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Dropbox Business 讓 Asana 公司能夠輕鬆提高工作效率,隨時同步合作

Asana 是個讓團隊建立共享工作清單的網頁服務,協助企業井然有序地相互溝通。最主要的功能是讓公司不再需要寄送會議和員工狀態的電子郵件通知,讓團隊可以更有效率地完成各項工作。Asana 的總部設在舊金山,目前團隊是由 35 名有創意的金頭腦組成。

資料集中化

生產力是公司最重要的任務,因此 Asana 非常重視工作效率。為簡化一切事物——包括科技運用—— Asana 的創辦人們很早就決定不要耗費大筆資金架設及維護伺服器或 IT 設施,轉而採用成本較低的檔案分享及儲存工具。由於公司主要還是用自家軟體組織並記錄各項工作,所以大多數的時間,這個方法都還行得通。然而,當員工之間流通的試算表、行銷設計等文件愈來愈多,檔案儲存就變得愈來愈棘手。員工於是開始使用 USB 硬碟和 Dropbox 個人帳戶來儲存檔案,但又時常記不清究竟將檔案存在哪裡。業務營運長 Kenny Van Zant 表示:「檔案散落各地。簡直是噩夢一場。」改採 Dropbox Business 後,公司的檔案終於有了共同的家,員工門要協作編輯檔案變得簡單又便利。Van Zant 回憶:「我們建立了 Dropbox 帳戶後,發送一封郵件教導大家如何操作,並將我們最大的共享資料夾移轉至企業帳戶中,一切便大功告成。從此一路向前,再也沒回頭。」

「每位員工在日常工作中都可以在會議室使用任何電腦存取所需的資料。Dropbox 讓我們得以從任何裝置存取檔案。」

全面高效率

現在 Dropbox Business 已是 Asana 工作流程中不可或缺的一部份了。新進員工要熟悉公司資料,第一站就是 Dropbox,它不僅能讓員工存取一般檔案,也是尋找 Asana 核心簡報、公司未來預測表、甚至是財務資訊的地方。「Dropbox 讓我們可以貫徹資訊透明化的理念,」Van Zant 說。Dropbox Business 讓員工可以從任一電腦存取檔案,完全不受地點限制。Van Zant 解釋:「我們的辦公室裡到處都是公用電腦。所以,每位員工在日常工作中都可以在會議室使用任何電腦存取所需的資料。Dropbox 讓我們不必因為自己的電腦不在手邊,而擔心無法取得檔案。」就算待在家工作,員工也能透過 Dropbox 快捷又便利地與公司保持連結。Van Zant 本身在家就有兩台電腦連結至他的 Dropbox Asana 帳戶。他表示:「不管到哪都可以存取重要文件,不必被綁在電腦或書桌前,真的很棒。」除了利用 Dropbox 進行公司內部的檔案儲存和分享,Asana 也靠它與外部團隊協作。只要將法律文件和董事會報告等重要資料存在 Dropbox,Asana 的員工和外部法律及財務夥伴就不必再一天到晚透過電子郵件往返溝通,這點深受 Van Zant 激賞。「電子郵件可說是檔案的墳場。」他笑道。為力求簡化內部作業流程並免除繁瑣的電子郵件往返,公司的成員僅使用 Asana 自身的軟體和 Dropbox 來進行協作。「這麼一來我們便能確保大家手邊都有最新資料,不會浪費時間編輯舊的檔案。」Van Zant 說。「這樣做事才有效率!」

保有預算彈性和公司文化

採用了 Dropbox Business 後,Asana 受益最多的地方就是從此科技運用自如,再也不需要其他技術資源。Van Zant 表示 Dropbox 減輕了 Asana 擴增系統維護人員的壓力。 「省下的設備成本和薪資支出絕對有數十萬之譜,」他說。「投資報酬率超高!」這麼一來,Asana 就可以放心將擴增員工的預算用在推動業務成長的核心部門上。Van Zant 認為 Dropbox 提升了公司每名員工的生產力,幫助 Asana 以小團隊之姿完成大公司的任務。他補充:「最大的改進就是每名員工的盈利能力和工作效率都提升了!這兩點是公司最在意的能力。」保有精簡的小型團隊也讓 Asana 得以維持公司創立時的理念和文化。Van Zant 認為多虧有 Dropbox Business,公司才能不被繁瑣的科技資源拖住,並能在適切的時間成長。他補充:「這好處說起來好像有點抽象,但著實幫了公司一大忙!」