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屡获殊荣的露天吉普旅游公司使用 Dropbox Business 来协作处理从组团游览到支付帐单的所有工作。

Desert Adventures 的关键成果

提升员工的工作效率

IT 维护成本比支持一台内部服务器更低

更安全地备份关键文件

面临的挑战

寻找更好用的协作工具

在接近 30 年的时间里,Desert Adventures 的标志性红色吉普在大棕榈泉地区 (Greater Palm Springs) 到处接送游客,带领他们在广袤的科罗拉多索诺兰沙漠认识各种动植物。棕榈泉 (Palm Springs) 已经成为天气和旅游地图上的“热点”,户外探险公司的生态旅游越来越受欢迎。虽然对企业来说是利好消息,但客户数量的激增(每年高达 10,000 人)不断考验着这家只有 35 名员工的公司的持续增长能力。“以前当我们不得不更新销售文档时,我们就互相发送电子邮件,每个人都需要保存副本。”Desert Adventures 的所有人兼经营者 Kimberly Nilsson 说道,“当然,每个人使用的也是不同的副本,存在着各种冲突。”而且由于该小型企业采用虚拟办公室,公司面临的挑战进一步被放大:Nilsson 的商业合作伙伴 Bob Schneider 负责管理棕榈沙漠 (Palm Desert) 的现场运营,但 Nilsson 住在圣巴巴拉 (Santa Barbara)。团体销售代表(也就是 Nilsson 的妈妈)住在夏威夷。为了方便团队进行合作,Nilsson 决定开设个人 Dropbox 帐户。“我们的团队成员分布在不同的地方,因此很难互相分享所有的文件和资料。”Nilsson 指出,“拥有 Dropbox 对我们至关重要。”在了解到无限制版本历史记录(可让用户轻松恢复意外删除的文件或还原为早期版本)等功能之后,Nilsson 决定升级到 Dropbox Business。“我认为这真的很有趣,因为偶尔我们都会意外删除文件,然后就不知所措。’”Nilsson 说,“所以在那个时候,我们改用 Business 帐户,我们真的很高兴这样做。”

“我负责的工作很多,但我不是 IT 专家。我对如何设置安全服务器之类的工作毫无头绪。Dropbox 让我们不必付费请别人或额外招一名员工来做这件事。”

解决方案

为发展铺路

现在,整个 Desert Adventures 公司都在使用 Dropbox Business,因为该解决方案会自动备份文件,并让员工在任何地方都能访问文件。“我的政策是不在本地存储任何东西。”Nilsson 说,“所有文件都要保存到 Dropbox。”团体销售经理将每位客户的通信、提案和合同上传到她与公司其他人共享的文件夹中。这样一来,员工就不必再发送电子邮件或向她打电话了解销售状态。“任何人如果需要了解相关团体的最新状况,都可以立即获得相关信息。”Nilsson 表示。需要详细了解旅游行程的客户会收到包含图片、视频和其他信息的营销文件夹的共享链接。“这比通过电子邮件发送高分辨率照片方便多了,电子邮件非常不靠谱。”她说,“我可以将‘圣安德列斯断层之旅’文件夹的链接发给游客,告诉他们‘这里有 20 张照片’。”发送到棕榈沙漠办公室的每张新帐单都会被扫描并上传到“应付账款”文件夹。“现在收到帐单后,我可以在圣巴巴拉付款。”Nilsson 说。当员工外出时,如果碰到客户咨询旅游行程信息,则可以使用 Dropbox 移动应用。“如果客户打来电话,我们可以在手机上查找他们需要的销售文档,然后直接通过电子邮件向他们发送链接。”Nilsson 说,“通过这种方式,我们可以及时回复客户。”

“使所需的一切皆触手可及,这改变了游戏规则。Dropbox 是节省时间的利器,而如果你经营的是一家小型企业,时间就是一切。”

成果

节省时间和资金

Nilsson 表示,在 Dropbox 上开展业务让 Desert Adventures 能专心打造以约书亚树国家公园 (Joshua Tree National Park) 和棕榈泉印地安峡谷 (Palms Springs Indian Canyons) 等为目的地的获奖旅游项目。“我负责的工作很多,但我不是 IT 专家。”Nilsson 说,“我对如何设置安全服务器之类的工作毫无头绪。Dropbox 让我们不必付费请别人或额外招一名员工来做这件事。”对 Desert Adventures 这样的小企业来说,支持跨平台和跨设备运行的 Dropbox Business 让公司可以不必参照一种环境进行标准化。Nilsson 在 Windows 上办公,但员工经常使用 iPad 和 iPhone 访问 Dropbox 文件夹。“使所需的一切皆触手可及,这改变了游戏规则。”Nilsson 说,“Dropbox 是节省时间的利器,而如果你经营的是一家小型企业,时间就是一切。”