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這家研究機構的員工以 Dropbox Business 突破空間限制,安全協作機密研究文件。

艾倫伯格巴斯的重要成效

個別研究計畫的隱私權提升

輕鬆與各地使用者共享檔案

進行中與結案的計畫存放更安全

面臨挑戰

淵遠流長

在一群潮流觀察家的帶領下,南澳大學艾倫伯格巴斯 (Ehrenberg-Bass) 研究院很早就開始採用線上檔案儲存工具,也是意料中的事。研究院主任 Byron Sharp 教授一聽說有 Dropbox Business 這項工具,便立即決定把所有員工從內部伺服器移轉到 Dropbox Business。 雖然不是全部的艾倫伯格巴斯員工都知道怎麼用 Dropbox Business,但 Sharp 以簡報簡單說明之後,大家就都能瞭解使用方式。有 65 名使用者加入艾倫伯格巴斯的 Dropbox Business 帳戶,並立即開始儲存、共享研究計畫資料和教材。行銷研究負責人 Kirsty Willis 回憶道:「移轉過程很輕鬆。我們只要加入帳戶、在 Dropbox 裡放一些檔案,大家就可以馬上開始共享資訊。我們再也不需要把檔案上傳到伺服器了。」

「我們收集的資料都會進入 Dropbox 資料夾。我們撰寫的報告或企劃案也是一樣。這樣一來,專案團隊的所有成員,都可以在 Dropbox 找到自己需要的資訊。」

解決方法

行為轉變

艾倫伯格巴斯的許多檔案主範本,像是商業提案樣板,都放在 Dropbox。所以教授、榮譽學生和其他員工要展開新的研究計畫時,通常都會從這裡開始。計畫啟動後,計畫團隊會用 Dropbox Business 儲存資料、共享相關檔案、整合團隊成員貢獻的內容。Willis 解釋道:「我們收集的資料都會進入 Dropbox 資料夾。我們撰寫的報告或企劃案也是一樣。這樣一來,專案團隊的所有成員,都可以在 Dropbox 找到自己需要的資訊。」一般而言,每個計畫只會有少數幾個人負責管理,但計畫參與人員常會選擇在辦公室以外的地方工作。對這樣的工作型態來說,Dropbox Business 是不可或缺的資產。Willis 補充說:「我們有很多人從遠端工作,所以可以直接在 Dropbox 找到檔案,對我們非常有幫助。」計畫完成後,計畫團隊常會撰寫論文或期刊文章,發表研究發現。南澳大學的研究生,也常會在論文中引用該機構的研究內容和相關結論。有些艾倫伯格巴斯的職員,甚至還曾將研究結果編成行銷研究的教科書。這些研究結束後的延伸計畫,則會在發展過程中以 Dropbox Business 彙整相關檔案。Willis 表示:「真的很棒,因為 Dropbox 比伺服器提供更多隱私。大家在執行個別計畫時,可以控制誰能存取計畫檔案。」 除了將 Dropbox Business 用於研究和報告製作上,艾倫伯格巴斯的團隊也會用 Dropbox 整理歸類行銷素材。該機構需要為新客戶或贊助公司製作行銷內容時,可以輕鬆從 Dropbox 行銷檔案資料庫中取得素材,或在其中新增作品。

「真的很棒,因為 Dropbox Business 比伺服器提供更多隱私。大家在執行個別計畫時,可以控制誰能存取計畫檔案。」

成果

分享經驗,無遠弗屆

艾倫伯格巴斯的員工在 Dropbox 存放了非常多關鍵的重要資料,而且執行計畫時,常會需要引用先前類似主題的研究報告。因此,他們最重視的功能之一,就是檔案誤刪防護。Willis 說:「我們絕對要避免刪除過去建立的任何資料夾。我們要把所有檔案長期保存在 Dropbox 中。」該機構曾有人意外刪除了一個存放「大量工作成果」的資料夾。那讓他們有機會親身體驗 Dropbox Business 強大的檔案還原功能。Willis 回憶道:「有一次大家開會時,突然發現高等研究學位的資料夾被刪除了。我們可以回溯紀錄,找到刪除的人,這點蠻酷的。當然,最棒的是最後所有檔案都找回來了!」有了便利的儲存空間和共享機制,以及檔案安全的安心保障,艾倫伯格巴斯很高興當初及早採用、並把資料移入 Dropbox。正如 Willis 所說:「我絕對會推薦使用 Dropbox Business 備份所有需要安全防護且需隨時存取的內容。」