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隨手可得:Foursquare 如何利用 Dropbox Business 保持同步

Foursquare 是一個讓您搜尋好去處的行動應用程式,將使用者與地點資訊串連起來。此應用程式讓使用者分享與儲存造訪過的地點資訊,並可根據使用者去過的地方提供個人化的推薦去處。Foursquare 的社群中有超過 2,500 萬名使用者,以及 100 萬個商家。

滿足快速發展的企業需求

Foursquare 2009 年剛推出第一款產品時,我們這個小小團隊就只有一間辦公室。這個有遠大抱負的團隊就處在狹窄的空間裡,彼此間分享文件與專案訊息一點問題也沒有。Foursquare 業務暨營業收入總監 Eric Friedman 回憶說:「我們當時只有幾個人,要保持資訊同步相當容易。」但是當業務逐漸發展,團隊人數增加,Foursquare 很快就認知到自己需要一個更健全、更可靠的解決方案,讓員工能跨地 (甚至跨海) 共享檔案。Friedman 說:「我們的辦公室分布在舊金山、紐約和倫敦,因此必須要有一個可行的中央檔案系統,讓我們能輕鬆建立、統整並管理所有的數位文件。」Friedman 開始從安全性、品質與可靠性等重要的指標來評估不同的系統。身為 Dropbox 的早期使用者,Friedman 說他「很快就體認到 Dropbox 是數位合作最棒的解決方案」。Friedman 從使用中獲得的經驗是:Dropbox 與檔案系統和網路硬碟不同的地方,就是它不僅可隨時讓使用者以任何裝置存取檔案,還能將資料同步到電腦中。也就是說,即使 Foursquare 的員工出門在外無法上網,他們還是可以存取重要文件。

「能夠讓每個人都可從自己的裝置上存取所有的檔案並將檔案定期備份,實在是再好不過。我們的經驗法則已經變成:如果檔案不在 Dropbox 上,就等於不存在。」

單一平台作業

Foursquare 很早就採用 Dropbox,因此在 Dropbox Business 尚未推出前,公司內許多員工就已經擁有個人帳戶了。所以,當公司選用 Dropbox Business 的時候,大家都已經對 Dropbox 瞭若指掌。「我們的客戶與合作夥伴都有 Dropbox 帳戶,」Friedman 說。「他們的所有資料都放在 Dropbox 中;而我們的業務代表、客戶經理、法務、和設計部門也都將所有重要文件存在裡面。」以集中管理的資料庫存放公司重要資產,讓公司三個辦公室裡的員工可以存取客戶合約、業務簡報和內部宣傳稿等資料。當員工需要在 Adobe Photoshop 或 Microsoft Office 中編輯大型檔案時,他們可以從自己的電腦上打開存在本機的文件與相片,不需耗時等候下載。Dropbox Business 也簡化了 Foursquare 過去曠日費時的管理工作。Friedman 說:「當有新員工報到時,Dropbox 實在是好用得不得了。我可以將員工新增至團隊中然後共享資料夾,他們就能立刻取得所有員工訓練的資訊。」Foursquare 需要與商家、代理商等公司外部的客戶互動,而 Dropbox Business 大大提升了我們的溝通品質。Foursquare 再也不必寄送含有附件的電子郵件,灌爆對方的收信匣,現在只需要寄送檔案的 Dropbox 連結就可以了。「這實在大大節省了我們的時間,尤其當你要透過電子郵件與二、三十人溝通的時候,更是莫大的幫助。」Friedman 說。「它的確讓我們的工作更快更有效率。」

不可或缺的系統

對 Friedman 來說,Dropbox Business 中的分享連結、取消刪除和還原檔案之前的版本是他最喜歡的功能。他解釋說:「當有人不小心把一批重要資料刪除的時候,我才真正體會 Dropbox Business 的強大。我一上網,彈指之間就把所有資料還原了。當你知道意外發生時能夠馬上補救,實在讓人非常安心。」除了上述好處之外,Dropbox Business 集中式的檔案管理與本機儲存,對 Foursquare 幫助最大。 「我們的員工四處奔波,又處在不同辦公室,因此確保重要資訊與文件即時存放在同一位置,並可輕鬆存取,對我們來說至關重要。讓每個人都可從自己的裝置上存取所有的檔案並將檔案定期備份,實在是再好不過。」Friedman 補充說:「我們的經驗法則已經變成:如果檔案不在 Dropbox 上,就等於不存在。」