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Dropbox Business 協助 Distilled 有效率地發揮行銷專業

Distilled 是一家線上行銷顧問公司,專攻 SEO、PPC 廣告活動以及社群媒體。該公司在倫敦、紐約及西雅圖均設有據點,提供客戶諮詢與創意企劃服務、互動式訓練課程以及教育座談會,Distilled 的終極目標是協助企業擬定成功的線上行銷策略,並付諸實行。有關公司服務,請上 www.distilled.net。

掌握大方向

Distilled 早期只有倫敦一間辦公室,小小的團隊就靠著公司內部的伺服器來儲存所有重要的檔案。Distilled 的高階主管每週會帶個外接式硬碟,備份公司硬碟中的重要資料,然後拿回家儲存。然而,隨著 Distilled 規模逐漸擴張,並且在西雅圖成立辦公室之後,改變勢在必行。Dropbox 個人帳戶是一個快速的解決方案,讓倫敦和西雅圖的員工能相互合作。但 Distilled 的高層人員決定要採用網路儲存系統,來同步不同辦公室的檔案。很可惜的是,那個系統並不怎麼可靠。「那是我們檔案儲存與協同工作的黑暗期,」營運長 Rob Ousbey 開玩笑地說。在紐約設立第三間辦公室之後,許多員工都在遠端工作,Distilled 深知他們需要重新檢視工作模式。由於公司之前體驗過 Dropbox 的好用之處,因此 Ousbey 決定仔細考量這套服務。他一開始先請員工註冊 Dropbox 個人帳戶,後來 Dropbox Business 推出後,整個公司便改用企業帳戶。Ousbey 記得移轉到 Dropbox Business 的過程非常輕鬆:「上手非常容易,我們不需要處理任何複雜的技術設定。」

「Dropbox Business 能避免日常工作的資訊落差,讓我們專注在重要的專案與工作項目上。」

行進間掌握行銷脈動

今天,Dropbox Business 讓 Distilled 的員工與外部夥伴得以無縫協作。不同專業的團隊需要相互合作,共同處理資料、撰寫報告、分析結果,而他們只需要透過單一的共享資料夾就能做到,不必擔心檔案版本與備份問題。Ousbey 補充:「我們從來不用電子郵件傳送檔案,因為所有的編輯與互動都在 Dropbox 中即可完成。我們只需要告知對方檔案存放在哪個資料夾,他們就能找到所需的資料。」這種精簡的運作方式對 Distilled 那些跨地區與時區的專案特別有幫助。 例如:一旦紐約的員工請倫敦的團隊丟出完成的創意素材,西雅圖的公關團隊就能直接從 Dropbox 中取得完稿,執行宣傳計畫。「Dropbox Business 能避免日常工作的資訊落差,讓我們能專注在重要的專案與工作項目上。」Ousbey 說。將所有檔案同步到筆電和行動裝置上,讓員工能在家中、客戶辦公室和外出途中輕鬆完成工作。「我再也不用煩惱如何傳送一大份 PowerPoint 簡報 ,也不必煩惱上飛機前要先存好哪些檔案,」Ousbey 說。 「Dropbox 徹底改變我對檔案管理的看法。」Dropbox Business 也讓客戶與廠商之間的互動變得更加順暢。由於 Distilled 許多外部合作單位本身就使用 Dropbox,他們非常瞭解這套應用程式的運作方法。「Dropbox 其中一項好處就是它的使用者相當廣泛,」Ousbey 說。「在我跟合作的會計或廠商提及 Dropbox 的時候,他們往往都會說自己也是 Dropbox 的使用者。因此,我們只要與他們共享資料夾,一切就搞定了。對我們來說,實在非常方便。」

安全又安心

Distilled 需要與內部員工及外部人員分享大量檔案,因此安全性是公司的主要考量。工作團隊共享選項讓管理員能管理重要資料的存取權限;兩步驟驗證則提供多一層保護,讓我們更安心。去年,公司的倫敦辦公室被小偷闖入,30 部電腦遭竊,這些安全控制功能就扮演了重要角色。雖然發生不幸的事件,但由於我們的資料都安全地存放在 Dropbox Business 的帳戶中,因此全體員工也都鬆了一口氣。Ousbey 補充:「Dropbox 讓我們在遭竊後一天左右,就恢復正常運作,我們新買了 30 台新筆電,啟動電腦,安裝並同步 Dropbox,然後就繼續工作了。」Dropbox 簡單便利的服務,讓 Distilled 的員工與客戶開心又滿意。「工作愈有效率,我們就能為客戶創造愈高的價值,」Ousbey 說。「因此,假如說 Dropbox 讓我們的效率提升 3%,對我們來說就已是莫大的幫助。」