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Dropbox Business 協助 USA Gymnastics 和它的會員爭奪金牌

USA Gymnastics 是美國體操運動管理機構。這個機構負責訂定國家體操的規則與政策;挑選並訓練奧運和世錦賽的參賽團隊;並發展基層與國家級的體操運動。USA Gymnastics 主辦韻律體操、彈翻床、滾翻運動、特技體操、團體體操等一系列的男女體操活動,以及全國性與國際性的比賽。

進入最佳狀態

2008 年美國體操錦標賽之後,USA Gymnastics 的活動團隊遇到技術服務中斷的問題,迫使他們開始審慎評估在外奔波時的工作方式。比賽之前,工作人員會按照慣例,將證明文件、場地圖、賽程表等資料存入筆電。但是有一次,一名工作人員將賽後新資料存回伺服器時,卻意外刪除了數百筆檔案。

雖然工作團隊從其他電腦中救回許多檔案,但是遺失全部資料的恐懼促使他們力求改變。活動及技術管理總監 Jeff Smith 開始尋找替代方案,希望能找到一個讓筆電使用者能備份及交換檔案的解決方案。由於許多 USA Gymnastics 的工作人員需要常常旅行,因此 Smith 企圖尋找一種能讓員工在不同地點存取及分享資料的服務。

許多服務只提供備份功能,卻不能分享,讓他花了一段時間研究。最後 Smith 在 Dropbox 提供的服務中找到他要的答案。團隊一開始使用大約 10 個 Dropbox Pro 帳戶,並在 Dropbox Business 一推出後立刻轉用。

「國際比賽期間,我們有許多員工 24 小時都在工作。要是能直接從手機直接存取我們的檔案資料庫,並隨時找出文件,對我們來說非常有幫助。」

展現實力

對 USA Gymnastics 的員工與會員來說,比賽活動通常有很多突發狀況,因此手邊隨時都要有備用資料。輕鬆存取場地圖和賽程表,讓工作人員能確保運動員、教練和賽場職員能準時到達正確的比賽場地;工作人員同時也需要隨身攜帶旅行時間表和文件,隨時掌握相關人員的動向。「有了 Dropbox Business,所有相關人員都能隨手取得所需的檔案與資訊,」Smith 說。「我們再也不必使用網路硬碟或檔案伺服器了。」

電視轉播是比賽期間另一個重要的環節,轉播安排的工作可說是分秒必爭。USA Gymnastics 團隊通常有最多五名人員來決定哪位運動員或哪項比賽要進行電視轉播,而且往往在彈指之間變更決定。「把電視節目表存在 Dropbox Business 中,我們便能即時編輯內容,」Smith 說。「另外,我們也可以把檔案存在裡面,當未來有相同比賽時,就可以重新檢視這些資料。」

所有檔案儲存在同一個地方之後,讓 USA Gymnastics 比賽活動之外的組織運作也變得更順暢。賽程總監和助理可透過共享資料夾,隨時掌握最新的檔案版本。當特定比賽期間有約聘人員加入,他們也能立刻存取所需文件,並且將檔案存在同一個地方,等正式員工接手。

由於有太多不同的人管理檔案,因此刪除檔案還原成了 USA Gymnastics 團隊最不可或缺的功能。正如 Smith 所說:「我們過去曾發生過檔案被意外刪除的事件。 有了 Dropbox Business,就能防止類似事件再次發生。」

奪牌水準

由於 USA Gymnastics 的員工在外工作的時間很長,因此 Dropbox Business 提供給公司最主要的優勢,就是能讓員工有效率地在遠端執行工作。雖然大部分的人員是透過筆電工作,但也有很多人使用 iPhone 或 Dropbox 應用程式。根據 Smith 的說法:「國際比賽期間,我們 24 小時都有人在工作。要是能直接從手機直接存取我們的檔案資料庫,並隨時找出文件,對我們來說非常有幫助。」

USA Gymnastics 最重要的國際比賽,當然就是奧運。2012 年,Dropbox Business 便協助位於美國的比賽,並提供存取權限給倫敦及印第安納波里的工作人員。Smith 證實:「Dropbox 是這個組織的重要資源,讓我們能在比賽期間與倫敦和美國境內的工作人員分享文件與資訊。Dropbox 在整個比賽過程中幫了大忙。」