资产经理通过 Dropbox Business 在外出时访问和共享最新内容,让该房地产公司能在减少电子邮件往来之余安全评估物业并提供服务。

房地产公司 Monarch Investment & Management

Monarch Investment & Management Group 的关键成果

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对电子邮件的依赖降低

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提高移动生产力

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强化对敏感客户信息的控制

面临的挑战

取代过时的工具

作为一家房地产公司,Monarch Investment Group 盛情接待客户,因能够亲自为投资者管理投资组合,并为租客维护建筑而自豪。因此,当 Monarch 发现内部工作流并不利于遍布 15 个州的 1,000 名员工彼此协作时,他们感到非常吃惊。分析师 Curtis Pottle 指出,资产经理经常四处奔波,无法访问 Monarch 内部服务器上的关键文件,比如平面图、法律合同以及再融资协议。“我们必须通过电子邮件将文件发送给资产经理,但他们经常回信问我们文件在哪里。”Pottle 说。电子邮件收件箱变得杂乱无章,以致于许多员工不得不随身携带包含所需文件的厚厚的活页夹。Monarch 还希望更有效地控制敏感信息,特别是当员工离职时。“我们需要确定员工离职时不会带走一堆社会保险号。”Pottle 说。在评估多项解决方案后,Monarch 看中了 Dropbox Business 提供的一流安全机制和深受用户喜爱的特质。“平台简单易懂,没有让我们看了就怕。”分析师 Analyst Greg Hidlay 说道。

解决方案

优化的控件让共享更便利

使用 Dropbox Business 后,Monarch 在共享文件夹里整理所有物业档案(如经营协议和建筑规范)。通过 Dropbox,资产经理随时都能使用手机访问所需的 Excel 电子表格和 PDF 文件,更快评估交易或再融资方案。现在所有文件都在按客户名称和内容类型组织的统一文件夹层次结构中,资产管理员无需再通过电子邮件向总部索要所需的信息。“现在他们可以轻松找到所需文件,然后直接在移动应用中通过链接发送出去,轻松搞定。”Pottle 如是说。此解决方案让管理员可以直接管理员工群组的权限,而不必分别为每个员工设置权限。“群组功能极其方便而有效。”Hidlay 说道,“当有人调至其他团队时,只需将他们移入新群组,他们的文件夹访问权限就会自动改变。”编辑和只读功能可进一步对权限进行自定义,确保只有相应的人员才能更改文档。 员工离职时,Monarch 不会为文件的去向而烦恼,因为有帐户转移和远程清除等功能。“我们可以轻松地将离职员工的文件转给替代者,还能确保他们无法从其他设备访问公司资料。”Pottle 说。

成果

提升员工效率

Monarch 表示,Dropbox 不仅提升了资产管理员外出办公时的效率,还为公司提供更严密的安全保障。“所有人都轻松了许多。”Pottle 说,“资产管理员可以更加专注于物业管理,而不必四处寻找文档。”扩展版本历史记录功能也是大救星。“我们曾多次误删重要文档。”Hidlay 说,“幸好只要点三下鼠标就可以还原一切。这让我们在睡觉时都安稳许多。”Pottle 指出,总体而言,员工的效率都得到了提升。“Dropbox 就像是魔法一样。”他表示,“员工自然而然地开始使用 Dropbox,然后推荐给同事。没有人强迫他们使用,而这正是提升工作效率的最佳方式。”

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