Dropbox Business 讓德國發展研究院的田野工作變得更有效率

研究機構德國發展研究院

德國發展研究院的重要成效

全球協作快又簡單

降低 IT 支援需求

簡化全球團隊的 IT 控管工作

面臨挑戰

研究超越地理空間限制

德國發展研究院 (Deutsches Institut für Entwicklungspolitik,DIE) 是世界上數一數二的全球發展與國際合作智庫。DIE 的業務包括發想政策相關概念、為政府部會與國際組織提供意見,以及指出當前政策的問題。他們的股東是德國政府與北萊茵-西發利亞邦。該組織三分之二的員工都是研究員。這些人常穿梭於三組國家之間,並常赴開發中國家實地考察。採用 Dropbox Business 之前,研究團隊是以 USB 隨身碟收集儲存田野調查的資料。因此,要與身處他處的其他團隊成員分享資料,可說是十分不易。同時,研究團隊的資料還會因為病毒攻擊受損,而且不同文件版本和檔案格式的整體狀況也不甚明朗。DIE 曾嘗試部署開放原始碼軟體 iFolder,由 IT 團隊設定軟體,主機則位於外部,希望能藉此取代 USB 隨身碟的解決方案。然而,新的解決方案過於複雜,不僅占用大量 IT 資源,團隊協作起來也礙手礙腳。同步功能狀況百出,常導致資料遺失,而且外部合作夥伴要是沒使用這款軟體,就會被排除在外。「這個開放原始碼軟體解決方案有其限制。伺服器太常出問題,我們還得花費大量時間金錢進行維修」德國發展研究院 IT 團隊成員 Vitaliy Isaakov 表示。於是,他們開始尋找替代方案。他們許多開發中國家的合作對象,都在使用 Dropbox Business,而研究院的合作夥伴也很熟悉這項產品。促成部署 Dropbox Business 這項決定的原因有很多,比方說,不論員工使用哪種裝置,都能輕鬆地透過網路存取資料;可讓多名團隊成員同時編輯專案/資料夾;可離線工作並保持資料同步;儲存空間額度充足等。Vitaliy 指出:「研究人員儲存的資料量很大,所以容量對我們來說是一大關鍵。在儲存空間方面,Dropbox Business 可說是很大方。」

「一起協作計畫的科學家現在可以更緊密地彼此交流。所有人都能存取最新版本的檔案。工作效率比以往提升許多。」

德國發展研究院 IT 工程師 Vitaliy Isaakov

解決方法

強大協作機制,不受低頻寬影響

研究院從 2014 年起開始使用 Dropbox Business。研究人員利用這項服務與同事協作部分研究專案。他們終於能輕鬆與位於開發中國家的外部協作對象,以及其他熟悉 Dropbox Business 的合作夥伴分享資料。Dropbox Business 的同步功能,就算在頻寬極低的環境下也能使用。這點對前往開發中國家實地調查、常無法享有順暢網速的同事們尤其重要。就算完全沒有網路,他們也可以先儲存資料;之後裝置只要連上網路,就會馬上同步。除了田野調查人員,研究院訓練學程的講師也會利用 Dropbox 發放教材給研究生和年輕學者,並向他們收取作業。

「Dropbox Business 的同步功能,就算在頻寬極低的環境下也能使用。這點對前往開發中國家實地調查、常無法享有順暢網速的同事們尤其重要。就算完全沒有網路,他們也可以先儲存資料;之後裝置只要連上網路,就會馬上同步。」

德國發展研究院 IT 工程師 Vitaliy Isaakov

成果

遠端 IT 控制

部署 Dropbox Business 也讓德國發展研究院的 IT 團隊得以釋出不少資源。他們只要確定使用者擁有 Dropbox Business 帳戶、各部門也都安裝了軟體,就大功告成了,不需再擔心後續維修。而且,IT 部門還可以透過 Dropbox Business 的共享資料夾快速發布軟體更新。「身為管理員的我,能夠與多名使用者共享資料夾,讓他們直接從裡面下載要安裝的軟體。這對常在外奔走的研究人員來說非常實用。」

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