美國第一家、也是唯一獲認證的 100% 草飼牛有機乳品公司選用 Dropbox Business,讓員工能隨時隨地協作,為銷售商提供更優質的服務,同時也降低了這間家庭企業的 IT 成本。

乳品公司 Maple Hill Creamery

Maple Hill Creamery 的重要成效

食品公司 Maple Hill Creamery

員工生產力提升

食品公司 Maple Hill Creamery

重要文件控管更嚴密

食品公司 Maple Hill Creamery

降低 IT 開銷

面臨挑戰

享受更多科技的滋養

Maple Hill Creamery 跟許多小型企業一樣,源自於一次突發奇想。創辦人 Tim Joseph 受夠了大企業中的小螺絲釘生活,2003 年在紐約上城買下一塊地,實現童年的夢想:當農夫。接著,他買進乳牛,想要辭去正職工作,靠賣牛奶為生。他說:「當然,我的願望沒有成真,因為最後真正賺到的錢,根本不到原本的薪資水準。」於是他開始尋找市場中的藍海,最後決定製作優格、乳酪等 100% 草飼牛的乳製品。他開始執行這個想法後,由於員工多數是從遠端工作,協作的難度也增加了。Joseph 說:「一開始我們用電子郵件溝通。但開始製作精美、專業的 PDF 檔之後,附件的大小限制就成了一個問題。」員工為了更容易與同事及銷售商分享檔案,紛紛註冊 Dropbox 個人帳戶。Maple Hill 的產品銷售遍及全國後,Joseph 決定幫大家升級到 Dropbox Business,來取得更多儲存空間和控制權限。Joseph 表示:「Dropbox Business 提供更多功能,更能掌控及管理帳戶,另外空間也增加了。對於成長中的企業來說,這個方案相當合適,所以當然要及早採用。」

解決方法

整個世界都是我的辦公室

現有 16 名員工的 Maple Hill,利用 Dropbox Business 打破空間限制,讓大多不在哈德遜河河谷總部上班的員工能同步工作。共享資料夾讓銷售人員可以隨時存取最新的銷售單、產品單張和其他相關資料,不管他們人是在辦公室還是貿易展,都沒問題。Joseph 表示:「基本上我們所有的行銷素材,最後都會放進 Dropbox 資料夾。因為這樣一來,我們就能確保每個人不管走到哪裡,取得的都是相同、最新版本的檔案。」Maple Hill 也替供應乳品的 79 家農場個別建立了共享資料夾,藉此傳遞合約、有機認證書等重要文件。他們利用管理員主控台的共享權限設定,確保只有分享對象才能查看資料夾。這樣的設置,為 Maple Hill 及他們近 80 家的乳品供應合作夥伴省去了追蹤電子郵件附檔的麻煩。Joseph 說:「把所有內容放上 Dropbox,分享就變得容易許多。」公司員工都很依賴 Dropbox 行動應用程式,特別是乳品供應經理,因為她經常得到紐約州各地出差,開發新的 100% 草飼有機乳源。Joseph 說:「不管她人在哪座農場,把農場的有機證書拍下來之後,都可以立即透過 iPad 將照片上傳到 Dropbox。」Joseph 表示,遇到協作任務時,Dropbox 協作圖示也非常有幫助,像是在 Microsoft Excel 上更新乳品供應路線,就會用到這項功能。藉由協作圖示,瀏覽檔案的人可以直接在 Microsoft Office 程式中分享;要是他人對檔案作出變更,也可以直接將檔案更新為最新版本。Joseph 說:「有幾名員工會每天更新試算表,提供每個農場預計提供的最新牛奶磅數。協作圖示的小圈圈會告訴你有誰同時在編輯,確保不會損失任何內容。」

成果

釋出資源,促進成長

Joseph 表示,Maple Hill 至今已成功展店至超過 6,000 家,這有一部分要歸功於他們所提供的優質產品與服務,才能與銷售商建立良好的關係。拜訪新的銷售商時,員工可以在手機上利用 Dropbox 連結,當場傳送相關資料給對方。Joseph 說:「我們是一家反應很即時的公司。員工只要動動手指就能取得資料,銷售商完全不需要等待。大家都知道,只要聯絡 Maple Hill,一定能馬上獲得回應。」Dropbox Business 也讓 Maple Hill 得以減少 IT 方面的開銷,因為他們已經不必再維護檔案伺服器。這樣一來,公司就能釋出更多資源,專心投入約 32 個 SKU 的設立工作。Joseph 表示:「現在我們能做到的事,在過去需要整個 IT 部門才能辦到。這讓公司得以保持小巧靈活。」

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