這家語言科技公司利用 Dropbox Business,與世界各地的人員輕鬆且安全地分享程式碼與音檔,進而大幅降低寄送成本與硬碟遺失風險。

Appen 的重要成效

加快大型檔案移轉速度

省下大量時間與金錢

縮短疑難排解所耗費的時間

面臨挑戰

語言鴻溝

在發展用戶端技術 (如語音辨識和文字轉語音系統) 的過程中,為了能精準掌握言談方式、方言和發音,Appen 會定期派遣團隊前往非洲、亞洲、歐洲和北美各地進行考察。員工在現場有時會待上六個月之久,將對話及腳本錄製成大量的數位資料。由於 Appen 的客戶要求在極短的時間內完成專案,因此在外地工作的員工必須將錄製的素材盡快送回 Appen 位於美國、澳洲及菲律賓的辦公室。一開始,公司嘗試過手動編碼的 FTP 解決方案、郵寄硬碟、甚至派員工帶著儲存裝置搭機往返,來確保檔案不會遺失或遭竊。但這些方法在速度和效率上都有其缺點。Appen 語言資源營運副總裁 Stephen Norris 解釋:「我們用來複製資料的工具全都需要手動操作,而且又不太可靠。加上各種時區與地點上的障礙,IT 團隊與現場團隊之間的統籌工作需要耗費 3 到 4 天才能完成,非常浪費時間。」在一次特別棘手的專案中,Norris 心想:如果共享檔案能像「操作 Dropbox 一樣」,那該有多好、多簡單?而當時 Appen 的業務發展團隊早就使用 Dropbox,而且成效卓越。「我原本對 Dropbox 傳輸大量檔案的能力有些顧慮,」Norris 承認。「但是業務發展團隊回報說,Dropbox 的處理速度比舊系統快了很多,讓我們對 Dropbox 充滿信心。」

「Dropbox Business 功能健全、深受信賴。我從 1990 年代開始就從事科技業,我非常驚訝能找到一套功能如此全面又好用的服務。」

Appen 語言資源作業副總裁 Stephen Norris

解決方法

可靠的即時同步功能

Norris 決定讓語言資源團隊的全體員工採用 Dropbox Business,並很快地發現 Dropbox 即使同步幾 TB 的資料也沒有問題。Dropbox 的同步功能讓檔案在上傳的過程中即開始進行下載,加快了傳輸速度,讓 Appen 位在雪梨的總部在很短的時間就能收到數千小時的語音訪問資料。「Dropbox 讓我們不用搞得焦頭爛額,輕輕鬆鬆就能傳送大量資料,」Norris 說。「過去,員工需要確認資料是否寄達,現在只要看一下資料夾,就能確認最新檔案已經送到。」無論 Appen 的員工身在世界哪個角落,或使用什麼裝置,Dropbox Business 都能讓他們隨時保持同步。Norris 說:「Dropbox Business 功能健全、深受信賴。我從 1990 年代開始就從事科技業,我非常驚訝能找到一套功能如此全面又好用的服務。」即使 Appen 員工來到網路速度緩慢、甚至是沒有網路的地方,Dropbox 的同步工作也不受影響。自動恢復傳送技術確保檔案完整同步。正如 Norris 所說:「當網路連線恢復後,Dropbox 能自動偵測並立即從上次中斷的地方繼續同步。」

「我們在雪梨、菲律賓和巴基斯坦設有辦公室,員工則遍布紐西蘭、澳洲、歐洲和美國。要是用 Dropbox Business 以外的解決方案來統籌不同地點的工作資料,那真的會教人發狂。」

Appen 語言資源作業副總裁 Stephen Norris

成果

符合時間與成本效益

在 Appen 使用郵寄服務來運送硬碟的年代,為了確保檔案即時送達,公司必須花費數十萬美元的郵寄費用。不僅如此,根據 Norris 的說法:「由於硬碟在郵寄過程中總是有遺失的風險,我們還是得備份所有資料。麻煩極了!」Dropbox Business 不僅讓 Appen 免於檔案遺失的擔憂,也讓公司省下大筆的郵寄成本。它也大大節省耗費在 FTP 解決方案上的人力成本。「維護 FTP 的人員光是花在排除故障與培訓員工的時間,就占了三分之一的工作時數,這樣的狀況維持了至少一年,」Norris 說。有了 Dropbox,員工生產力提升,還能讓專案順利進行不中斷。根據 Norris 的說法,Dropbox 縮短了將資料送往 Appen 辦公室的時間,加快了產品開發的速度。它同時也縮短資料蒐集者與品管人員的時間差,避免發生需要重新錄製低品質檔案的風險。「這真是功能全面的應用程式,」他說。「我們在雪梨、菲律賓和巴基斯坦設有辦公室,員工則遍布紐西蘭、澳洲、歐洲和美國。要是用 Dropbox Business 以外的解決方案來統籌不同地點的工作資料,那真的會教人發狂。」

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