该网页开发公司通过 Dropbox Business 更好地协作处理健康表单和全员演示文稿之类的文件,而开发者即使是在路上也可以继续工作。

Mobify 的关键成果

增强管理可见性和控制力

轻松添加用户,获得用户广泛接受

在任何地点通过任何设备协作

面临的挑战

反复试验

Mobify 拥有一群技术精湛的员工,但一直未设置正式的 IT 部门,而是寻找不需要太多支持就能使用的优秀产品代替。一些应用(如 Dropbox)的使用者广泛,因而已成为固定配置。尽管 Dropbox Basic 和 Pro 帐户在员工中很受欢迎,但却造成了后勤方面的挑战。为了建立更集中的企业文件管理机制和更有效的文件访问控制机制,公司改用了另一款类似于 Dropbox 的解决方案。不幸的是,这一举动带来了一场噩梦。系统工程师 Kyle Young 回忆道:“我们听到有人抱怨文档没有同步,有些则被删除了。没有人知道该怎么办。”公司于是决定不再付费购买没用的解决方案。在发现 Dropbox Business 满足其对安全和企业控制的所有要求之后,Mobify 非常高兴地迅速重新使用 Dropbox。“每个人都记得 Dropbox 提供的无缝共享和同步。”Young 说,“文件不会丢失,这正是用户想要的。企业版解决方案也符合我们的所有标准。技术从业者都对他们使用的工具有较高的标准,而 Dropbox Business 是唯一能满足这种标准的文件共享解决方案。”在每个办公室,他们最初都为团队提供 NAS 存储服务器和通过 VPN 访问文件的权限。但是 VPN 连接很快就出现了问题。全球 IT 服务经理 Nithin Veeraarasu 描述道:“远程访问一直是个问题,对我们的销售团队而言更是如此。他们会用 3G 热点来通过 VPN 拉取信息,这并不是理想的做法。我们开始遇到许多问题,文档难以同步,版本控制也很困难。”除了来自连接性和版本控制方面的挑战之外,Mac 用户(占员工人数的 35%)在使用 VPN 时还遇到了操作系统冲突问题。不断增加的问题使扩张流程复杂化,也耗费了 NewVoiceMedia 的 IT 团队过多的时间和精力。

“技术从业者都对他们使用的工具有较高的标准,而 Dropbox Business 是唯一能满足这种标准的文件共享解决方案。”

Kyle Young,Mobify 系统工程师

解决方案

推行起来快速轻松

Mobify 只花了一个星期便将所有 85 位员工加入 Dropbox Business。用户都已熟悉并喜爱 Dropbox,因此设置过程很简单 - 而且由上一个解决方案造成的抱怨立即就停止了。Young 形容 Dropbox Business “非常直观”,并补充道:“对我们来说重要的是团队生产力和速度。我们一直希望专注于我们的关键优势 - 即我们的核心业务价值,而不是花时间管理 IT。Dropbox Business 帮我们做到了这一点。”Dropbox Business 让 Mobify 可以重新掌控公司文档,在工作和个人文件之间划上清晰的界限,同时继续允许员工访问他们的个人 Dropbox 帐户。上一个解决方案造成的同步事故(例如在谈判过程中发现销售合同模板不见了)已成为遥远的记忆。Young 表示:“我以前每个星期都要排查几个小时的问题。与 Dropbox Business 相比,旧解决方案在添加用户、移除用户以及设置权限方面都显得错综复杂。”现在,Young 可以让内容所有者自行管理文件权限,而他自己则专注于处理系统和产品开发方面的优先事务。作为 Dropbox Business 的一位热心采用者,Young 解释道:“在 Mobify,我们更喜欢像 Dropbox Business 这种不需要我们管理的解决方案。我们节省下来的时间可以投入到产品开发上。”

“在 Mobify,我们更喜欢像 Dropbox Business 这种不需要我们管理的解决方案。我们节省下来的时间可以投入到产品开发上。”

Kyle Young,Mobify 系统工程师

成果

克服协作困难

Mobify 将公司范围的所有资产(如健康福利文档和每周全体员工会议上使用的幻灯片)都放到 Dropbox Business 中供员工访问,而各个部门也使用 Dropbox Business 创建小型分享圈。例如,产品开发设计师会与营销设计师共享文件,以便将文件插入到宣传材料中。“Dropbox Business 有助于形成一种‘公会’心态,让不同部门中的设计师可以轻松地交叉沟通和协作。”Young 解释道。在外部协作方面,Dropbox Business 共享链接为 Mobify 提供了一种简单的方式来将资料发送给西雅图的营销合作伙伴,并让特殊服务团队与客户分享产品开发模型。“Dropbox Business 对我们及时共享最新资产起到了非常重要的作用。”内容营销策略师 David Fay 表示。当 Mobify 员工需要出差时,Dropbox Business 功能(包括可靠的同步、离线访问以及直观的移动应用)可帮助他们即时获知最新信息并保持高工作效率。Fay 解释道:“当我们在飞机上或酒店房间里时,我们可能需要快速整理好一份文件。由于有 Dropbox Business,所有资料都有序地存储在那里,只要我们需要,就可以快速创建材料,持续推动工作进展。”无论 Mobify 员工是在痛苦赶工,还是在游说新客户的路上,都可以依赖 Dropbox Business。它所提供的便利性和可靠性正是 Mobify 一开始(以及在最后)选中它的原因。

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