拉美地区领先的商业传播咨询公司利用 Dropbox Business 与客户进行协作,让员工在路上也能工作,从而节省了时间和资金。

商业咨询公司 MZ Group

MZ Group 的关键成果

同步速度更快,因此生产力提高

节省更多 IT 成本

更有效地控制敏感的客户信息

面临的挑战

简化沟通流程

圣保罗的 MZ Group 提供一站式企业传播服务,与 600 多个客户一起成长,现已成为该领域的领导者。但随着公司发展壮大,在巴西各地以及亚洲和美国设立办事处,高管们意识到他们自己的办公室技术正在限制公司的敏捷性。由于文件都存储在内部服务器上,公司需要对基础设施、硬件和软件进行持续投资。这也使得支持团队难以实时在相同的文档上合作。当员工要远程访问文档时,他们需要通过 VPN 连接访问。“由于安全和内部系统的原因,连接速度非常缓慢,”提供投资者关系、公关和数字传播及其他服务的 MZ 的首席财务官 Rodolpho Zabisky 表示,“另外由于许多员工访问同个文件,因此也会出现很多冲突副本。”在测试其他解决方案后,MZ 决定采用 Dropbox Business。IT 协调员 Alex Souza 表示该解决方案的同步速度和易用性是关键因素。“我们只要创建登录信息并发送给员工就可以了,因为这个平台易于使用,我们不需要花几小时进行培训,这为 IT 部门节省了时间。”Alex Souza 解释道。

解决方案

随时随地工作

现在,MZ 的所有 250 位员工都使用 Dropbox Business 来与同事及客户进行协作。无论是制作演示文稿、新闻稿还是其他文档,员工都可以共享会实时更新的 Dropbox 链接。Dropbox 标记可让多人同时编辑同一个文档,而不会意外创建不同的版本。“当整个团队同时处理同一个文档,特别是在有人发表评论时,这些通知非常有帮助。”Zabisky 表示。完成文档编辑后,员工可以通过电子邮件或 WhatsApp 发送 Dropbox 链接,将最终版本交给客户。“客户对 WhatsApp 与 Dropbox 的集成功能赞不绝口。“Souza 说道。借助 Dropbox 移动应用,MZ 员工可以在路上更快速地访问和共享文件。他们不需浪费时间来尝试拨入 VPN,而是可以专注于为客户提供优质服务。“如果客户需要某个文件,你可以在车里用手机将文件发给客户。”Zabisky 说,“这在巴西非常实用,因为我们的大量时间都耗在堵车上。”管理员控制台使 MZ 管理层能够轻松确保仅与指定接收者共享客户机密数据。“我们的结论是,Dropbox 比其他数据安全和保护措施都更安全。”Souza 说,“如果数据的安全性和机密性得不到保证,我们当初就不会采用 Dropbox。”

“我们的结论是,Dropbox 比其他数据安全和保护措施都更安全。如果数据的安全性和机密性得不到保证,我们当初就不会采用 Dropbox。”

Alex Souza,MZ Group 的 IT 协调员

成果

节省时间和资金

在采用 Dropbox 后,MZ 变得更加高效,为员工腾出更多时间来专心服务客户。Alex 估计,从先前的 VPN 系统改为通过在 Dropbox 上访问文件,员工每周总共可节省接近 1,000 小时。“这只是在 VPN 方面,”Souza 说,“整个公司内还有其他方面的节省。”MZ 表示 Dropbox 让他们不必再花钱购买新的服务器以及 VPN 和其他备份软件的许可证,每年为他们节省的 IT 费用也接近 6 位数。“最初购买 Dropbox 并不是为了降低成本,而是想提升员工的机动性。”Zabisky 说,“但这个项目最终在财务方面为我们带来了非常有利的好处。”作为拥有 600 多客户的巴西上市公司的领导者,即使是在灾难发生时 MZ 也无法承受业务中断。在一次长达三小时的停电事故中,Dropbox Business 让公司员工可以继续专心服务他们的客户。“因为有 Dropbox,大家可以继续使用笔记本电脑或手机工作,公司业务一刻也未停止过,”Souza 说道。

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