电子邮件

如何将电子邮件设为文件共享解决方案?

通过电子邮件进行协作的优势在于整个基础架构都是现成的。不仅您已经在使用电子邮件,而且您的团队成员也一定知道如何使用电子邮件来相互发送文件。

电子邮件

  • 现有的电子邮件解决方案可提供基本的功能

Dropbox

  • 注册 Dropbox
  • 下载 Dropbox 应用

注册 Dropbox 非常轻松,而“附加文件”按钮显示在电子邮件正文的底部,使用起来并不方便。您的团队必须作出协调一致的努力,才能停止相互通过电子邮件发送文件。不过,这种努力效果明显,可形成一个可扩展的协作环境。


如何与团队成员共享文件?

如果您只有一两个静态文档需要发送,电子邮件是一种切实可行的选择。不过遗憾的是,电子邮件不提供任何文件更新功能 — 每次您想要共享新的修改内容时,都必须重新将文件发送给所有团队成员。

电子邮件

  • 撰写新的电子邮件
  • 附加文件
  • 发送邮件
  • 在每次文件更新时重复此过程

Dropbox

  • 在 Dropbox 中创建新文件夹,与您的团队共享文档
  • 右键单击文件夹,然后与团队成员共享文件夹
  • 将所需文件放入电脑上的 Dropbox 共享文件夹中
  • 文件会显示在团队成员的 Dropbox 文件夹中
  • 每次有人编辑文件时,其他人的副本都会自动更新

设置 Dropbox 共享文件夹需要花一点功夫,但只需设置一次。共享文件夹无论是在外观上还是在功能上都与您电脑上的其他文件夹一样,但不一样的是,它会在有人修改文件时自动更新。如果您的团队使用的文件很多,不妨花点时间设置一个共享文件夹。这不仅有助于让所有人都及时获得最新信息,而且还能将公司的全部文档集中在一个位置存储。

此外,使用专属的文件共享解决方案还能将通讯与文档协作明确分开。有 Dropbox 负责处理您的文件,收件箱用来与团队沟通,它们就能各司其职了。


如何与客户共享文件?

使用电子邮件时,与团队和与客户共享文件是一样的 — 只需附加文件并发送邮件即可。如果您不小心将附件发送到错误的电子邮件地址(甚至是错误的邮件列表),就会产生安全性问题。

电子邮件

  • 撰写新的电子邮件
  • 附加文件
  • 发送邮件

Dropbox

  • 右键单击 Dropbox 文件夹中的文件
  • 选择共享 Dropbox 链接菜单项以生成可共享的链接
  • 在 Dropbox Pro 或企业版中,您可以选择性地为链接添加密码和到期日
  • 将链接发送给您的客户。他们可以通过任何网络浏览器查看或下载文件

Dropbox 允许用户对这两种群体采取不同的方式。团队成员可以在共享文件夹中协作,并向客户提供特定文件和文件夹的只读访问权限或可共享的链接。如此,您的团队不仅可以利用强大的自动文件同步功能,还能保留向组织以外的人员发送不可编辑副本的选项。

在 Dropbox Pro 或企业版中,您可对这些仅限查看的副本设置密码保护,避免意外共享敏感文档。即使您错误发送了不想共享的信息,也可以快速停用链接并禁止其他人访问文件。


如何共享大文件?

电子邮件在处理大型文件方面存在不足。电子邮件有技术限制,也就是说如果文件太大,您就无法将其作为附件发送。如果接收者的电子邮件服务对附件大小所设的上限较低,就可能收不到您的文件。

电子邮件

  • 文件大小限制因邮件服务器而不同
  • 每次有改动时都必须重新发送整个大文件

Dropbox

大部分邮件服务器都不允许使用超过 25MB 的附件,还有一些服务器则会对单个帐户可发送的总数据容量施加限制。最简单的解决方案是将文件上传到服务器或基于云技术的文件共享系统(如 Dropbox)。即使是未达到相关限制的文件,如果您经常需要共享编辑内容,等待文件上传也是一种负担。

此外,Dropbox 的与众不同之处还在于它只上传文件中修改的部分,这意味着它比电子邮件更高效。


如何管理文件的旧版本?

电子邮件不提供文件修订记录功能,但一些公司没有实施更专业的解决方案,经常会将电子邮件作为临时的版本控制系统。这通常意味着需要筛选各种不同的电子邮件会话,且需要寄希望于所有人都使用相同的命名惯例。

电子邮件

  • 虽然您的收件箱包含基本的文件历史记录,但电子邮件不能提供专属的文件版本控制支持
  • 常见的解决办法是,每次发送文档时都在文件名中加一个版本号

Dropbox

  • 右键单击 Dropbox 文件夹中的文件
  • 选择查看旧版本菜单项以列出文件的历史记录
  • 选择所需的版本并单击恢复

Dropbox 提供结构化的自动文件版本控制功能。与电子邮件解决方案不同,Dropbox 会将文件的旧版本与当前版本关联起来,这可让您更直观地查看文件的历史记录。同时,由于此过程不需要用户的参与,因此您无需担心版本控制,除非您需要恢复旧版文件副本。

电子邮件通常能满足小团队的需要,但正式的版本控制解决方案不仅更便利,也更安全。电子邮件容易被删除,而且如果您的邮件服务器有存储限制,删除邮件则是必需操作。在删除包含文件附件的邮件后,相应的文档版本就会永远消失。如果您的团队马虎大意,这可能会导致数据丢失。


如何在我的移动设备上访问文件?

在移动设备上使用电子邮件共享文件与在桌面设备上操作有相同的优缺点。一方面,如果您的团队使用移动设备工作,说明他们可能已经设置了电子邮件访问权限。不过,如何确保文档保持最新仍然是一个问题。

电子邮件

  • 在移动设备上打开电子邮件应用
  • 查找包含相关文件的邮件
  • 下载文件并在相关的应用中编辑
  • 完成后,通过电子邮件将修改过的文件发回给团队

Dropbox

  • 下载 Dropbox 移动应用
  • 登录帐户,直接在 Dropbox 移动应用中预览文档
  • 借助与 Dropbox 关联的移动应用(如 Microsoft Office),您所做的任何修改都会在所有设备之间同步

在移动设备上,Dropbox 与电子邮件相比最大的优势在于它提供了简单明了的文件系统。通过 Dropbox,您可以按熟悉的文件夹/文件结构整理文档,而无需在大量电子邮件里筛选所需的附件。利用 Dropbox 移动应用,您可以轻松预览最新的文件版本,不需要在每次有人编辑文件(哪怕只做了一点点改动)后都要通过收件箱接收新附件。