客戶 / BNIM Architects

客戶故事:BNIM Architects

BNIM Architects 是一家一流的建築公司,他們利用 Dropbox Business 來讓員工從任何辦公室或裝置與他人協作大型設計檔,成功縮短處理客戶專案的時間。

面臨挑戰

在公司擴展時簡化工作流程

BNIM 設計的建築不僅外型美觀,還曾獲加拿大頒發永續和節能建築獎。這項佳績讓公司得以擴張事業規模,除了在堪薩斯城的總部外,又在美國設了七個新辦公室。不同辦公室的員工必須互相合作,但公司當時的作業流程讓協作相當困難,阻礙了公司發展。每個分部都有自己的網路磁碟機,這讓位於不同城市的員工和顧問合作起來相當不方便,特別是要處理像 3D Autodesk Revit 模型等複雜的檔案時,更是令人頭痛。通訊長 Erin Gehle 表示,企劃書的實際截止日期比明定的還要早,因為建築師必須在到期日前一晚就將檔案上傳至伺服器。「因為傳檔案總是會拖到時間,我們不得不把時間都估得保守一點。」Gehle 說。不在辦公室時,建築師們就得忙著用 VPN 和專案管理軟體存取檔案。每回檔案又有新變更時,就必須再跑一次這種麻煩的流程。「我們無法使用現有的工具分享大型 Revit 模型,」 IT 總監 Paul Waters 說。「勢必得採用別種機制。」

為了克服種種麻煩,員工們開始用公司電子郵件建立並使用 Dropbox 個人帳戶。評估多個企業級的雲端服務後,BNIM 發現 Dropbox Business 無疑是最佳選擇。「以『設備無關』的角度來看,Dropbox Business 用起來絕對會是最方便的。」Waters 說。

「以前光是分享和共同編輯檔案就牽扯好多步驟。Dropbox Business 替我們省去了那些麻煩,大幅提升了我們的工作效率。」

BNIM 資訊技術總監 Paul Waters

解決方法

協同合作的新方法

對 BNIM 的員工來說,自從採用了 Dropbox Business 後,將想法轉變為實體藍圖的過程變得簡單順暢多了!Gehle 說,從前要花費數小時想辦法克服伺服器的各種限制,現在員工很快就可以開啟檔案請求,指示收到請求的人將檔案加至指定資料夾。「顧問看完企劃書後若想看看不同的圖樣也相當容易。」她說。

建築師和工程師團隊們現在得以輕鬆在共享資料夾反覆修改模型。要將設計稿傳送給客戶時,他們只要建立分享連結即可輕易傳送,不必擔心檔案大小或類型。此外,BNIM 的員工還可以透過行動裝置將各種檔案即時呈現給客戶,讓客戶當下就能對初期構想有實際概念。「透過手機工作變得超方便!以往還要下載電子郵件或檔案。」Gehle 說。

改用 Dropbox Business 後,BNIM 也終於能安心,深知公司私有的重要檔案永遠安全無虞。Waters 將管理員主控台稱為「救命丸」。因為管理員主控台中的多種功能讓 BNIM 能更妥善管控檔案,例如 IT 人員可藉由「遠端清除」功能,將公司檔案從離職員工的裝置上移除。

「大幅提升了我們的處事效率,進而鞏固我們公司有求必應又願意傾聽的專業形象。客戶都相當滿意!」

BNIM 通訊長 Erin Gehle

成果

縮短反應時間

Dropbox Business 替 BNIM 員工省下了時間,如同該公司為客戶建造的節能建築。「再也不必三更半夜還忙著將檔案傳送回公司網路。」Gehle 表示。客戶也注意到我們的交件速度變快了。「Dropbox 大幅提升了我們的處事效率,進而鞏固我們公司有求必應又願意傾聽的專業形象。客戶都相當滿意!」BNIM 的 IT 部門發現 Dropbox Business 也增進了該部門的做事速度和效率。Waters 估計 Dropbox 已協助公司將花在 IT 管理的費用降低了 40%。「舉例來說,以往總要詢問弄丟檔案的使用者:『哪天之前一定要給你檔案?』現在使用者可以自行還原檔案。」效率提升後,IT 團隊得以能將省下的時間協助 BNIM 走在科技尖端。「我們努力讓 BNIM 跟上時下科技腳步,關注所有可以改善設計流程的新興方案。」Waters 說。「IT 部門的支出能降低真是助益無限!」