這家國際設計工作室透過 Dropbox Business 分享檔案繁多的專案,藉此與全球的自由工作者及客戶順暢共享資訊。

401 的重要成效

專案檔案存取簡單有序

與全球自由工作者和客戶快速無縫分享

媒體桌展示即時更新等輕鬆可靠的檔案同步功能,讓協作更有效率

面臨挑戰

為所有檔案找一個家

建築模型雖然很迷你,卻承載著偉大的任務:傳達整個不動產開發的願景。為了達成這項崇高的任務,401 必須彙整各項資訊,從交通網絡、房屋類型、供水管線到未來建設規劃都必須涵蓋在內。要傳達這些細節,在眾多合作夥伴間分享大量檔案,是不可或缺的工作。401 總監 Matthew Quinn 表示,公司曾經「多年無法順利傳送與分享資訊」。他們當時主要的分享媒介是行動硬碟,及公司客戶不一定有辦法存取的 FTP 站台。知道有 Dropbox 這項服務後,Quinn 決定試著用它與幾位同事分享檔案。他很快就發現,這項服務讓團隊成員可以更輕鬆地與客戶、合作夥伴分享檔案,整體上也更井然有序。 很快地,Quinn 的整個團隊都開始使用 Dropbox Business,不久後整個公司也跟著採用。Quinn 說:「採用之後,我們很快就把大量工作移轉到 Dropbox Business。這個解決方案一開始就非常好用,我們做什麼都想用它。」

「Dropbox Business 是連結公司內外部業務的樞紐。」

401 總監 Matthew Quinn

解決方法

打下基礎

401 光是製作一個展示品或建築模型,就需要繪製上百幅圖稿並反覆修改無數次。因此,他們亟需一個容易使用、方便存取的檔案儲存空間。401 能快速全盤採納 Dropbox Business 的原因之一,在於這項解決方案可擴張的特性,能用於彙整巨型專案的大量資料。舉例來說,這家公司目前正在為倫敦國王十字區執行一項專案,該建案占地 800 萬平方英呎,將於 15 年間開發完畢。這項建案之中,只有四分之一的建築藍圖已接近完成,而 Quinn 也表示:「有大量的資訊隨時都在變動。我們用 Dropbox Business 把這些資訊集中在同一個位置,並依收到的日期整理排序,好讓大家都能正確追蹤變動狀況。」這家公司手上的專案如火如荼,新案子也源源不絕,Dropbox Business 對案件進展便更顯重要。這樣的重要性,不僅在於集中管理所有資料,更在於確保所有人在需要時,都能快速取得資料。正如 Quinn 所說:「Dropbox Business 是連結公司內外部業務的樞紐。我們可能今年完成了一項專案,五年後又被客戶要求再執行一次。客戶期待我們五年後還是保有專案資訊。多虧了 Dropbox,我們也的確辦得到。」

「採用之後,我們很快就把大量工作移轉到 Dropbox Business。這個解決方案一開始就非常好用,我們做什麼都想用它。」

401 總監 Matthew Quinn

成果

以新模式改變產業景觀

401 的創新並不止於設計。這個團隊以前所未有的方式傳遞都市計畫核心概念,跨越了傳統建築模型在資訊傳達上的限制。401 為阿布達比都市計畫委員會執行一項計畫時,開發出一種能展示模型的電視桌。這張桌子會展示互動式媒體,為社區的演進添加色彩與故事性。 這張桌子也在國王十字區的計畫中獲得應用,並將於未來 15 年中持續支援計畫。國王十字遊客中心的訪客,可以跟媒體桌互動,查看交通路線、零售商店位置、歷史事蹟等各式各樣的資訊。這些內容,都是從 Dropbox Business 直接擷取到媒體桌的畫面上。公司開始使用媒體桌後,這項科技就一直深受客戶青睞。這也表示 401 必須根據各項專案,支援多套媒體展示檔案。客戶有新的圖片或資訊要加到媒體桌上時,公司的團隊常必須快速完成更新。如果是用之前的解決方式,401 的員工就必須親自前往媒體桌的所在地,手動更新展示檔案。但如今有了 Dropbox,員工可以從遠端更新檔案。「Dropbox Business 同步後,一切就大功告成!不管媒體桌是在哥本哈根、阿布達比還是紐約,都能瞬間更新檔案,我們也省了遠端操控裝置的麻煩。」Quinn 表示。客戶對最新資訊能如此迅速上線,都感到非常高興,也很享受與 401 分享最新資料時的輕鬆寫意。由於公司有許多專案,執行期間都長達數年、甚至數十載,客戶滿意度對 401 而言至關重要。「Dropbox Business 有助於我們與客戶合作。」Quinn 說:「以前 FTP 常造成問題,但我沒印象有誰跟我說過沒辦法使用 Dropbox。它似乎跟所有的 IT 部門都相容。」

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