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Centric Projects 透過 Dropbox Business 節省開支並提升生產力

Centric Projects 是商業建築公司,他們營建的建築都極具創意、用途廣泛、歷久不衰又獨具匠心。Centric 打造過的建築種類繁多,包括商業建築、零售商店、醫療中心甚至大學機構,並靠著獨特的設計、創意思考和最新科技在眾多建商中脫穎而出。

為前景鋪路

Centric Projects 創立於 2010 年,剛開始的成員只有三名——Courtney Kounkel、Steve Swanson 和 Richard Wetzel——三人擠在一間租來的小辦公室,辦公桌緊緊連在一起。當時協作和檔案分享都不是問題,抬起頭隔著螢幕就可以討論,傳遞檔案也只要把隨身碟丟過去就好了。

有一天,一名同業建議 Centric 申請一個 Dropbox 帳戶,讓這個新興團隊的互動模式就此改變。三人當天下午便下載了 Dropbox,並開始頻繁使用,不到兩個禮拜,帳戶空間已經不夠了。

隨著團隊日益茁壯,對儲存空間的需求也逐漸增高,Swanson 於是決定採用 Dropbox Business。由於壓低成本和保持工作效率是他的核心訴求,因此他也同時研究了市面上其他的解決方案。甚至還曾鐵了心試圖把檔案上傳至別的雲端儲存平台,過程辛苦萬千,最後繞了一圈,還是覺得 Dropbox 才是首選。「Dropbox Business 就像是我們的伺服器一樣,」他解釋。「公司的所有資料都存在上面,讓我們可以又快又輕鬆地與多人分享大量檔案。」

「在建築業,要確保公司獲利別無他法,就是把經常性支出壓到最低。我們的成本結構大概只有同業對手的二分之一到三分之一,原因有一部分要歸功於 Dropbox Business。」

極簡敏銳

Centric 團隊中大約有四分之三的成員,大半時間都在工地工作,因此擁有可靠的溝通和分享管道便相當關鍵。Dropbox 讓在外工作的員工和辦公室同仁可以即時聯繫。比如說,計劃變更的決定一旦記錄下來,就會自動更新並儲存在 Dropbox 中,確保所有需要知道的人都可以在同一時間收到訊息。「遠距工作者一開啟 Dropbox,就像是走進了辦公室,跟大夥一起打拚。」Wetzel 補充道。「大夥再也不必忙於登入虛擬伺服器,有了 Dropbox,便可即時溝通,隨時取得最新檔案。」

遠距工作的團隊夥伴也倚賴 Dropbox 應用程式工作。辛苦扛著筆電到處跑的日子結束了,現在直接從 iPhone 或 iPad 就可以快速存取檔案。Wetzel 認為這樣簡易的存取功能正是公司對科技的嚮往和需求。「我們的辦公室裡沒有巨大的伺服器,也沒有鋪滿各種線路。」他說。「科技應該要簡化我們的生活,而不是讓它變得更加複雜。這也是我們選用 Dropbox Business 的原因之一。」

除了在公司內部使用 Dropbox,Centric 的員工也利用分享連結來傳送重要的建築繪圖給轉包商,或遞交出價和提案給潛在客戶。Swanson 說:「建立 Dropbox 資料夾後,我便能與轉包商共享大型檔案,他們也可以把完成的檔案快速回傳給我們。這樣一來,他們一完成我就能馬上收到檔案。跟 FTP 比起來,實在方便簡單多了。」

Centric 內部和外部人員若要彼此協作,其關鍵要素就是一個安全的平台。三位創辦人都啟用了 Dropbox 的兩步驟驗證,因為這樣他們便可輕易地解除連結電腦、裝置和網頁工作階段。他們也要求員工在行動裝置上和 Dropbox 應用程式設置密碼,確保外人無法存取公司檔案。談到儲存檔案的安全性,Wetzel 開玩笑說:「把檔案存在經過加密、安全有保障到有點過度保護的 Dropbox 系統上,比起存在辦公室裡要好多啦!這樣就不必擔心遺失本機檔案了。假設我們的辦公室不幸遭遇天災,我們只要半小時,就可以在遠處重建,瞬間恢復一切業務!」

競爭優勢

由於建築業處理的都是變動成本,每個月的營收並不穩定,因此 Centric 深信壓低經常性支出才是長遠經營的關鍵。用了 Dropbox,Centric 便不需要聘請專業 IT 人員,也不必花大筆銀子架設伺服器。Wetzel 說:「在建築業,要確保公司獲利的方法沒別的,就是要把經常性支出壓到最低。我們的成本結構大概只有同業對手的二分之一到三分之一,部分原因要歸功於 Dropbox。我們的競爭對手們多半被過往遺留下來的龐大系統絆住,不僅無法提升工作效率,甚至還拉高了成本。現在已經不是養伺服器的年代了。」

比起同業的競爭對手,Centric 握有的另一項優勢是員工遠在工地也能快速有效率地工作。其他建築公司的員工在工地都是透過伺服器網路系統遠端工作,無法像 Centric 員工一樣快速地存取需要的資訊。帶領團隊在外施工的 Kounkel 說:「Dropbox 造就了我們公司現在科技運用自如的境界。」

Dropbox 現已變成 Centric 工作程序和生產不可或缺的一環,就像 Dropbox 是專為這個公司而生的一樣。Swanson 說:「在公司最常聽到的字眼大概就是『Dropbox』了。我們全體人員都會使用 Dropbox,它已經內化成我們公司的一部分了。」