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客戶故事:克利夫蘭州立社區學院

位於北卡的學院藉由 Dropbox Education 讓教職員可以使用不同裝置工作,簡化 IT 和管理流程,好將重心放在教學上。

面臨挑戰

尋找更好的檔案分享和存取途徑

為了讓全校一萬三千多名學位生和進修部學生與未來接軌,克利夫蘭州立社區學院一直以來都採用時下最新科技。克利夫蘭州立社區學院位於北卡羅來納州謝爾比市,最近剛獲得全美社區大學有史以來最大一筆聯邦補助金,協助他們採購科技項目。學院中的教職人員都使用 iPad 和 Windows Surface 等多種裝置,在各校區教學。

由於使用不同裝置和平台,教職人員難以存取或分享檔案。更麻煩的是,學校過時的伺服器系統很難用,員工必須手動備份檔案。而這樣的人工備份又經常出錯,導致 IT 人員一天到晚都在幫忙還原誤刪的檔案。許多員工已自行使用 Dropbox 個人帳戶來克服這些不便,因此學院也開始考慮訂購企業級的檔案同步和分享方案。

評估多家廠商後,克利夫蘭州立社區學院決定採用 Dropbox Education。「Dropbox Education 的一切功能都相當完美。您可以在多個位置彼此協作、分享、和存取檔案,」學院的教育發展專員 Athena Smith 表示。「相較之下,其他選項根本比不上。」

「對我們 IT 人員來說,每當有使用者遺失檔案,我們便得接手,試著將檔案還原為原本的狀況。此外,我們還必須維護備份用的伺服器。將所有檔案移至 Dropbox 後,我們再也不必為這些麻煩事疲於奔命。省下了好多寶貴時間!」

克利夫蘭州立社區學院資訊長 Howard Roberts

解決方法

校內外教學變得更容易

採用 Dropbox Education 後,學院得以提供學生更好的教學品質。老師們前往高中或其他校外地點授課時,只要帶上慣用的裝置,即可在課堂上即時存取需要的教材。「老師再也不必惦記檔案儲存在哪個裝置,因為檔案就存在他們的每一台裝置裡。無論身在校園內外,甚至在沙灘度假,任何地方皆能存取檔案。」Smith 說。

老師可以利用共享資料夾傳送資料給學生,也讓指定和蒐集作業變得相當容易,教學逐漸走向無紙化。Dropbox 協作圖示也讓職員能更順暢地協作專案和其他校園規劃案。藉由協作圖示,瀏覽檔案的人可以直接在 Microsoft Office 程式中分享;要是他人對檔案作出變更,也可以直接將檔案更新為最新版本。「高等教育體系中總是有各種團隊在籌辦事情。」教學與學生發展組執行副總裁 Shannon Kennedy 博士說。「多人同時編輯同一個檔案時,協作圖示幫助可大了!」

學院的資訊長 Howard Roberts 說,Dropbox Education 還提供了學院需要的安全防護機制。Dropbox 整合了學院的單一登入機制 SecureAuth,讓教職員工可以直接以學院分派的帳號登入 Dropbox。 「除了本人以外,沒有其他人可以存取私人文件。」他說。

「老師們再也不必惦記檔案儲存在哪個裝置,因為檔案就存在他們的每一台裝置裡。無論身在校園內外,甚至在沙灘度假,任何地方皆能存取檔案。」

克利夫蘭州立社區學院教育發展專員 Athena Smith

成果

節省 IT 人員和老師們的寶貴時間

學院表示,有了 Dropbox Education,IT 人員不必再花大把時間處理員工分享和備份檔案時的狀況。教職員工很快便會將檔案備份至 Dropbox Education,而不是學院老舊的伺服器。這麼一來,若有人不小心誤刪檔案,或是有人員離職,學院也可以輕鬆將檔案還原。「省下了好多寶貴時間!」Roberts 說。

最關鍵的是,老師現在可以將時間專注在教學,不必費心處理雜務。「一名老師請學生建立資料夾並與他共享。」Smith 說,「在課堂上到處關心學生學習狀況時,還能邊查看學生的資料夾,檢查學生的作業。」