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Dentsu 透過 Dropbox Business 讓創意開花

電通 (Dentsu) 公司是全球數一數二的廣告商,總部設於東京。公司專為廣布 110 個國家的客戶設計厲害的創意廣告、行銷策略、媒體企劃、和廣告活動。有效為客戶推銷產品和品牌之餘,也增進了客戶與消費者間的聯結。

簽名、密封、再寄出,耗時又費力。

廣告界分秒必爭,一刻不得閒。廣告和策略的截稿日無論如何都要趕上,就算作品和企劃要送給位處不同時區的人員審查,也不能有絲毫延遲。為了不延遲交稿,以往電通公司的員工壓力都很大,不時要十萬火急地送出和接收急件。

電通公司所設計和傳送許多檔案,大小都高達數百 MB,尤其是大型看板設計稿或電視廣告,尺寸更是驚人。但電通公司所使用的電子郵件伺服器對附件大小有限制,所以員工只能燒錄 DVD ,將檔案寄給位於不同國家的客戶和同事。

用 DVD 來傳遞檔案相當費事,不僅要花時間搞定信封和包裝,等待傳遞的過程中也讓設計進度無法推前,員工必須將廣告計劃的時程壓得很緊。更慘的是,這麼一來公司每個月還必須支付鉅額運費。電通公司體認到這種方式實在不合算,開始找尋其他的交流方式。透過 Dropbox Business 來傳遞檔案不僅快速、安全、且價格合理,它在難以分享檔案的地區也能運作無礙。電通的客戶經理 Ai Ando 就說:「國際市場對我們公司來說至關重要,我們常常必須將檔案跟國外的客戶分享。我們知道 Dropbox Business 相當安全可靠,透過它把檔案傳至海外讓人十分安心。」

「幾年前,我們每四個月所累積的運費就高達幾十萬日圓。採用了 Dropbox Business 後,這項支出大幅減低。」

經營國際企業的新方法

Dropbox Business 徹底改變了 Dentsu 公司分享檔案的方法和流程,公司內負責國際業務的全球客戶組現在可以不受檔案大小限制,改以比過往快上許多的速度與客戶和廠商分享檔案。「我們經常有攝影工作,拍攝完畢以後要將 20 到 30 張高畫質的檔案傳給客戶,每個檔案都要 200 到 300 MB。」 Ando 補充說道。「使用Dropbox Business 後,每天管理大量大型檔案的工作變得輕鬆多了。現在只要將連結寄給客戶,他們就會馬上取得所需的檔案。」

Dentsu 員工特別喜歡 Dropbox 能讓客戶不必下載檔案,也可以直接審查計劃、資產、和影片。在網頁上就可以輕易存取 Dropbox Business,查看平面廣告或是電視廣告等資料。Ando 說:「現在客戶不必下載檔案,即可查看 Dropbox Business 中的平面廣告和影片,真的非常方便。客戶可以輕易地存取我們傳過去的內容,所以就算他們出差在外,也可以立即批准最後版本的提案。」

Dropbox Business 除了帶來便利以外,另一項深受 Dentsu 員工、特別是 IT 同仁青睞的優點是安全性。「對我們的 IT 團隊來說,因為經手的都是機密資訊,資料安全無疑是我們最在意的事,而 Dropbox Business 能在這方面滿足我們所有的需求,讓我們完全放心。我們都會為分享連結設定到期日和密碼,為檔案多加一層防護。」Ando 說。

「通勤時也可以隨時開啟 Dropbox Business 帳戶中的工作檔案。我常在抵達辦公室前,就先透過 Dropbox 行動應用程式查看各項企劃,或是傳送分享連結給同事。」

成本降低,效率提升

採用了 Dropbox Business 後,Dentsu 公司內的效率顯著提升,員工完成工作所需的時間和成本都大幅減低。公司也不必再支付鉅額運費。Ando 說:「幾年前,我們每四個月所累積的運費就高達幾十萬日圓。採用 Dropbox Business 後,這項支出大幅減低。」

不僅成本下降,效率也有顯著提升。扣除 DVD 運送的等待時間,計劃的截止日也就不必壓得這麼緊。員工可以有更多的時間將廣告設計得盡善盡美,且出外景或拜訪客戶時,也能隨時掌握進度,保持高效率。Ando 說:「通勤時也可以隨時開啟 Dropbox Business 帳戶中的工作檔案。我常在抵達辦公室前,就先透過 Dropbox 行動應用程式查看各項企劃,或是傳送分享連結給同事。」

對於分秒必爭的廣告業者來說,能夠如此全天候不間斷地遠端存取檔案非常重要。Dropbox Business 讓 Dentsu 得以繼續在廣告界引領風騷,做出讓全球客戶滿意的傑出作品。