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客戶故事:查普曼大學

查普曼大學的 IT 部門採用 Dropbox Education,讓教職員得以透過更安全的管道彼此協作。不僅提升工作效率,還省下不少成本。

面臨挑戰

保持進步根基

查普曼大學創建於 1861 年 3 月 4 日,當天正是林肯總統首次宣誓就職的日子。無獨有偶,林肯總統演講完後數小時,位於洛杉磯的查普曼大學便宣布招收任何種族和性別的學生。這在當時是相當前衛激進的舉動。150 多年過去,查普曼大學仍然在諸多領域秉持進步精神。「我們生來便追求突破與進步,面對科技也是如此。」技術服務工程師 Armando Diaz 表示。因為追求更好的工具,教師們發現有種合作方法,讓他們可以更輕鬆地一同研究和設計課程,比起交換 CD 或隨身碟來得有效率。「以往必須透過校園郵件傳送文件,或是親自送到別人辦公室。實在很浪費時間。」Diaz 說。於是,許多人改採 Dropbox 個人帳戶以快速分享檔案。而學校 IT 部門很快就察覺到此一趨勢。「好多老師已自行使用 Dropbox,我們很確信採用 Dropbox Education 更能讓大家工作起來如虎添翼。」資訊長 Helen Norris 說。「比較過所有選項後,我們發現 Dropbox 賦予使用者最多彈性,操作方法又簡單。」

「好多老師已自行使用 Dropbox,我們很確信採用 Dropbox Education 更能讓大家工作起來如虎添翼。比較過所有選項後,我們發現 Dropbox 賦予使用者最多彈性,操作方法又簡單。」

查普曼大學資訊長 Helen Norris

解決方法

建立更安全的協作機制

開始採用 Dropbox Education 時,查普曼大學架設了一個入口網站,讓使用者可以自行註冊。「我們希望得知該產品的實際採用率,而不是逼迫全體人員使用。」主任助理 Paul Kang 說。入口網站架設才一星期,團隊人數就已成長至三百人,等於全校三分之一的教職員工都已加入。Kang 表示,學校上一回採用的方案推動了四年,採用率也只達 20%。「Dropbox Education 在短短七天就締造前所未有的佳績。」他說。「而且大家不只是註冊而已,是真的開始大量使用。這個選擇做得太好了!」

為促進老師在研究上多多合作,教授會把課堂錄起來,並將檔案放至 Dropbox 共享資料夾。不論身處校內校外,老師們都可以隨時存取檔案。每天,光是藥學系就會把五堂課、共八小時的錄影內容上傳至 Dropbox。該系有位教授把共享資料夾當作共同協作空間,與身處巴西、埃及、和南非的同仁一同進行研究。「我可以審查實驗報告、研究論文、和補助申請。」藥學系教授暨教務處副主任 Ayman Noreddin 說。「我將所有與研究相關的檔案都放在 Dropbox 中,這樣不僅能快速找到資料,還能輕鬆與他人分享。」

此外,大家在學校裡使用的平台五花八門,但透過 Dropbox ,可以在任何裝置上都安全協作,讓老師們格外讚賞。「不管是用 PC、Mac、iOS、還是 Android 裝置,使用者皆可隨時存取檔案。」Kang 說,「這是 Dropbox 其中一項過人之處。」校內越來越多人使用 Dropbox,但有了管理員主控台,IT 部門可輕鬆追蹤所有新使用者帳戶和與帳戶連結的裝置。「資訊主頁設計得超好!一眼就能看出帳戶中有無異常活動。」Kang 說,「Dropbox 的加密技術和遵循法規的標準也讓我們相當放心,願意將重要檔案交付給這個平台。」

「我們上一回採用的方案推動了四年,採用率也只達 20%。Dropbox Education 在短短七天就締造前所未有的佳績。」

查普曼大學系統架構副主任 Paul Kang

成果

降低成本,提升效率

Dropbox Education 讓查普曼大學的 IT 團隊大大鬆了一口氣,也讓教授和研究人員的工作變得輕鬆不少。「我以前負責管理電子郵件伺服器,總得花上好多時間和成本。」Kang 表示,「有了 Dropbox Education 後,大家都不怎麼使用電子郵件。讓我們省下大筆支出,又少了許多煩惱。」學校主管們表示,由於新方案簡單好操作,使用者不會成天請求技術協助。「不需要特別教學,大家自然就會使用 Dropbox。」網頁管理員 Ramiro Landeros 說,「為我們省下好多時間和資源。」對於查普曼大學裡的研究人員而言,Dropbox Education 還帶來另一項好處:拓展學界中的人脈。「我的研究工作現在變得更有系統,」Noreddin 說,「我可以更專注于研究、提升工作效率,其他同事也是如此。同事間可以更輕易地交流意見,讓彼此的研究都做得更好。」