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Dropbox Business 帮助 USA Gymnastics 及其成员争金夺银

USA Gymnastics 是美国体操运动管理机构。这个机构负责制定国家的体操规则和政策;挑选并训练参加奥运会和世锦赛的队伍;以及发展基层和国家级的体操运动。USA Gymnastics 主办艺术体操、蹦床和翻腾体操、技巧体操和团体体操等一系列男女体操赛事,包括国内锦标赛和国际比赛。

逐渐成形

在 2008 年美国体操锦标赛后,USA Gymnastics 的赛事团队遇到了一个小小的技术故障,迫使他们认真地重新评估了在外办公的方式。按照平常的规程,员工要在比赛之前将资格证书文件、场地平面图和赛程等所有资料复制到他们的笔记本电脑上。但是有一次,一名员工在将赛后最新文档存回服务器时意外删除了几百个文件。

虽然团队从其他电脑上恢复了许多文件副本,但是对失去所有资料的恐惧促使他们主动寻求改变。赛事及技术常务董事 Jeff Smith 开始研究各种产品,希望找到能让笔记本电脑用户备份和交换文件的解决方案。许多 USA Gymnastics 员工都需要经常出差,因此 Smith 希望找到一种方法让员工能在不同的地点访问和共享信息。

他们花了一段时间来寻找最适合的方案,因为许多产品都只提供备份功能,却不允许进行共享,但是 Smith 最后在 Dropbox 中找到了他所寻找的答案。他的团队一开始使用大约 10 个 Dropbox Pro 帐户,并在 Dropbox Business 推出后立即改用。

“在国际赛事期间,许多员工 24 小时都在工作。要是能直接在手机上访问我们的文件库,并随时随地找到所需文档,对我们来说非常有帮助。”

展现实力

对 USA Gymnastics 的员工和成员来说,比赛活动通常会伴随着很多突发情况,因此他们急需掌握后勤信息,以便不时之需。轻松访问场地图纸和赛程,让工作人员能确保运动员、教练员和比赛官方人员在正确的时间抵达正确的场地。工作人员同时也需要随身携带行程电子表格和文档,以随时掌握何人要在何时到达何地。“利用 Dropbox Business,相关的所有人都能随手获得所需的文件和信息。”Smith 说道,“我们再也不需要使用共享硬盘和文件服务器。”

电视转播是比赛期间的另一个重头戏,他们需要对报道做精确到秒的安排。USA Gymnastics 团队通常会设置最多 5 人来决定在电视中报道哪些运动员和比赛,往往随时需要更改。“将电视节目表保存在 Dropbox Business 中,我们便能实时对其进行编辑。”Smith 解释道,“另外,我们可以将文件保存在里面,当下次有相同的赛事举办时,我们就能重新访问这些数据。”

将文件存储在一个方便访问的地方,也为 USA Gymnastics 的非赛事运营活动提供便利。利用共享文件夹,赛程总监和助理可以轻松地获得最新信息并控制文件版本。如果在特定赛事中有约聘人员加入,他们将能快速访问所需文档,并将文件保存到同一个地方,以便正式员工在未来接手。

由于有太多不同的人在管理文件,因此删除内容恢复成为了 USA Gymnastics 团队一项不可或缺的功能。正如 Smith 所解释的那样:“过去曾发生过有人意外删除文件的情况。Dropbox Business 能在此类事件再次发生时为我们提供保护。”

夺牌表现

考虑到 USA Gymnastics 员工在办公室外的大量工作,Dropbox Business 提供给该组织的最大优势之一就是能让他们的员工高效地远程办公。虽然大部分员工是在笔记本电脑上工作,但也有许多人依赖于 iPhone 和 Dropbox 应用。Smith 指出:“在国际赛事中,我们的许多员工 24 小时都在工作。要是能直接在手机上访问我们的文件库,并随时随地找到文档,对我们来说非常有帮助。”

当然,对 USA Gymnastics 来说,最重要的国际赛事就是奥运会。2012 年,Dropbox Business 便出现在了美国参加的比赛中,并为伦敦和印第安纳波利斯的员工提供访问权限。Smith 证实:“Dropbox 是我们组织的重要资源,让我们能在比赛期间与伦敦和美国国内的员工共享文档和信息。在整个过程中,Dropbox 帮了我们大忙。”