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Huge 透過 Dropbox Business 提升協作品質與生產力。

Huge 公司是一間端對端的數位廣告公司,為 HBO、PepsiCo、IKEA、Toyota 等客戶提供公司策略、設計、和業務發展服務。Huge 公司於美國、歐洲和南美皆設有辦公室,全球的團隊成員仰賴有效率的創意和資訊交流,才能使公司順利運作。

尋求簡單而強大的雲端共享機制

Huge 的工作團隊分布全球各地,因此協同合作一點也不容易。公司需要一個快速而簡單的方式,與全球員工跨裝置分享大型檔案。「由於我們的工作時程很短,因此工作效率對我們來說非常重要,」Huge IT 總監 Paul Doyle 說。「我們的員工分散在世界各地,而共享的檔案又很龐大,所以傳統的工作方式愈來愈不可行。」當公司發覺現有的分享系統乏善可陳,Doyle 開始尋找能符合公司業務發展需求的解決方案,以強化公司的協作能力。他的首要考量就是讓現有的工作流程維持不變,並讓員工能更輕鬆地進行檔案共享與跨裝置存取,不受檔案大小限制,還要能降低成本。Huge 耗費數個月的時間,建置並測試開放源解決方案,最終卻發現:滿足全球員工需求所應投入的管理人力和成本太過龐大。公司開始評估其他解決方案的可行性,卻發現價格和檔案限制是兩大問題。

「我們許多員工需要操作兩種裝置。透過 Dropbox 儲存檔案,使他們得以同步筆電與桌電上的資料。如此一來,各裝置間的檔案便能隨時保持同步,減低員工對 IT 人員的依賴。因為 Dropbox 都幫我們搞定了。」

支援既有工作流程的解決方案

當 Doyle 知道 Dropbox Business 時,他說他找到了「一個符合現有工作流程的解決方案;且不用本末倒置,為了採用新系統而改變工作流程。」Dropbox Business 不僅價格具有競爭力,還彈性地提供 Huge 所需的空間,讓員工可以分享大型檔案,並滿足公司全球各地不斷增長的員工與客戶人數。有了區域網路同步 (LAN Sync) 功能,Huge 能與倫敦和里約熱內盧等全球各地的辦公室,即時同步檔案。使用者終於可以分享高畫質的圖檔和影片,不受檔案大小的限制,還可讀取 RAW 檔格式,加快工作進度。至於管理員,則可鎖定與控制檔案,讓適用的對象讀取工作資料,並可隨時還原已刪除的檔案。將整個公司的共享與儲存系統改為 Dropbox Business,過程輕鬆容易。Huge 的技術支援系統經理 Sam Gorney 說:「轉換的過程相當順利。我們每 10 位員工之中,就約有 7 位擁有 Dropbox 帳戶,他們對於能獲得這麼多儲存空間這件事,感到非常興奮。每個人輕輕鬆鬆就能將自己的 Dropbox 個人帳戶轉換成企業帳戶。」

強化工作效率
提升客戶滿意度

Dropbox Business 對 Huge 內部幾乎所有的部門都有極大的助益,讓員工能透過有效率的新方法,來處理每天的重要工作。「我們許多員工需要操作兩種裝置,」Doyle 說。「透過 Dropbox 儲存檔案,使他們得以同步筆電與桌電上的資料。如此一來,各裝置間的檔案便能隨時保持同步,減低員工對 IT 人員的依賴。因為 Dropbox 都幫我們搞定了。」現在,讓公司各部門之間保持資訊同步變得易如反掌。舉例來說,使用者設計團隊就發現有了 Dropbox Business,合作建立網站的線架構變得特別輕而易舉。透過 Dropbox 來共享軟體也讓 IT 團隊的更新工作變得更輕鬆,「當我需要把軟體放上遠端網點時,Dropbox 無疑是最好的解決方案,」Gorney 說。「當我需要讓大家下載新版的 MAC 作業系統,只要透過 Dropbox 分享檔案,團隊中所有的人就可以立刻取得。」與全球辦公室的協同工作也變得順暢無比。「Dropbox 提供彈性的機制,讓我們不需任何基礎設施,即可與巴西辦公室分享檔案。過去,這樣的資料傳輸十分困難,但 Dropbox 讓我們能輕鬆地將檔案傳送到南美團隊的手中。」Gorney 說。專案經理群是 Huge 公司內部的重度使用者,他們需要仰賴 Dropbox 來完成預算編列、專案檔案、和工作報告等任務。他們發現 Dropbox 最大的優勢,就是能與客戶輕鬆分享工作成果。Doyle 解釋說:「有了 Dropbox,只要傳送一個連結,就可以安全地分享數據,而不必在傳送檔案時特別設置存取目錄。這樣不僅加快了工作團隊與第三方的合作流程,而且成果非常顯著。」新的儲存系統也讓 Huge 員工外出與客戶開會時,能輕鬆應對緊急狀況。「我們常常接到團隊成員來電,要求我們將某個檔案放上 Dropbox,好讓他們能將資料下載到客戶的系統上。Dropbox 彈性化的功能,讓員工能隨時查看沒有帶在身上的工作資料;這種情況,以前得透過電子郵件傳送或上傳到 FTP 才做得到,」Doyle 說。現在有了 Dropbox Business,Huge 可以隨時隨地分享任何檔案。