這家小型企業專為大小品牌製作客製化標示看板,並利用 Dropbox Business 與遠端的客戶和同事協作。

設計公司 Martin Sign Company

Martin Sign 的重要成效

設計公司 Martin Sign Company

與客戶協作更流暢

支援行動存取,提升工作效率

公司創意資產控管更嚴謹

面臨挑戰

放手一搏

Martin Wall 在大型標示商店工作 12 年後,決定送給自己一個「盛大開幕」的告示。Martin Sign Company 於 2011 年成立,讓這位藝術系畢業生有機會為舊金山現代藝術博物館、訂位服務 OpenTable 等客戶親手打造手工標示。這是 Wall 第一次能自由創作,並以自己的想法經營公司。還在前公司上班時,Wall 必須以 DVD 和外接硬碟儲存檔案,再寄送給客戶,因此浪費了不少寶貴時間。前公司的伺服器對使用者也不是很友善。Wall 回憶道:「只要一離開公司,就什麼檔案都沒辦法用。」Martin Sign Company 的第一間辦公室,是舊金山教會區一間 700 平方英尺的「斗室」,Wall 和生意夥伴 Matt Cella 能時常面對面討論或傳送電子郵件,因此保持資訊同步並非難事。但僱用公司的第一位設計師之後,往來的電子郵件數量便大幅增加。由於 Wall 曾用過 Dropbox 個人帳戶分享自己的藝術作品,他決定改用 Dropbox Business,好井然有序地管理工作檔案。他表示:「我們需要專業的工具,而 Dropbox 是我們熟知又愛用的解決方案。投資正確的科技,並確保公司能不落人後,是我們很重視的一點。」

解決方法

辦公室內外皆可協作

目前擁有 10 名員工及 2,000 多個客戶的 Martin Sign Company,將 Dropbox Business 貫徹運用於設計與製作程序中。要向客戶收集設計檔時,員工會利用檔案請求功能或邀請客戶加入共享資料夾。舉例來說,有個連鎖烘焙品牌客戶透過 Dropbox 提交產品清單給 Martin Sign,如此員工就能確定自己看到的是最新版本。Wall 表示:「客戶都很清楚要把設計檔傳到哪裡。而客戶請我們提供範本時,他們也能輕鬆透過這種分享方式瀏覽我們的設計,並留言提供意見。」而設計檔案只是一切的開始。客戶也會上傳標示擺放位置的相片,讓製作人員據以選定適當的材質。Wall 說「通常要製作好幾版,才能得到最完美的標示。我們不必在一大串電子郵件中海底撈針,最新的版本永遠都會在 Dropbox 資料夾供我們隨時取用。」隨著團隊逐漸成長,Dropbox Business 也讓 Martin Sign 的員工不論在哪工作都能維持生產力。Wall 表示,有一名設計師因為家庭因素搬到威斯康辛州。「多虧 Dropbox 讓他可以遠端作業,公司才沒有因此損失寶貴人才。感覺就好像他沒有離開過。」員工在施工現場時,可以透過手機從 Dropbox 調出設計檔。包商完成施工或員工離職時,Wall 則可以透過管理員主控台的帳戶移轉功能,把專案檔案轉交給新的團隊成員。這樣一來,就算是新人,也能掌握最完整的專案資訊。

成果

節流,開啟成長之源

Wall 說,Dropbox Business 協助他實現了創業的夢想。他說:「我聽過很多企業主,都在伺服器上花了 25,000 美元左右的成本。我們改採 Dropbox 實在省下很多錢,而且存取檔案也比使用伺服器更簡單。」Wall 補充道,Dropbox 也讓公司更能適應瞬息萬變的市場。Wall 說他創立 Martin Sign Company 時,主要把注意力放在創意發想的部分,但 Dropbox 協助他把公司打造成更好的雇主和供應商。他說:「Dropbox Business 非常彈性,我可以在短時間內輕鬆新增成員,或透過資料夾分享設計檔,減輕客戶的負擔。這種可輕鬆擴充的特性,讓公司得以快速成長,速度遠超出我原先對小型企業的期待。」

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