這家網頁開發公司透過 Dropbox Business 強化健康分析表及全員簡報等協作,開發人員就算不在辦公室,也可以持續工作。

Mobify 的重要成效

增強管理能見度與控制權限

輕鬆部署,使用者接受度高

任何裝置皆可隨時隨地協作

面臨挑戰

在試誤中找答案

由於員工都有很強的科技背景,Mobify 創立以來一直都沒有正式的 IT 部門,而是以幾種使用起來不需花太多力氣支援的產品替代。其中有些應用程式因為員工接受度高,獲選成為固定班底,像是 Dropbox 就是一個例子。Dropbox Basic 和 Pro 帳戶雖廣受員工歡迎,在物流方面卻仍有不足之處。為了建立更集中化的公司檔案管理機制及更理想的檔案存取權限管理設定,公司改用了另一款與 Dropbox 類似的解決方案。不幸的是,這項決定卻造成了令人頭痛無比的後果。系統工程師 Kyle Young 回憶道:「我們接到很多抱怨,說文件沒有正確同步,有些還遭到誤刪。大家都手足無措。」Mobify 於是決定不再浪費錢訂購沒用的解決方案。他們發現 Dropbox Business 符合公司對安全與企業權限設定的所有要求後十分高興,連忙回到 Dropbox 的懷抱中。Young 說:「大家都還記得用 Dropbox 共享及同步時,工作有多順暢。不僅不曾遺失檔案,更完全符合使用者需求。這項企業解決方案也符合我們所有的要求。科技業的人對自己使用的工具標準都比較高,而 Dropbox Business 正是唯一的一套解決方案,能達到我們對檔案共享工具的標準。」他們一開始為每個辦公室的團隊提供 NAS 儲存伺服器和檔案的 VPN 存取,但很快就發現 VPN 連線容易出問題。全球 IT 服務經理 Nithin Veeraarasu 如此形容:「遠端存取一直是個問題,對我們的銷售團隊尤其嚴重。他們有時必須用 3G 熱點透過 VPN 存取資訊,條件很不理想。我們開始遇到很多文件同步的問題,版本很難統一。」除了上述的連線及版本問題,Mac 使用者 (占該公司人力的 35%) 嘗試使用 VPN 時,還會遇到作業系統衝突的狀況。這麼多的問題,讓組織擴張的過程更加複雜,也讓 NewVoiceMedia 的 IT 部門耗費了過多的時間和心力。

「科技業的人對自己使用的工具標準都比較高,而 Dropbox Business 正是唯一的一套解方案,能達到我們對檔案共享工具的標準。」

Mobify 系統工程師 Kyle Young

解決方法

推行方案,快又簡單

Mobify 共 85 名員工,只花了一週就全面開始使用 Dropbox Business。由於使用者都已經很熟悉 Dropbox,帳戶設置過程十分簡單。上一個解決方案造成的災情很快就結束了。Young 形容 Dropbox Business「非常直覺」,並補充:「我們重視的是團隊生產力與速度。我們應該要把精力放在自己的強項,也就是公司核心的商業價值,而不是花很多時間管理 IT。Dropbox Business 讓我們有辦法做到這點。」Dropbox Business 為 Mobify 找回了公司文件的控制權,清楚劃分工作和個人檔案,同時持續開放員工使用 Dropbox 個人帳戶。上一個解決方案的諸多同步問題,像是銷售合約範本在談案子時憑空消失等等,現在早已成為往事。Young 表示:「以前我每天要花數個小時排除問題。舊方案在部署和移除使用者以及設定存取權限方面的程序,跟 Dropbox Business 比起來顯得過於繁瑣。現在 Young 可以讓內容的擁有者自行管理檔案使用權限,他本人只要專注在系統與產品開發等優先事項就好。Young 自身也是極力主張採用 Dropbox Business 的人。他解釋道:「Mobify 的所有人都比較喜歡 Dropbox Business 這種不需要花太多精神管理的解決方案。省下來的時間可以用來投資在產品開發上。」

「Mobify 的所有人都比較喜歡 Dropbox Business 這種不需要花太多精神管理的解決方案。省下來的時間可以用來投資在產品開發上。」

Mobify 系統工程師 Kyle Young

成果

征服協作

Mobify 會把健康保險文件、全體員工週會簡報等跨部門資產都放到 Dropbox Business 以供存取,而個別部門也會利用 Dropbox Business 建立較小型的共享圈。舉例來說,產品研發設計師會與行銷設計師共享檔案,以便取得行銷素材。「Dropbox Business 有助於員工建立無形的『公會』,讓不同部門的設計師可以輕鬆互通有無、協力合作。」Young 解釋道。外部協作方面,Dropbox Business 的分享連結讓 Mobify 能輕鬆傳送素材給西雅圖的行銷合作夥伴,也讓特殊服務團隊可以毫不費力地與客戶分享產品開發模擬樣本。「我們若想即時分享最新資產,就絕對少不了 Dropbox Business。」內容營銷策略師 David Fay 表示。Mobify 的員工出差時,Dropbox Business 提供的可靠同步、離線存取、直覺好用的行動應用程式等豐富功能,都能幫助他們持續掌握最新資訊並維持生產力。Fay 解釋說:「我們可能需要在飛機上或飯店房間裡快速拼湊出一份報告。多虧有了 Dropbox Business,所有素材都分門別類地存放在同一個空間,要用就有,讓我們能在短時間內快速編撰需要的內容,不必因為出門在外就中斷工作。」Mobify 的員工不管是伏案趕工還是在外尋找新客戶,都有 Dropbox Business 當靠山。易於使用又極為可靠,正是 Mobify 一開始選擇這項方案且愛不釋手的原因。

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