這家職人咖啡館利用 Dropbox Business 管理業務的所有面向,從飲品配方協作到財務管理,無所不包。

Mazarine Coffee 的重要成效

所有員工都能輕鬆存取

利用共享資料夾與行動存取提升工作效率

嚴謹控管公司機密資訊

面臨挑戰

烘焙出業界革新香氣

為迎合當今大眾對咖啡的熱愛,有越來越多職人咖啡品牌開始尋找最頂級的豆子,並於自家烘焙。但在 Hamid Rafati 看來,很少人真的重視烘焙過程本身。這表示顧客最後喝到的咖啡品質常是普普通通。Rafati 希望 Mazarine Coffee 的誕生能改變這個現況,將重點拉回開發配方及訓練員工,為顧客打造最完美的咖啡。Rafati 表示:「這樣一來,我們就能成為自創咖啡的專家。」這位前任設計工程師,希望能為員工創造利於協作的環境,以催生舊金山的新品種咖啡。他最後發現,透過電子郵件與員工分享配方和其他檔案,很容易使新舊版本混淆。已有用 Dropbox 儲存分享個人檔案經驗的 Rafati,決定在自己的小公司內推行這項解決方案的企業版。他說:「我一成立 Mazarine,就發現我可以訂購企業版,供所有員工使用。」

「Dropbox 幫我處理了很多我無暇顧及的事,讓我能專心經營公司。我也因此有更多時間可以訓練咖啡師和客服人員。」

解決方法

齊心研磨

現在 Mazarine Coffee 大部分的業務都在 Dropbox Business 上完成。舉例來說,咖啡師可能會在 Excel 上開發新的摩卡咖啡配方,然後把檔案傳到 Dropbox Business,以便 Rafati 與其他員工提供意見。Dropbox 協作圖示能為協作人員持續追蹤進度,而且只要有人變更檔案,所有使用者的版本都會更新為最新內容。「如果檔案有超過一個版本,一定會有不一致的情況。」Rafati 表示。「Dropbox 幫我處理了很多我無暇顧及的事,讓我能專心經營公司。我也因此有更多時間可以訓練咖啡師和客服人員。這就是 Dropbox 為我解決的問題。」Dropbox Business 能協助 Mazarine Coffee 員工順利完成工作,就算人不在金融區的辦公室也沒問題。Rafati 會把所有烘焙館及其他供應商寄來的 PDF 請款單都上傳到 Dropbox 共享資料夾,他的會計只要進入資料夾就可以開始付款作業。管理員主控台則讓 Rafati 得以控管機密公司資訊的存取權限。「只有我的會計能存取會計資料夾。」Rafati 表示。「我只要動動手指,就能把適當的資料夾分享給適當的人。」2014 年,Dropbox 也在 Mazarine Coffee 店面的興建過程中扮演重要角色。Rafati 與建築師、包商、零售商開會時,他會在 iPad 上透過 Dropbox 行動應用程式調出建築藍圖和其他文件。「大家都需要存取文件或進行編輯。」他表示:「Dropbox 是個很理想的協作平台。」

「如果檔案有超過一個版本,一定會有不一致的情況。這就是 Dropbox 為我解決的問題。」

成果

把時間留給最重要的事

Rafati 表示,Dropbox Business 簡化了員工共享及協作檔案的流程,讓 Mazarine Coffee 得以專注經營業務。他說:「Dropbox 幫我處理了很多我無暇顧及的事,讓我能專心經營公司。我也因此有更多時間可以訓練咖啡師和客服人員。」