數位代理商運用 Dropbox Business 支援當地與地區團隊間的協作,為東南亞的品牌公司創造令人難忘的內容及影響力十足的線上體驗,並與客戶隨時保持同步。

數位代理商 Bonsey Jaden

Bonsey Jaden 的重要成效

運用高度結構化的檔案系統輕鬆協作

透過各種裝置在任何地點存取所有資料

利用檔案存取權限輕鬆確保資料私密性

面臨挑戰

實現將檔案集中在雲端上的願景

Bonsey Jaden 的共同創辦人暨總經理 Nic Robertson 與合夥人一同創立了新世代的數位品牌代理商,他深知員工管理與協作檔案的能力,是公司營運的關鍵。Bonsey Jaden 的六個辦公室分布在新加坡及澳洲各地,想要讓公司發光發熱,就必須讓所有人隨時掌握工作動態。 Robertson 曾使用過 WeTransfer 和 YouSendIt 這類的檔案分享服務,但它們的諸多限制,無法讓公司大展身手。探索其他以協作為主的解決方案後,Robertson 與合夥人一致同意:Dropbox Business 就是解決問題的答案。他回憶道:「Dropbox Business 讓統整檔案變得十分簡單,還能隨時輕鬆存取,完全符合我們對於公司營運的期待。」

解決方法

創造動能無遠弗屆

Bonsey Jaden 分散各地的團隊,經常一起協作專案,因此能同時存取最新檔案是重要關鍵。除了辦公室相距甚遠之外,團隊成員也偶爾需要出差處理專案事務。比方說,當公司接到實境電視節目《亞洲達人秀》的數位及社群媒體行銷活動時,就從菲律賓派出一組團隊,前往馬來西亞、印尼及泰國各地拍攝幕後花絮。透過 Dropbox Business,外景團隊能即時上傳並分享影片檔案,供辦公室裡的同仁進行編輯。Robertson 說:「電視節目的工作時間特別緊縮,而我們需要處理的檔案又十分龐大,要是少了 Dropbox Business 簡易的中央檔案儲存功能,要完成《亞洲達人秀》的專案會比登天還難。」 當團隊成員在工作現場,無法使用桌面應用程式時,他們會透過 Dropbox Business 的外部分享功能傳輸資料。透過設定了檔案存取限制的分享連結,Bonsey Jaden 可以在保全檔案私密性的前提下,滿足代理商與客戶之前的協作。Robertson 說,透過這種方式使用 Dropbox Business,公司可以更精準地追蹤分享流程。他說:「Dropbox Business 的管理員主控台,能讓我查看所有已建立的連結,這個功能十分重要。只要看一眼,就知道辦公室與客戶之間,正在傳遞分享哪些檔案。」

成果

加快專案執行,不必忙得沒日沒夜

Bonsey Jaden 以 Dropbox Business 作為營運核心,使專案執行速度變得更快,同時保有人數精簡的團隊。Robertson 解釋道:「我自己就能做很多事。我在 Dropbox 上建立了一個全權限資料夾,把某些新進員工布署流程放進去。當有人離開公司,我就可以取消他們的存取權限。我完全不必請 IT 團隊或是資安主管幫忙,就能獨力完成這些事情。」 這些靈活的功能性,與 Robertson 期待 Bonsey Jaden 應有的營運方式不謀而合。Robertson 說,他與其他創辦人在管理大型團隊、控制營運流程、及保護智慧財產的繁忙工作下,每晚還能「睡上幾小時」,這部分要歸功於 Dropbox Business 對於優化工作流程方面的貢獻。Robertson 補充道:「Dropbox Business 並不僅是我們使用的工具。我們一開始以它來儲存檔案,然後漸漸發展出其他的一切。它可說是我們這間公司的一部分。」

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