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资产管理员通过 Dropbox Business 在外出时访问和共享最新内容,让该房地产公司能在减少电子邮件往来之余安全评估物业并提供服务。

面临的挑战

取代过时的工具

作为一家房地产公司,Monarch Investment Group 盛情接待客户,自豪于为投资者管理投资组合,并为租客维护建筑物。因此,当 Monarch 发现内部工作流并不利于遍布 15 个州的 1,000 名员工彼此协作时,他们感到非常吃惊。分析师 Curtis Pottle 指出,资产管理员经常四处奔波,但无法访问 Monarch 内部服务器上的关键文件,比如平面图、法律合同以及再融资协议。“我们必须通过电子邮件将文件发送给资产管理员,但他们经常回信问我们文件在哪里。” Pottle 说。电子邮件收件箱变得杂乱无章,以致于许多员工不得不随身携带包含所需文件的厚厚的活页夹。Monarch 还希望更有效地控制敏感信息,特别是当员工离职时。“我们需要确定员工离职时不会带走一堆社会保险号。”Pottle 说。在评估多项解决方案后,Monarch 看中了 Dropbox Business 提供的一流安全机制和深受用户喜爱的特质。“平台简单易懂,没有让我们看了就怕。”分析师 Analyst Greg Hidlay 说道。

“Dropbox Business 让所有人都轻松了许多。资产管理员可以更加专注于物业管理,而不必四处寻找文档。我也不必发送那么多的电子邮件,从而节省大量的时间。”

Curtis Pottle,Monarch Investment Group 分析师

解决方案

优化的控件让共享更便利

使用 Dropbox Business 后,Monarch 在共享文件夹里整理所有物业档案(如经营协议和建筑规范)。通过 Dropbox,资产管理员随时都能使用手机访问所需的 Excel 电子表格和 PDF 文件,更快评估交易或再融资方案。现在所有文件都在按客户名称和内容类型组织的统一文件夹层次结构中,资产管理员无需再通过电子邮件向总部索要所需的信息。“现在他们可以轻松找到所需文件,然后直接在移动应用中通过链接发送出去,轻松搞定。”Pottle 如是说。此解决方案让管理员可以直接管理员工群组的权限,而不必分别为每个员工设置权限。“群组功能极其方便而有效。”Hidlay 说道,“当有人调至其他团队时,只需将他们移入新群组,他们的文件夹访问权限就会自动改变。”编辑和只读功能可进一步对权限进行自定义,确保只有相应的人员才能更改文档。

员工离职时,Monarch 不会为文件的去向而烦恼,因为有帐户转移和远程清除等功能。“我们可以轻松地将离职员工的文件转给替代者,还能确保他们无法从其他设备访问公司资料。”Pottle 说。

“我们之前就已经在使用 Dropbox 个人帐户,不过通过迁移到 Dropbox Business 所获得的安全性是无价的。”

Greg Hidlay,Monarch Investment Group 分析师

成果

提升员工效率

Monarch 表示,Dropbox 不仅提升了资产管理员外出办公时的效率,还为公司提供更严密的安全保障。“所有人都轻松了许多。”Pottle 说,“资产管理员可以更加专注于物业管理,而不必四处寻找文档。”无限制版本恢复功能也是他们的救星。“我们曾多次误删除重要文档。”Hidlay 说,“幸好只要点三下鼠标就可以还原一切。这让我们在睡觉时都安稳许多。” Pottle 指出总体而言,员工的效率都得到了提升。“Dropbox 就像是魔法一样。”他表示,“员工自然而然地开始使用 Dropbox,然后推荐给同事。没有人强迫他们使用,而这正是提升工作效率的最佳方式。”