存储设备

如何将存储设备设为文件共享解决方案?

与电子邮件一样,将存储设备当作文件共享解决方案也不需要任何额外的设置。不过,您需要抽点时间考虑使用何种存储设备。

存储设备

  • 购买所需数量的存储设备
  • 将存储设备分发给团队

Dropbox

  • 注册 Dropbox
  • 下载 Dropbox 应用

存储容量是关键,但也要注意设备很可能频繁移动。这会使包含活动部件(如非固态硬盘)的设备容易损坏。

要开始使用 Dropbox,您只需注册帐户并下载 Dropbox 应用。与通过互联网共享文件的便利相比,这点操作是非常值得的。


如何与团队成员共享文件?

使用存储设备作为文件共享解决方案与使用 FTP 非常相似,不过您不需要上传和下载文件,而是需要相互传递“服务器”。因此,在文件同步方面,它们与 FTP 有同样的问题。

存储设备

  • 将存储设备连接至电脑
  • 将文件从电脑复制到存储设备
  • 安全弹出存储设备
  • 走到团队成员那里,将存储设备插入他们的电脑
  • 将存储设备中的文件复制到他们的电脑上
  • 安全弹出存储设备
  • 在每次想要共享更新内容时重复此过程

Dropbox

  • 在 Dropbox 中创建新文件夹,与您的团队共享文档
  • 右键单击文件夹,然后与团队成员共享文件夹
  • 将文件放入电脑上的共享文件夹,文件就会自动显示在团队成员的 Dropbox 文件夹中
  • 每次有人编辑文件时,其他人的副本都会自动同步

存储设备比 FTP 之类的系统更直观,因为它们不要求使用任何特别的软件(甚至不需要互联网连接)。不过,如果工作区横跨多个平台,存储设备就变得不太方便。Mac 和 PC 对磁盘格式要求各不相同,因此要实现跨操作系统共享文件并不是一件容易的事。

配置 Dropbox 共享文件夹需要额外的一点时间,但在完成配置后,它就可以取代您的存储设备。每当您修改内容时,Dropbox 还会自动更新您同事的文件。这意味着,每次您想要共享更新内容时,将不需要再起身穿过办公室去找同事。


如何与客户共享文件?

存储设备是可行的内部协作解决方案,不过当您想和与团队身处异地的客户共享文档时,存储设备的限制就会显现。

将 U 盘或 SD 卡交给客户易如反掌,不过如果他们频繁需要进度报告,要每次都亲手将文件交到客户手中就非常麻烦。

存储设备

  • 将存储设备连接至电脑
  • 将所需文件复制到存储设备
  • 安全弹出存储设备
  • 将存储设备交给客户

Dropbox

  • 右键单击 Dropbox 文件夹中的文件
  • 选择共享 Dropbox 链接菜单项以生成可共享的链接
  • 将链接发送给您的客户。客户可通过任何网络浏览器查看或下载文件

Dropbox 可让您更轻松地与客户共享文档。由于文件是通过互联网传输,您无需为了与客户及时共享最新信息而造访客户。


如何共享大文件?

处理大文件是存储设备的优势之一。与限制文件大小的电子邮件服务器以及要求使用专属软件的 FTP 服务器不同,通过存储设备共享大文件是个非常直观的过程。

存储设备

  • FAT32 文件系统格式的设备限制文件最大不能超过 4GB
  • 另外仅有的一个文件大小限制就是不能超出存储设备容量
  • 每次有改动时都必须重新复制整个大文件

Dropbox

  • 通过 Dropbox 应用上传时没有文件大小限制
  • 更新之前上传的文件时,只有变动过的部分会发送到 Dropbox

使用存储设备时,因为不需要任何网络连接,所以如果与您共享文件的人就在附近,文件传输就会极其快速。不过,Mac 和 PC 对磁盘格式要求各不相同,且每种格式都有不同的文件大小和容量大小限制。

Dropbox 将存储设备的优势与互联网的便利结合在一起。系统对大文档和小文档一视同仁,您可以毫不犹豫地与其他人协作处理大文件。虽然初始上传所需的时间可能比将文件复制到存储设备上更长,但在后续更新时 Dropbox 只会上传文件中修改过的部分,因此效率更高。


如何与其他人在同一文件上进行协作?

当有两人同时处理一个文件时,通常就会产生冲突:应该接受谁的编辑?使用存储设备和使用 Dropbox 解决此问题的方式截然不同。

存储设备

  • 存储设备不支持冲突解决方案
  • 最新的文件副本会覆盖所有其他人的工作
  • 解决方案都以“查看”文件为中心,确保一次只有一人可以编辑文件

Dropbox

  • 当冲突发生时,Dropbox 会保存两份文件副本
  • 因此,您可以同时查看两个用户的编辑内容,并决定以何种方式进行合并

使用存储设备管理冲突容易发生人为错误。存储设备上只有一份“有效”文档副本,因此修改内容很容易因为文件被覆盖而丢失。您的团队必须万分小心,确保一次只有一个人编辑。

Dropbox 的冲突副本行为可让您无需担心覆盖别人的工作。如果有两人同时编辑同一个文件,Dropbox 会提醒您注意冲突,并让您决定如何集成两份副本中的修改内容。


如何管理文件的旧版本?

与 FTP 服务器一样,存储设备不会跟踪文件修订。这可能会造成重要更改内容丢失,因为一旦在保存文件时意外覆盖了之前的副本,就没有恢复的可能。

存储设备

  • 存储设备不支持文件版本控制
  • 常见的解决办法是复制文件,然后重命名以添加版本号

Dropbox

  • 右键单击 Dropbox 文件夹中的文件
  • 选择查看旧版本菜单项以列出文件的历史记录
  • 选择所需的版本并单击恢复

Dropbox 提供内置的版本控制支持,让您无需担心信息丢失。系统会在幕后记录每次编辑,您只需点几下鼠标即可查看完整的文件历史记录。