VPN

如何将 VPN 设为文件共享解决方案?

您必须要谨慎配置并持续维护,才能享受 VPN 的便利与安全。我们建议大部分公司与 IT 专业人员合作,以对 VPN 进行设置和维护。

VPN

  • 与 IT 人员一起购买 VPN 服务器
  • 让 IT 人员为每个用户创建 VPN 帐户
  • 与 IT 人员一起购买文件服务器,搭配 VPN 使用
  • 在文件服务器上创建共享文件夹,并向相关用户提供权限
  • 在每个用户的电脑上安装 VPN 客户端并配置访问信息
  • 将网络驱动器映射到每个用户电脑上的共享文件夹

Dropbox

  • 注册 Dropbox
  • 下载 Dropbox 应用

除了配置 VPN 服务器之外,IT 人员还需要为每个用户创建帐户,为文件服务器上的共享文件夹添加相应的权限,监控运行情况,抵御恶意软件,以及教授新用户如何连接 VPN。

VPN 和 Dropbox 都可以用来共享文件(例如通过共享文件夹),但在 Dropbox 中设置这些文件夹要直观得多。您不需要掌握任何技术技巧,只需输入电子邮件地址即可添加用户帐户,而且新软件对您的团队来说也容易上手。


如何与团队成员共享文件?

使用 VPN 时,您的团队可以将共享文件视为硬盘上的本地文件。您可以就地编辑文件,无需像在使用 FTP 时那样手动在服务器上下载和上传。需要权衡的是,您与文件的所有互动都通过网络连接进行,这意味着其效果将取决于您的互联网连接以及 VPN 服务器处理传入请求的能力。

VPN

  • 打开 VPN 软件
  • 输入服务器地址和 VPN 帐户的用户名和密码
  • 等待 VPN 服务器验证您的凭据
  • 连接文件服务器
  • 将文件添加到之前创建的共享网络驱动器上
  • 文件会自动显示在团队成员的共享网络驱动器中
  • 如果有人编辑文件,团队其他成员都能自动获得更改内容的访问权限

Dropbox

  • 在 Dropbox 中创建新文件夹,与您的团队共享文档
  • 右键单击文件夹,然后与团队成员共享文件夹
  • 将所需文件放入电脑上的 Dropbox 共享文件夹中
  • 文件会显示在团队成员的 Dropbox 文件夹中
  • 每次有人编辑文件时,其他人的副本都会自动更新

表面上,Dropbox 和 VPN 在协助文件共享方面提供的体验似乎相同:文件可以直接编辑(无需下载),且更改内容会自动显示在团队的共享文件夹中。不过,Dropbox 会向每个用户提供每个文档的本地副本,因而用户浏览和编辑文件的速度明显更快。

此外,使用 VPN 时您只能在连接网络后与文件互动,而与此不同的是,通过 Dropbox 您可以将文件存储下来离线访问和编辑,Dropbox 会在您下次上网时上传您所做的任何更改。如果有多个用户在同时编辑同一个文件,Dropbox 还会创建冲突副本,而不是将其他用户锁定在只读模式下。


如何与客户共享文件?

通过 VPN 与客户共享文件可能会有困难,因为您不可能向员工以外的人员提供整个网络的访问权限而不施加任何限制。设置 Dropbox 或其他系统来与客户共享文件,不仅更容易操作,而且也更安全。

如果您坚持要使用 VPN,一种选择是使用安全套接字层 (SSL) VPN。这种标准不太常见,不过它允许您的系统管理员为您私有网络上的特定服务器或文件设置访问限制。

VPN

  • 在初期与 IT 人员合作,确保可以将您的服务器配置为 SSL VPN
  • 让 IT 人员为您的客户创建 SSL VPN 帐户,只允许他们访问需要的服务器和文件
  • 向客户提供 VPN 帐户信息
  • 客户可以使用任何网络浏览器登录您的 SSL VPN
  • 所有允许的资源(包括文件服务器、共享文件夹和文件)都会在网络界面中显示

Dropbox

  • 右键单击 Dropbox 文件夹中的文件
  • 选择共享 Dropbox 链接菜单项以生成可共享的链接
  • 将链接发送给您的客户。他们可以通过任何网络浏览器查看或下载文件

通过 Dropbox 中的可共享链接,您可以精确决定允许客户查看哪些文件。客户只需单击链接即可访问文件,无需与复杂的 VPN 软件互动。如果您使用的是 Dropbox ProDropbox Business,还可以选择为链接添加密码和到期日。此外,您随时可以停用链接以撤销其他用户对文档的访问权限。


如何共享大文件?

对 VPN 而言,大文件是个问题。每次您保存时,整个文件都会通过 VPN 连接发送到私有网络文件服务器,因此在处理大文件时的效率较低。

一个解决方案是将网络驱动器上的文件移到本地硬盘上修改,完成后再移回网络驱动器。但与 FTP 一样,这会产生低效的下载/上传工作流,使您难以与团队其他成员保持文件同步。

VPN

  • 使用 VPN 传输文件时没有文件大小限制
  • 由于 VPN 对互联网连接有依赖,因此处理大文件时可能不稳定
  • 每次有改动时都必须重新发送整个大文件

Dropbox

Dropbox 的内置版本控制支持会在幕后记录每次编辑。您只需点几下鼠标即可生成文档的完整历史记录,确保您不会意外删除信息。


如何管理文件的旧版本?

文件服务器只会为每个文件保存一份最新的副本。它不会考虑文件历史记录,而这可能会导致数据丢失风险。例如,如果一个用户删除了一些信息,然后重新将文档上传到服务器,之前的信息就会永远消失。

VPN

  • VPN 不支持文件版本控制
  • 常见的解决办法是复制文件,然后重命名以添加版本号

Dropbox

  • 右键单击 Dropbox 文件夹中的文件
  • 选择查看旧版本菜单项以列出文件的历史记录
  • 选择所需的版本并单击恢复

如果您的文件在 Dropbox 上,系统会记录每一次保存操作。如果您想起来刚刚删除了重要的数据,只需点几下鼠标即可将其恢复。与文件共享一样,此过程是完全自动的,您无需担心版本控制,除非您想要查看旧版文件副本。


如何在我的移动设备上访问文件?

大部分移动 VPN 客户端都只专注于建立加密连接。这对安全网络浏览、电子邮件传送和 VoIP 非常有效,但对文件共享效果不大。您通常需要使用其他应用来映射网络驱动器和访问公司的共享文件,甚至还需要请 IT 部门进行特殊的配置。

VPN

  • 使用集成的 VPN 支持或在移动设备上安装 VPN 应用
  • 输入 VPN 的服务器地址以及您的用户名和密码连接 VPN
  • 利用第三方应用映射网络驱动器,并像在桌面设备上那样访问文件
  • 需要有稳定的互联网连接才能编辑文档

Dropbox

  • 下载 Dropbox 移动应用
  • 登录帐户,直接在 Dropbox 移动应用中预览文档
  • 借助与 Dropbox 关联的移动应用(如 Microsoft Office),您所做的任何修改都会在所有设备之间同步

Dropbox 移动应用可让您免去建立 VPN 连接的麻烦。您只需在首次打开应用时登录 Dropbox 即可。然后,您的移动设备上就会生成一套完备的文件系统。您可以浏览文件,使用第三方应用编辑文件,以及像在桌面设备上的共享文件夹中那样创建可共享的链接。

移动 VPN 软件特别容易掉线(例如在穿越隧道时),这可能会导致您因为没有稳定的连接而无法在文件上工作(具体取决于 VPN 软件和编辑应用)。Dropbox 解决此类问题的办法是允许您下载文件供离线使用。