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這家配件設計公司利用 Dropbox Business 簡化工作流程、減少檔案版本問題,進一步推動其對「時尚與功能兼具」的追求。

Bellroy 的重要成效

新手上路更容易

檔案版本控制再強化

檔案存取權限管理更嚴謹

面臨挑戰

串連全球各地的團隊成員

2010 年,配件設計公司 Bellroy 成立,決心開發更便於攜帶的日常配件。公司名稱取自他們最早在澳洲貝爾斯海灘 (Bells Beach) 及菲茨羅伊 (Fitzroy) 的兩間辦公室。雖然這家公司把重心放在皮夾的改良,但他們對時髦功能性與隨興風格的執著,也影響了公司業務的每個層面。 後來公司擴大營運,增加了不少合作對象,包括奧勒岡州波特蘭的仲介、墨爾本的產品開發夥伴、以及許多海外供應商。公司的極簡主義因此遭遇挑戰。他們原本使用東拼西湊而成的檔案儲存與共享系統。後來有些流程開始顯得累贅,檔案版本更是難以追蹤。為維護公司核心價值並提升協作靈活度,Bellroy 決定全面改用單一解決方案,來進行全球各地的資訊共享,而這個答案就是 Dropbox Business。

「我們的設計師和經銷商在不同國家與時區接力工作,確保手上的檔案是最新版本,對他們而言至關重要。Dropbox Business 能協助我們確保每個人都能看到正確的版本,也讓大型檔案處理起來更加容易。」

解決方法

簡化跨國協作流程

雖然 Bellroy 過去使用其他應用程式時就已經接觸過 Dropbox,全面轉換到 Dropbox Business 卻進一步讓這家公司能集中管理檔案並擴大控制權限。共同創辦人暨執行長 Andy Fallshaw 說:「我們的設計師和經銷商在不同國家與時區接力工作,確保手上的檔案是最新版本,對他們而言至關重要。Dropbox Business 能協助我們確保每個人都能看到正確的版本。」 協作時無需分神解決系統問題,讓 Bellroy 的員工可以持續推動專案,就算離開辦公室也不影響生產力。「我們的正職員工和自由工作者很常在各辦公室及國家之間來去。知道他們可以隨時透過 Dropbox Business 取得檔案,真的很令人安心。」Fallshaw 補充道。

「有新人手加入時,壓力也減少很多。如果是其他解決方案,建立檔案或版本的人通常就是檔案所有權人。但是在 Dropbox Business 上,擁有者一律是 Bellroy,公司能隨時控制賦予檔案存取權限的對象。」

成果

簡化而安全的工作流程

Dropbox Business 已協助 Bellroy 徹底改革許多舊程序,包括新成員部署與檔案存取權限管理。多虧了 Fallshaw 口中的「螢幕頂端的好用圖示」,新員工得以快速掌握檔案共享方式;不僅無需太多訓練,更降低了出錯機率。一切就緒後,新員工就可以開始盡情發揮,同時又能讓 Bellroy 掌握所有控制權。Fallshaw 表示:「有新人手加入時,壓力也減少很多。如果是其他解決方案,建立檔案或版本的人通常就是檔案所有權人。但是在 Dropbox Business 上,擁有者一律是 Bellroy,公司能隨時控制賦予檔案存取權限的對象。」最後,Dropbox Business 提升的工作效率,讓 Bellroy 能投入更多時間開發皮夾和其他產品的設計。就像 Fallshaw 所說:「擁有 Dropbox Business 表示團隊可以專心為產品加值,而不必花一堆時間弄懂軟體與檔案的操作方式。」