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雜音中搜索訊號:Radiolab 如何善用 Dropbox Business

Radiolab 是一個 Podcast 暨公共廣播節目,專門探究世界上各種有趣的問題。Radiolab 在紐約市製作,每週在全美 300 多個公共電台放送,探索歷史上重要的議題,如時間、無序性、思想的限制、和宇宙物理等。

舊方法論的漏洞

Radiolab 草創之時,小巧的工作團隊能面對面即時分享點子、故事大綱、及相關檔案。正如 Radiolab 的執行製作人 Ellen Horne 所記得的:「辦公室就只有我們幾個人,需要知道什麼,走到隔壁聽一下報告就好了。」但是,當節目愈來愈受歡迎,團隊人數也跟著增長。Radiolab 必須找到新的方法,讓大家的資訊能保持同步。「這個節目有很多即興演出的成分,」Horne 說。「我們不會只是照稿念。當我們想好故事,我們會寫下一篇又一篇的腳本,然後讓工作人員傳閱,聽取他們的意見,接著再撰寫新的腳本…對我們來說,一份稿子修改 40、50 次,也沒什麼了不起。」分享腳本與相關資料的流程開始變得棘手。「我們耗費很多時間製作 CD、印製改編的內容,然後以郵件或傳真送出,」她說。為了要簡化這個流程,Radiolab 開始研究 Apple iDisk 檔案分享服務的可行性。但最終,公司發現這個做法有其限制:它無法透過行動裝置存取,儲存空間也極為有限。

「Dropbox 讓我們與 300 個電台的溝通管理與資料傳輸變得輕鬆愜意。」

打造團隊工作的全新方程式

Radiolab 有幾名員工早就在使用 Dropbox 個人帳戶。「我自己有一個 Dropbox 帳戶,主要用來跟家人分享訊息,」Horne 說。當 Radiolab 聽說 Dropbox Business 的時候,大家簡直欣喜若狂。它能提供企業所需的儲存空間,並隨著使用人數的增多而增長,此外,不管我們的記者、主持人、製作人身在何方,都能快速又輕鬆地與他們分享檔案。Horne 說,轉換到 Dropbox Business 的過程十分簡單。「Dropbox 直覺式的操作方式讓所有人很快就能上手,」她說。Radiolab 覺得 Dropbox 最重要的功能就是能共享整個資料夾或個別檔案,還可以透過智慧型手機選擇或收聽最愛的檔案。「我們大多數的員工每天會在地鐵上耗費將近一小時的時間,因此,透過 Dropbox 在車上收聽腳本,讓我們的通勤時間變得有趣又有生產力,」Horne 說。

極富意義的定性結論

Dropbox Business 大大提升了 Radiolab 的協作品質。只要透過分享連結,就能輕鬆地與外地的節目撰稿人溝通與分享資料。舉例來說,當工作團隊需要將草稿傳給在全國公共廣播電台 (NPR) 工作的主持人 Robert Krulwich,他們只需要傳個錄音檔連結給他,然後馬上就能聽取他的想法,不必用電子郵件寄送大型檔案附件,再花大把時間下載。有了 Dropbox Business 之後,之前對於工作人員分處各地與他們技術操作能力的擔憂,幾乎煙消雲散。Horne 說:「真想不到 Dropbox 讓我們的協同工作變得如此輕鬆,特別是跟那些不在同一個辦公室上班的人合作,更是如此。現在,在遠端工作的員工,負擔大大減輕了。」Dropbox Business 也大幅度改善了節目內容的傳送速度。Horne 解釋說:「總共有 300 個電台播放我們的節目,他們都需要我們提供宣傳廣告和節目內容。Dropbox 讓我們與 300 個電台的溝通管理與資料傳輸變得輕鬆愜意。」Horne 說,當我們規畫並執行路演的時候,Dropbox Business 便成了重要利器。她仰賴 Dropbox 傳送資料給潛在的協作者,讓他們瞭解路演的方向,藉此發想下個節目的內容與型態。現在,準備上路的時候,Horne 不必再花時間煩惱要將哪些檔案存到外接式硬碟中。她說:「有了 Dropbox Business,無論我走到哪裡,資料隨手可得。根本不用花時間整理與準備資料。」雖然 Dropbox Business 最初只是 iDisk 的備案,但是 Radiolab 卻發現它好用得多。Horne 說:「我們發現,Dropbox 讓整個團隊的合作效能比以前更高。」