 团队成员有效地交换创意与信息。

寻找简单而强大的云共享

因为团队成员遍及全球,所以对 Huge 公司而言,协作从来就不是一件简单的任务。他们需要找到一种在员工、设备以及地域之间便捷共享大型文件的方法。“由于交期很短,因此工作效率对我们很重要。”Huge 的 IT 总监 Paul Doyle 解释道,“我们的员工分散在各地,共享的数据又很庞大,因此按照传统模式开展业务变得越来越难。”当公司发现现有的文件共享系统达不到预期效果时,Doyle 开始寻找能满足公司发展需求的选项,以强化公司的协作能力。他主要的关注点是保持现有的工作流程不变,同时他也希望实现简单文件共享和跨设备访问,不受文件大小限制且降低成本。Huge 花了几个月时间测试开源解决方案并建模,结果发现管理和成本要求(包括要求部署国际员工)太高了。该公司开始评估其他解决方案,却发现价格和文件大小限制是两大问题。

“我们的许多员工在两台电脑上办公。通过在 Dropbox 中处理数据,他们可以将自己的笔记本电脑和台式机同步。这缓解了 IT 人员的压力,我们不必再向他们寻求确保多台设备保持同步的解决方案。Dropbox 已经为我们承担了这项工作。”

支持现有工作流程的解决方案

当 Doyle 发现 Dropbox Business 时,他说自己找到了“一个符合现有工作流程的系统,不需要 Huge 为了采用新系统而改变工作流程”。除了有竞争力的价格之外,Dropbox Business 还向 Huge 提供充裕的空间和自由度,让他们可以轻松共享大型文件并容纳各地不断增加的员工和客户。诸如 LAN 同步的功能让 Huge 可以即刻与伦敦和里约热内卢的国际办公室同步文件。用户终于能够共享高清图片和视频,不受大小限制,并解析原始文件格式,加快工作进度。至于管理员,他们可以锁定和控制文件,确保只将工作资料分发给相关的人员,并可随时恢复删除的文件。将整个公司的共享和存储系统改为 Dropbox Business 的过程也很轻松。Huge 的技术支持系统经理 Sam Gorney 说道:“转换过程非常顺利。我们每 10 位员工中大约有 7 人已经拥有 Dropbox 帐户,他们非常兴奋能获得这么多的存储空间。每个人都能轻轻松松地将个人 Dropbox 帐户迁移到我们的企业版帐户。”

提高效率和客户满意度

Dropbox Business 影响了 Huge 的几乎每个部门,为员工处理日常重要工作提供了简化的新途径。“我们的许多员工在两台电脑上办公,”Doyle 说道,“通过在 Dropbox 中处理数据,他们可以将自己的笔记本电脑和台式机同步。因此我们不需要 IT 人员提供解决方案来确保多台设备保持同步。Dropbox 为我们承担了这项工作。”现在,该公司内的各个部门可以更轻松地保持一致。例如,用户设计部门发现在协作进行网站的网架开发时,Dropbox Business 特别有用。在 Dropbox 上共享文件也让 IT 部门能更轻松地进行更新,“当我需要将软件发布到远程网站上时,Dropbox 绝对是最佳解决方案。”Gorney 说道,“如果我需要分发新版本的 MAC 操作系统,就可以轻松地通过 Dropbox 与团队中的其他人共享该文件。”与国际办公室的协作也变得更流畅。“Dropbox 让我们可以灵活地与巴西办公室进行共享,而无需实施任何基础架构。以前我们总是会在传输文件时遇到难题,但是 Dropbox 能帮助我们轻松地将文件传给南美洲的团队。”Gorney 说道。项目经理是 Huge 公司内使用 Dropbox 最频繁的用户,他们依赖 Dropbox 来发送预算、项目文件、工作说明书等资料。项目经理获得的最大优势之一是,他们可以轻松地与客户共享可交付结果。正如 Doyle 所解释的那样,“Dropbox 让我们可以通过发送链接来安全地共享数据 – 这省去了每共享一个文件都要建立特定目录的麻烦。这加快了我们团队与外部第三方的协作,效果不同凡响。”在外出与客户见面时,新的存储系统也让 Huge 员工受益匪浅。“团队成员经常打电话让我们将某个文件上传到 Dropbox 中,以便他们将其下载到客户的系统上。Dropbox 让他们能灵活地展示他们未带在身边的工作资料;而在以前,这必须通过电子邮件或 FTP 传输。”Doyle 说道。现在有了 Dropbox Business,Huge 随时都可以迅速共享任何文件。