美國第一家、也是唯一獲認證的 100% 草飼牛有機乳品公司選用 Dropbox Business,讓員工能隨時隨地協作,為銷售商提供更優質的服務,同時也降低了這間家庭企業的 IT 成本。

Maple Hill Creamery 的重要成效

員工生產力提升

重要文件控管更嚴密

降低 IT 開銷

面臨挑戰

享受更多科技的滋養

Maple Hill Creamery 跟許多小型企業一樣,源自於一次突發奇想。創辦人 Tim Joseph 受夠了大企業中的小螺絲釘生活,2003 年在紐約上城買下一塊地,實現童年的夢想:當農夫。接著,他買進乳牛,想要辭去正職工作,靠賣牛奶為生。他說:「當然,我的願望沒有成真,因為最後真正賺到的錢,根本不到原本的薪資水準。」於是他開始尋找市場中的藍海,最後決定製作優格、乳酪等 100% 草飼牛的乳製品。他開始執行這個想法後,由於員工多數是從遠端工作,協作的難度也增加了。Joseph 說:「一開始我們用電子郵件溝通。但開始製作精美、專業的 PDF 檔之後,附件的大小限制就成了一個問題。」員工為了更容易與同事及銷售商分享檔案,紛紛註冊 Dropbox 個人帳戶。Maple Hill 的產品銷售遍及全國後,Joseph 決定幫大家升級到 Dropbox Business,來取得更多儲存空間和控制權限。Joseph 表示:「Dropbox Business 提供更多功能,更能掌控及管理帳戶,另外空間也增加了。對於成長中的企業來說,這個方案相當合適,所以當然要及早採用。」

「現在我們能做到的事,在過去需要整個 IT 部門才能辦到。這讓公司得以保持小巧靈活。我們不必在檔案共享機制上太過費心。」

解決方法

整個世界都是我的辦公室

現有 16 名員工的 Maple Hill,利用 Dropbox Business 打破空間限制,讓大多不在哈德遜河河谷總部上班的員工能同步工作。共享資料夾讓銷售人員可以隨時存取最新的銷售單、產品單張和其他相關資料,不管他們人是在辦公室還是貿易展,都沒問題。Joseph 表示:「基本上我們所有的行銷素材,最後都會放進 Dropbox 資料夾。因為這樣一來,我們就能確保每個人不管走到哪裡,取得的都是相同、最新版本的檔案。」Maple Hill 也替供應乳品的 79 家農場個別建立了共享資料夾,藉此傳遞合約、有機認證書等重要文件。他們利用管理員主控台的共享權限設定,確保只有分享對象才能查看資料夾。這樣的設置,為 Maple Hill 及他們近 80 家的乳品供應合作夥伴省去了追蹤電子郵件附檔的麻煩。Joseph 說:「把所有內容放上 Dropbox,分享就變得容易許多。」公司員工都很依賴 Dropbox 行動應用程式,特別是乳品供應經理,因為她經常得到紐約州各地出差,開發新的 100% 草飼有機乳源。Joseph 說:「不管她人在哪座農場,把農場的有機證書拍下來之後,都可以立即透過 iPad 將照片上傳到 Dropbox。」Joseph 表示,遇到協作任務時,Dropbox 協作圖示也非常有幫助,像是在 Microsoft Excel 上更新乳品供應路線,就會用到這項功能。藉由協作圖示,瀏覽檔案的人可以直接在 Microsoft Office 程式中分享;要是他人對檔案作出變更,也可以直接將檔案更新為最新版本。Joseph 說:「有幾名員工會每天更新試算表,提供每個農場預計提供的最新牛奶磅數。協作圖示的小圈圈會告訴你有誰同時在編輯,確保不會損失任何內容。」

「Dropbox Business 提供更多功能,更能掌控及管理帳戶,另外空間也增加了。對成長中的企業來說,這個方案相當合適,所以當然要及早採用。」

成果

釋出資源,促進成長

Joseph 表示,Maple Hill 至今已成功展店至超過 6,000 家,這有一部分要歸功於他們所提供的優質產品與服務,才能與銷售商建立良好的關係。拜訪新的銷售商時,員工可以在手機上利用 Dropbox 連結,當場傳送相關資料給對方。Joseph 說:「我們是一家反應很即時的公司。員工只要動動手指就能取得資料,銷售商完全不需要等待。大家都知道,只要聯絡 Maple Hill,一定能馬上獲得回應。」Dropbox Business 也讓 Maple Hill 得以減少 IT 方面的開銷,因為他們已經不必再維護檔案伺服器。這樣一來,公司就能釋出更多資源,專心投入約 32 個 SKU 的設立工作。Joseph 表示:「現在我們能做到的事,在過去需要整個 IT 部門才能辦到。這讓公司得以保持小巧靈活。」