Dropbox Business 讓租貸仲介不論身在何方,都能立即取得公司手冊和計畫文件,跟客戶與總部溝通變得更迅速流暢。

Mirvac 的重要成效

即時呈現最新不動產資訊

提升行動生產力

強化協商機制

面臨挑戰

辛勤發展

Mirvac 的房地產由北方的昆士蘭綿延至南部的維多利亞省,零售團隊大多數時間都在外奔波。負責租賃事宜的主管特別需要在房產現場與零售商客戶進行討論,全盤瞭解該市場的所有細節。為了提升工作效率,員工必須要隨時存取各種公司資料,例如預算規畫、購物中心平面圖、租賃準則、和相片等。過去,若團隊需要更新過後的房產報告,就必須下載多封電子郵件中的附件,因為一封郵件塞不下大型的報告檔。要不然,他們就必須請同事將檔案列印出來或傳至 USB,然後再請郵差寄過來。這樣的過程不僅花錢,還很花時間。Mirvac 全面採用 Dropbox Business 後,一切就變了。有了 Dropbox 後,主管可以直接在 iPad 和 iPhone 上存取 Mirvac 最新的房產資料,隨時都可以工作。Mirvac 全國零售租賃專員 Joann Chung 說:「Dropbox Business 最棒的好處就是讓我不管身處何方,都能存取所有檔案。」

「有了 Dropbox Business 後,與零售商客戶喝咖啡時,就能直接在 iPad 上開啟租賃手冊、商場平面圖、或是銷售數據。」

Mirvac 全國零售租賃專員 Joann Chung

解決方法

員工四處征戰的堅強後盾

改用 Dropbox Business 的過程可說是自然而然,首先,先是有幾名 Mirvac 的員工使用自己的 Dropbox 個人帳戶儲存重要檔案。Joann 說:「漸漸地,所有人都在使用 Dropbox。我們知道若全公司套用 Dropbox Business,一定能簡化存取租賃工具的方法。」由於 Dropbox 非常容易使用,且許多員工早已對它相當熟悉,要全公司改用 Dropbox Business 簡直是易如反掌。」「Dropbox Business 最難能可貴的地方在於:不太會用電腦的人也能輕鬆上手!」Joann 說。「只要按一下檔案並選擇下載,檔案就會存進您的裝置了。」租賃主管不論是在公司大樓還是在家中辦公室工作,都能透過 Dropbox Business 存取所有檔案。Dropbox 提供使用的機動性,大大幫助了必須到處拜訪客戶的主管人員。Joann 解釋道:「有了 Dropbox Business 後,我們與零售商客戶喝咖啡時,可以直接在 iPad 上開啟租賃手冊、商場平面圖、或是銷售數據給客戶看。可以隨時隨地工作這點,對我們的業務來說至關重要!」另外一個重要的好處是,不管有沒有網路連線,使用者皆可存取 Dropbox 檔案。公司部分的房產不在市區,「不是隨時都有穩定的網路連線。」Joann 說。「不過只要從 Dropbox Business 下載文件後,我們不需要透過網路就能存取。」讓員工能更輕易地獲得所需檔案後,Mirvac 成功提升了全公司的工作效率。「我的經理超愛 Dropbox Business,因為 Dropbox 讓她可以在出差時也保持工作高效率。」Joann 補充道。「經理總是忙著參加各種會議,有了 Dropbox 後,不管她人在哪裡,都可以批准案子和做出決策。」

「Dropbox Business 最棒的好處就是讓我不管身在何方,都能存取所有檔案。」

Mirvac 全國零售租賃專員 Joann Chung

成果

安全又靈活的檔案分享機制

Dropbox Business 除了讓業務拜訪客戶時能更有效率,也改進了公司內部的會議流暢度。主管可以輕鬆將文件分給所有與會人士,就算有人在家工作也沒問題。「每個月的租賃會議中,我們必須跟所有人報告各中心的最新計畫。」Joann 表示。「Dropbox Business 讓所有人可以同時瀏覽同一份文件。」若要跟外部人員分享檔案,Dropbox Business 所提供的管道也比電子郵件來得安全方便。以往,Mirvac 的主管為了傳送大型檔案給零售商,必須用多個電子郵件附件才能寄出。若收件者信箱的空間不夠,就得傳送多封郵件,才有辦法順利傳送檔案。如今,只要傳送 Dropbox 分享連結就大功告成。Joann 表示:「採用 Dropbox 後,誤會減少了,主管和客戶間的溝通也順暢多了。再也不會遇到電子郵件附件太多而遭退信的狀況。新方案賦予公司強大又好操作的工具,來存取和分享檔案,且不受地理限制,Dropbox Business 無疑已成為 Mirvac 租賃業務中不可或缺的一部分。Joann 用一句話表達 Dropbox 的重要性:「沒有 Dropbox,就沒有我的團隊。」

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