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通过 Dropbox Business,该研究机构的工作人员在任何地方都可以安全地协作编辑敏感的研究文档。

Ehrenberg-Bass 的关键成果

提升各个项目的隐私性

让不同地方的用户更轻松地共享

更安全地存档进行中的项目和已完成的项目

面临的挑战

抢先体验

Ehrenberg-Bass 的领导团队由时尚达人组成,所以毫不奇怪他们早早地就开始研究在线文件存储系统。在了解 Dropbox Business 后,教授兼所长 Byron Sharp 做出行政决定,要将员工从内部服务器迁移到 Dropbox Business。虽然不是每位 Ehrenberg-Bass 员工都熟悉 Dropbox,但 Sharp 只做了简短的演示,就让每个人都迅速行动起来。65 位用户设置了 Ehrenberg-Bass Dropbox Business 帐户,然后马上开始存储和共享研究项目、数据以及教材。市场研究经理 Kirsty Willis 回忆道:“转换过程非常简单。我们联合起来,把一些文件放到 Dropbox 中,随即马上就开始分享信息。我们再也不需要把文件保存到服务器上。”

“我们收集的数据都会进入 Dropbox 文件夹。我们撰写的报告或提案也会进入这个文件夹。如此一来,项目团队中的任何人都可以进入 Dropbox 并找到自己所需的资料。”

解决方案

行为转变

Ehrenberg-Bass 的许多主文件模板(如商业提案模板)都存储在 Dropbox 中,所以教授、荣誉学生和其他员工要开始新的项目,通常都将这里作为他们的起点。项目启动后,项目团队就会使用 Dropbox Business 来存储数据、共享相关文件,以及收集团队成员的意见和建议。Willis 解释道:“我们收集的数据都会进入 Dropbox 文件夹。我们撰写的报告或提案也会进入这个文件夹。如此一来,项目团队中的任何人都可以进入 Dropbox 并找到自己所需的资料。”通常情况下,每个项目都由好几个人负责管理,不过项目参与者经常选择在办公室以外的地方工作,这使得 Dropbox Business 成为了一项宝贵的资产。“许多人远程工作,但我们可以非常轻松地访问 Dropbox。”Willis 补充道。项目完成后,团队成员常常要撰写论文或期刊文章以发表他们的研究成果。大学里的研究生也经常在论文中引用一些研究及相关结论。一些 Ehrenberg-Bass 工作人员甚至在撰写市场研究课本时使用他们的成果。在研究结束后进行的每个项目中,人们会在项目发展的整个进程中使用 Dropbox Business 整理文件。Willis 表示:“Dropbox 比服务器提供更多的隐私保护措施,这对我们很有用。在做各个项目时人们可以控制哪些人能访问他们的文件。”除了在研究和报告撰写期间依靠 Dropbox Business 之外,Ehrenberg-Bass 团队还通过 Dropbox 整理市场营销材料。需要为新的客户或企业赞助商做宣传时,该组织可以轻松访问 Dropbox 中的营销文件库或向其中添加内容。

“Dropbox 比服务器提供更多的隐私保护措施,这对我们很有用。在做各个项目时人们可以控制哪些人能访问他们的文件。”

成果

与全世界分享经历

Ehrenberg-Bass 的工作人员在 Dropbox 中存储了许多非常重要的数据,而且在处理类似主题的项目时经常要回顾以前的研究报告,所以他们最看重的其中一项功能是保护文件不被删除。“我们肯定不希望删除我们创建的任何文件夹。”Willis 说,“我们希望将所有东西都长期保存在 Dropbox 中。”当有人意外删除了一个内含“大量工作”的文件夹时,该组织直接体验了 Dropbox Business 文件恢复功能的强大威力。Willis 回忆道:“我们都在开会,突然意识到一个高级研究学位文件夹已经被删除了。幸运的是,我们可以追溯到是谁将文件夹删除 - 当然,更酷的是我们成功恢复了所有文件!”Ehrenberg-Bass 不但享受了便利的存储和共享系统,而且一直都不需要为文件安全担心,他们非常高兴自己早早就采用了 Dropbox 并将数据移入其中。Willis 表示:“Dropbox Business 几乎可以备份你想确保安全和易访问性的任何东西,我肯定会推荐给其他人。”