這家專業咖啡製造商利用 Dropbox Business,協助公司團隊和澳洲各地的咖啡廳互通有無,並簡化與世界各國咖啡生產商的溝通程序。

咖啡生產商 Campos Coffee

Campos Coffee 的重要成效

員工之間訊息傳達更清晰

大型檔案及影片傳送更容易

檔案存取權限控制更嚴謹,移除使用者更簡單

面臨挑戰

跨洲分享大型檔案

為了提供澳洲消費者來自全球最優質的永續咖啡,Campos Coffee 從肯亞、薩爾瓦多等地購買咖啡豆,在新南威爾斯、昆士蘭和維多利亞開設烘焙坊與辦公室,並與澳洲全國各地的獨立咖啡店建立合作關係。能持續與這些地方的員工和合作夥伴互通有無,是公司成功的關鍵之一。然而,一開始這並不是件簡單的任務。 起初,Campos 架設了一個內部網路,讓團隊成員彼此分享檔案。但創辦人 Will Young 說:「那個網路很難用,非常不直覺。」雖然有些檔案可以透過電子郵件傳送,但也引發不少檔案版本的問題,而且公司常需要分享的大型檔案也不適用這個方法。 幾經考慮後,Campos 決定嘗試改用 Dropbox Business。內部溝通與執行助理 Rose Cole 表示:「註冊後才一兩週,我們就決定讓每個人都使用 Dropbox Business。這項工具運作起來順暢無比。有些員工原本就有安裝 Dropbox,整體來說,大家都能瞭解操作方式,並很快開始使用。」

解決方法

從種植者到咖啡師,全程串連

現在,Dropbox Business 讓 Campos 溝通傳達更清楚,並能享有單一的可靠資訊來源,排除檔案版本問題。從前共享方面的限制已不復見,這家公司現在可以輕鬆與國內各地的咖啡師協力研發配方及技術,從團隊成員與合作夥伴手中收集高畫質相片 (不管對方是在巴拿馬還是巴布亞紐幾內亞),甚至還可以請哥倫比亞的種植者分享農地影片,確認作物健康狀況。Young 補充道:「由於 Dropbox Business 提供的檔案共享功能非常簡單好用,我們的 IT 部門擴張速度不必像原本想得那麼快。這對公司的整體效率有很大的幫助。」 除了簡化溝通和協作流程,Dropbox Business 也為 Campos 提供了輕鬆備份及保護檔案安全的方法。團隊成員不必再擔心檔案在移轉時遺失,多數員工甚至已經完全捨棄伺服器。如果有成員要離開團隊,Campos 只要動動手指就能移除他們的檔案存取權限。Young 解釋說:「如果有員工被調到公司其他部門或決定離開,我們可以透過 Dropbox Business 直接暫時停用或關閉他們的帳戶,馬上確保檔案安全。」

成果

業務更透明、執行更迅速

採用 Dropbox Business 之後,Campos 處理全球業務的速度也加快了。由於 Dropbox 裡的檔案隨時都是最新版本,主管只要動動手指,就能追蹤生產進度和店面活動。Young 說:「我每天早上起床後,只要打開 Dropbox Business,就能看到過去 20 小時內發生的所有事情。我需要的資訊都在裡面,清楚又準確。」 在能見度和整體效率的提升之下,Campos 解決問題的速度也隨之加快,幫助公司營運不卡關。Young 補充說:「以前我們必須等收到每週一次的電子郵件報告,才能做出反應。有了 Dropbox Business 之後,我們每天都能取得更新資訊,因此可以持續追蹤店家業績或快速修正問題。我們管理公司的效率真的因此提升了不少。」

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