FTP

如何设置 FTP?

设置 FTP 服务器并向团队成员传授使用方法的过程较为复杂。例如,您必须定义每个 FTP 帐户的 Shell 访问权限和文件系统权限。此外,每个团队成员还必须了解如何使用 FTP 客户端程序。

FTP

  • 购买 FTP 服务器
  • 登录服务器的管理员面板
  • 为每个用户创建 FTP 帐户
  • 在每个用户的电脑上安装 FTP 软件

Dropbox

  • 注册 Dropbox
  • 下载 Dropbox 应用

Dropbox 的使用入门简单明了。文件存储在云端,无需您与服务器互动。同时所涉及的软件设置工作也微乎其微,因此您的团队可以专注于重要工作,而不必纠结于复杂的 FTP 软件。


如何与团队成员共享文件?

FTP 的使用离不开手动操作,导致团队成员之间需要不断地来回传输。每次有人修改文件时,都需要重新将文件上传到 FTP 服务器上进行共享。想要获得最新版本的人都需要重新下载文件。如果您的团队频繁地相互共享编辑内容,则很快就会遇到瓶颈。

FTP

  • 打开 FTP 软件
  • 输入服务器 URL、端口和 FTP 帐户的用户名/密码
  • 连接服务器
  • 使用 FTP 软件的文件浏览器,查找您电脑上的文件
  • 上传文件至服务器
  • 让您的团队成员登录 FTP 服务器并下载文件至他们自己的电脑
  • 在每次文件更新时重复此过程

Dropbox

  • 在 Dropbox 中创建新文件夹,与您的团队共享文档
  • 右键单击文件夹,然后与团队成员共享文件夹
  • 将文件放入电脑上的共享文件夹,文件就会自动显示在团队成员的 Dropbox 文件夹中
  • 每次有人编辑文件时,其他人的副本都会自动更新

而使用 Dropbox,您只需设置共享文件夹,然后协作便可完全自动进行。所有人都拥有可编辑的有效文件版本,无论何时他们的更新都会像变魔术一样出现在所有其他人的电脑上。担心冲突问题?


如何与客户共享文件?

通过 FTP,您很难以安全方式向客户提供文件。您可能不希望他们修改您的文档,因此他们的 FTP 帐户必须拥有只读权限。您可能也不希望他们查看部分内部文件,这就要求您的系统管理员谨慎配置 FTP 服务器的文件系统权限。

FTP

  • 让客户在电脑上安装 FTP 软件
  • 为客户创建 FTP 帐户,过程可能有点麻烦:
    • 帐户需要拥有只读权限
    • 帐户应只能访问所需的文件
  • 向客户提供 FTP 登录信息和文件在服务器上的路径
  • 客户此时就可以像您的团队成员一样下载所需文件

Dropbox

  • 右键单击 Dropbox 文件夹中的任何文件
  • 选择共享 Dropbox 链接菜单项以生成可共享的链接
  • 将链接发送给您的客户。客户可通过任何网络浏览器查看或下载文件

Dropbox 可让您更轻松地分开存储团队文件与客户文件。可共享的链接完全独立于您团队的 Dropbox 共享文件夹,这意味着您的客户只能访问您希望他们访问的文件。因此无需任何额外软件,也不需要了解新系统,客户就可以获得文件。如果您使用的是 Dropbox ProDropbox Business,还可以选择为链接添加密码和到期日。此外,您随时可以停用链接以撤销其他用户对文档的访问权限。


如何与其他人在同一文件上进行协作?

当有多人在同时使用一个文件时,就会产生冲突:应该接受谁的编辑?假设有两个用户在编辑同个文档。一个用户完成了更新并将文件上传到 FTP 服务器。过了一会,第二个用户执行了相同的操作,清除了第一个用户的工作成果。

在处理这个问题时,FTP 和 Dropbox 的方式截然不同。

FTP

  • FTP 不支持冲突解决方案
  • 最新的文件副本会覆盖所有其他人的工作
  • 解决方案都以“查看”文件为中心,确保一次只有一人可以编辑文件

Dropbox

  • 当冲突发生时,Dropbox 会保存两份文件副本
  • 因此,您可以同时查看两个用户的编辑内容,并决定以何种方式进行合并

使用 FTP 时,冲突是挥之不去的危险。避免此类人为错误的唯一方式就是采用相应的工作流,在任何时间都只允许一个用户编辑文件。

与之相反,Dropbox 的冲突副本行为可有效防止数据丢失。任何人都不需要为查看文件而担心,也不用害怕覆盖他人的数据,因为 Dropbox 会在冲突发生时告诉您。


如何管理文件的旧版本?

FTP 服务器只会为每个文件保存一份最新的副本。它不会考虑文件历史记录,而这可能会导致数据丢失风险。例如,如果一个用户删除了一些信息,然后重新将文档上传到服务器上,之前的信息就会永远消失。

FTP

  • FTP 不支持文件版本控制
  • 常见的解决办法是复制文件,然后重命名以添加版本号

Dropbox

  • 右键单击 Dropbox 文件夹中的文件
  • 选择查看旧版本菜单项以列出文件的历史记录
  • 选择所需的版本并单击恢复

如果您的文件保存在 Dropbox 上,每一次编辑都会得到记录。如果您想起来刚刚删除了重要的数据,只需点几下鼠标即可将其恢复。与文件共享一样,此过程是完全自动的,您无需担心版本控制,除非您想要查看旧版文件副本。


如何在我的移动设备上访问文件?

FTP 在移动设备上受到的限制与桌面设备上相同。您仍然需要在移动设备上安装专属 FTP 软件,且每次有人编辑时您都需要手动同步文件。

FTP

  • 在移动设备上安装 FTP 软件
  • 连接到 FTP 服务器并下载文件
  • 每次想要与团队共享更改内容时,都需要手动下载/上传文件

Dropbox

  • 下载 Dropbox 移动应用
  • 登录您的帐户,就可以直接在 Dropbox 移动应用中预览文档
  • 借助与 Dropbox 关联的移动应用(如 Microsoft Office),您所做的任何修改都会在所有设备之间同步

Dropbox 支持大部分的移动设备,包括 iOS、Android 以及 Windows 手机和平板电脑。您还可以通过 Dropbox 网站访问您的文件。利用 Dropbox 移动应用,您可以浏览文件、使用第三方应用编辑文件,并为客户创建可共享链接。