拉美地区领先的商业传播咨询公司利用 Dropbox Business 与客户进行协作,让员工在路上也能工作,从而节省了时间和资金。

MZ Group 的关键成果

同步速度更快,因此生产力提高

节省更多 IT 成本

更有效地控制敏感的客户信息

面临的挑战

简化沟通流程

圣保罗的 MZ Group 提供一站式企业传播服务,与 600 多个客户一起成长,现已成为该领域的领导者。但随着公司发展壮大,在巴西各地以及亚洲和美国设立办事处,高管们意识到他们自己的办公室技术正在限制公司的敏捷性。由于文件都存储在内部服务器上,公司需要对基础设施、硬件和软件进行持续投资。这也使得支持团队难以实时在相同的文档上合作。当员工要远程访问文档时,他们需要通过 VPN 连接访问。“由于安全和内部系统的原因,连接速度非常缓慢,”提供投资者关系、公关和数字传播及其他服务的 MZ 的首席财务官 Rodolpho Zabisky 表示,“另外由于许多员工访问同个文件,因此也会出现很多冲突副本。”在测试其他解决方案后,MZ 决定采用 Dropbox Business。IT 协调员 Alex Souza 表示该解决方案的同步速度和易用性是关键因素。“我们只要创建登录信息并发送给员工就可以了,因为这个平台易于使用,我们不需要花几小时进行培训,这为 IT 部门节省了时间。”Alex Souza 解释道。

“最初购买 Dropbox 并不是为了降低成本,而是想提升员工的机动性。但这个项目最终在财务和信息安全方面都为我们带来了非常有利的好处。”

解决方案

随时随地工作

现在,MZ 的所有 250 位员工都使用 Dropbox Business 来与同事及客户进行协作。无论是制作演示文稿、新闻稿还是其他文档,员工都可以共享会实时更新的 Dropbox 链接。Dropbox 标记可让多人同时编辑同一个文档,而不会意外创建不同的版本。“当整个团队同时处理同一个文档,特别是在有人发表评论时,这些通知非常有帮助。”Zabisky 表示。完成文档编辑后,员工可以通过电子邮件或 WhatsApp 发送 Dropbox 链接,将最终版本交给客户。“客户对 WhatsApp 与 Dropbox 的集成功能赞不绝口。“Souza 说道。借助 Dropbox 移动应用,MZ 员工可以在路上更快速地访问和共享文件。他们不需浪费时间来尝试拨入 VPN,而是可以专注于为客户提供优质服务。“如果客户需要某个文件,你可以在车里用手机将文件发给客户。”Zabisky 说,“这在巴西非常实用,因为我们的大量时间都耗在堵车上。”管理员控制台使 MZ 管理层能够轻松确保仅与指定接收者共享客户机密数据。“我们的结论是,Dropbox 比其他数据安全和保护措施都更安全。”Souza 说,“如果数据的安全性和机密性得不到保证,我们当初就不会采用 Dropbox。”

“我们的结论是,Dropbox 比其他数据安全和保护措施都更安全。如果数据的安全性和机密性得不到保证,我们当初就不会采用 Dropbox。”

成果

节省时间和资金

在采用 Dropbox 后,MZ 变得更加高效,为员工腾出更多时间来专心服务客户。Alex 估计,从先前的 VPN 系统改为通过在 Dropbox 上访问文件,员工每周总共可节省接近 1,000 小时。“这只是在 VPN 方面,”Souza 说,“整个公司内还有其他方面的节省。”MZ 表示 Dropbox 让他们不必再花钱购买新的服务器以及 VPN 和其他备份软件的许可证,每年为他们节省的 IT 费用也接近 6 位数。“最初购买 Dropbox 并不是为了降低成本,而是想提升员工的机动性。”Zabisky 说,“但这个项目最终在财务方面为我们带来了非常有利的好处。”作为拥有 600 多客户的巴西上市公司的领导者,即使是在灾难发生时 MZ 也无法承受业务中断。在一次长达三小时的停电事故中,Dropbox Business 让公司员工可以继续专心服务他们的客户。“因为有 Dropbox,大家可以继续使用笔记本电脑或手机工作,公司业务一刻也未停止过,”Souza 说道。