查普曼大學的 IT 部門採用 Dropbox Education,讓教職員得以透過更安全的管道彼此協作。不僅提升工作效率,還為學校整體省下不少成本。

查普曼大學的重要成效

一週內獲 30% 的教職員採用

促進全球協力研究

使用管理員主控台,資料安全再升級

面臨挑戰

保持進步根基

查普曼大學創建於 1861 年 3 月 4 日,當天正是林肯總統首次宣誓就職的日子。無獨有偶,林肯總統演講完後數小時,位於洛杉磯的查普曼大學便宣布招收任何種族和性別的學生。這在當時是相當前衛激進的舉動。150 多年過去,查普曼大學仍然在諸多領域秉持進步精神。「我們生來便追求突破與進步,面對科技也是如此。」技術服務工程師 Armando Diaz 表示。因為追求更好的工具,教師們發現有種合作方法,讓他們可以更輕鬆地一同研究和設計課程,比起交換 CD 或隨身碟來得有效率。「以往必須透過校園郵件傳送文件,或是親自送到別人辦公室。實在很浪費時間。」Diaz 說。於是,許多人改採 Dropbox 個人帳戶以快速分享檔案。而學校 IT 部門很快就察覺到此一趨勢。「好多老師已自行使用 Dropbox,我們很確信採用 Dropbox Education 更能讓大家工作起來如虎添翼。」資訊長 Helen Norris 說。「比較過所有選項後,我們發現 Dropbox 賦予使用者最多彈性,操作方法又簡單。」

「好多老師已自行使用 Dropbox,我們很確信採用 Dropbox Education 更能讓大家工作起來如虎添翼。比較過所有選項後,我們發現 Dropbox 賦予使用者最多彈性,操作方法又簡單。」比較過所有選項後,我們發現 Dropbox 賦予使用者最多彈性,操作方法又簡單。」

解決方法

建立更安全的協作機制

開始採用 Dropbox Education 時,查普曼大學架設了一個入口網站,讓使用者可以自行註冊。「我們希望得知該產品的實際採用率,而不是逼迫全體人員使用。」主任助理 Paul Kang 說。入口網站架設才一星期,團隊人數就已成長至三百人,等於全校三分之一的教職員工都已加入。Kang 表示,學校上一回採用的方案推動了四年,採用率也只達 20%。「Dropbox Education 在短短七天就締造前所未有的佳績。」他說。「而且大家不只是註冊而已,是真的開始大量使用。這個選擇做得太好了!」為促進老師在研究上多多合作,教授會把課堂錄起來,並將檔案放至 Dropbox 共享資料夾。不論身處校內校外,老師們都可以隨時存取檔案。每天,光是藥學系就會把五堂課、共八小時的錄影內容上傳至 Dropbox。該系有位教授把共享資料夾當作共同協作空間,與身處巴西、埃及、和南非的同仁一同進行研究。「我可以審查實驗報告、研究論文、和補助申請。」藥學系教授暨教務處副主任 Ayman Noreddin 說。「我將所有與研究相關的檔案都放在 Dropbox 中,這樣不僅能快速找到資料,還能輕鬆與他人分享。」此外,大家在學校裡使用的平台五花八門,但透過 Dropbox ,可以在任何裝置上都安全協作,讓老師們格外讚賞。「不管是用 PC、Mac、iOS、還是 Android 裝置,使用者皆可隨時存取檔案。」Kang 說,「這是 Dropbox 其中一項過人之處。」校內越來越多人使用 Dropbox,但有了管理員主控台,IT 部門可輕鬆追蹤所有新使用者帳戶和與帳戶連結的裝置。「資訊主頁設計得超好!一眼就能看出帳戶中有無異常活動。」Kang 說,「Dropbox 的加密技術和遵循法規的標準也讓我們相當放心,願意將重要檔案交付給這個平台。」

「我們上一回採用的方案推動了四年,採用率也只達 20%。Dropbox Education 在短短七天就締造前所未有的佳績。」

成果

降低成本,提升效率

Dropbox Education 讓查普曼大學的 IT 團隊大大鬆了一口氣,也讓教授和研究人員的工作變得輕鬆不少。「我以前負責管理電子郵件伺服器,總得花上好多時間和成本。」Kang 表示,「有了 Dropbox Education 後,大家都不怎麼使用電子郵件。讓我們省下大筆支出,又少了許多煩惱。」學校主管們表示,由於新方案簡單好操作,使用者不會成天請求技術協助。「不需要特別教學,大家自然就會使用 Dropbox。」網頁管理員 Ramiro Landeros 說:「為我們省下好多時間和資源。」對於查普曼大學裡的研究人員而言,Dropbox Education 還帶來另一項好處:拓展學界中的人脈。「我的研究工作現在變得更有系統。」Noreddin 說:「我可以更專注于研究、提升工作效率,其他同事也是如此。同事間可以更輕易地交流意見,讓彼此的研究都做得更好。」