客戶 / Monarch Investment & Management Group

客戶故事:Monarch

外出時,資產管理員透過 Dropbox Business 存取並分享最新的檔案,讓地產公司不必倚賴電子郵件也能安全評估資產並提供服務。

面臨挑戰

取代過時工具

身為地產公司,Monarch Investment Group 對客戶相當友善,其最自豪的特點就是公司會親自管理投資人的投資組合,還會為租屋者修護建築。但 Monarch 發現,公司近一千名員工管理遍布 15 州的地產時,內部作業流程相當不利於員工間彼此協作。分析師 Curtis Pottle 表示,資產管理員時常需要出差,但他們外出時卻無法存取 Monarch 內部伺服器中的重要文件,諸如建築平面圖、法律合約、和再融資協議等。「我們必須將檔案透過電子郵件寄給資產管理員,但對方時常會回信問我們檔案在哪裡。」Pottle 說。電子信箱裡郵件亂七八糟,員工們最後只好將所有資料塞入厚重的資料夾,隨身帶著走。此外,Monarch 也想尋求更好的方法來管控機密文件,尤其是在人員離職時更為要緊。「我們必須確定離職員工不會帶走一堆社會安全碼。」Pottle 表示。審視了多種方案後,Monarch 看中了 Dropbox Business 所提供的安全防護機制和易受使用者喜愛的特質。「平台設計得相當簡單易懂,不會讓使用者看了就怕。」分析師 Greg Hidlay 說。

「Dropbox Business 減輕了大夥的負擔。資產管理員再也不必忙著找檔案,得以將心力集中在處理地產上。我也不用老寄一堆電子郵件。省下好多時間!」

Monarch Investment Group 分析師 Curtis Pottle

解決方法

進階控制工具讓共享功能加倍好用

採用 Dropbox Business 後,Monarch 將經營協議和建築規範等地產資料都存至共享資料夾。透過 Dropbox,資產管理員能隨時在手機上存取所需的 Excel 試算表和 PDF 檔,加快評估地價或再融資提案的速度。現在所有檔案都存至分層資料夾,按客戶和檔案類型分門別類,資產管理員再也不必寄信回總部要檔案。「管理員可以輕易取得所需檔案,再使用行動應用程式把連結傳送出去,輕鬆搞定。」Pottle 說。採用此方案後,管理員可以直接管理群組的存取權限,而不必分別為每位員工調整權限。「群組功能方便又有效,著實讓人驚豔!」Hidlay 表示。「若有人員調派至其他部門,我們只要將他們移動至新群組,存取資料夾的權限便會自動變更。」此外,存取權限現在分成編輯和唯讀兩個層級,使用者更能按需求調整成員權限,確保僅有特定對象能變更檔案內容。

若有員工離職,Monarch 也不需擔心該員工的檔案去向,一切透過帳戶移轉和遠端清除功能即可輕鬆解決。「將離職員工的檔案移轉給接手員工超簡單!還能確保他們無法從其他裝置存取公司檔案。」Pottle 說。

「我們原先就有使用 Dropbox 個人帳戶,但升級至 Dropbox Business 所帶來的安全防護機制,實為無價之寶。」

Monarch Investment Group 分析師 Greg Hidlay

成果

提升員工工作效率

Monarch 表示,Dropbox 不僅提升了資產管理員出外辦公時的工作效率,還提供公司更穩固的安全防護。「Dropbox 減輕了大夥的負擔。」Pottle 說。「資產管理員再也不必忙著找檔案,得以將心力集中在處理地產上。」而無限版本紀錄功能更是救命之星。「我們曾多次誤刪重要檔案,」Hidlay 說,「好在只要滑鼠點三下,檔案就回來了!這實在讓我們放心不少。」整體而言,員工們的工作效率都因此提升,Pottle 說。「Dropbox 像是魔法一樣感染至每個人。」他表示,「員工們自然而然就開始使用 Dropbox,還會推薦給同事參考。我們從未強求員工採用。但事實證明,新方案就是提升效率的良計。」