拉丁美洲的頂尖企業傳播顧問公司利用 Dropbox Business 與客戶協作,並讓員工把工作帶著走,成功節省時間與金錢成本。

企業傳播顧問公司麥盛集團

麥盛集團的重要成效

加快同步,進而提升生產力

IT 開銷省更多

客戶機密資訊控管更嚴謹 

面臨挑戰

簡化企業傳播

位於聖保羅的企業傳播一站式服務公司麥盛集團,與超過 600 家客戶一同成長,現在已經是業界的領導品牌。然而,正當公司將企業版圖擴展至巴西其他城市,甚至是亞洲與美國,管理階層卻發現現有的辦公室科技限制了業務運作的靈活度。由於檔案都存放在內部伺服器,公司必須不斷投注資源在系統架構及軟硬體上。支援服務團隊也很難在同樣的文件上協作。員工需要遠端存取文件時,還必須先建立 VPN 連線。「安全防護與內部系統等因素,使得連線速度非常緩慢。」提供投資人關係、公關與數位傳播等多項服務的麥盛集團之財務長 Rodolpho Zabisky 表示。「員工存取同樣的檔案時,也常出現版本衝突的問題。」測試過其他解決方案後,麥盛決定採用 Dropbox Business。IT 部門主任 Alex Souza 表示,促成這項決定的關鍵因素,是這款解決方案的同步速度以及易於上手的特性。「我們只要建立帳戶,並把登入資料傳給員工就好。這個平台非常容易上手,員工不需要花數小時接受訓練,為 IT 團隊省下不少時間。」Alex Souza 解釋道。

解決方法

隨時隨地都能工作

現在,麥盛旗下 250 名員工都透過 Dropbox Business 與同事和客戶協作。不管是製作簡報、新聞稿或其他文件,員工都可以透過 Dropbox 分享連結,確保共享對象看到的永遠是最新版本。Dropbox 協作圖示則會在多人編輯同一份文件時,確保不會意外出現衝突版本。Zabisky 說:「整個團隊同時編輯同一份文件時,協作圖示的通知就很有幫助,在留言方面尤其為是。」文件編輯完成後,員工可以透過電子郵件或 WhatsApp 傳送 Dropbox 連結,把最終版本交到客戶手上。Souza 說:「客戶對 Dropbox 的 WhatsApp 整合功能讚不絕口。」麥盛的員工還可以利用 Dropbox 行動應用程式,隨時隨地快速存取及分享檔案。他們不需要再浪費時間建立 VPN 連線,也因此能更專心為客戶服務。Zabisky 表示:「客戶跟你要檔案時,你就算坐在車子裡,也可以直接用手機傳送檔案。這在巴西非常實用,因為我們常常會塞在車陣中而耗掉很多時間。」麥盛的管理階層利用管理員主控台,確保客戶的機密資訊只跟正確的接收者分享。Souza 說:「我們得到的結論是,Dropbox 比其他資安與防護措施都來得安全可靠。如果資料安全與機密性無法獲得保障,我們當初就不會選擇 Dropbox。」

「我們得到的結論是,Dropbox 比其他資安與防護措施都來得安全可靠。如果資料安全與機密性無法獲得保障,我們當初就不會選擇 Dropbox。」

麥盛集團 IT 主任 Alex Souza

成果

省時又省錢

採行 Dropbox 後,麥盛的營運變得更有效率,釋出更多時間,讓員工可以專心服務客戶。Alex 估計,員工捨棄先前的 VPN 系統並改用 Dropbox 存取檔案,每週共可省下 1,000 小時。「而且這還只是 VPN 的部分。」Souza 說:「公司內部還有很多地方,成本也都減少了。」麥盛表示,採用 Dropbox 之後,公司不再需要購買新的伺服器、VPN 授權和其他備份軟體,每年節省的 IT 開銷直逼六位數。Zabisky 說:「當初決定採用 Dropbox 時,節省成本並不是我們的考量。我們主要是想讓員工更具機動性。沒想到後來這項計畫在財務上也為我們帶來非常多好處。」身為擁有超過 600 個客戶的巴西上市公司龍頭,麥盛就算遭遇天災,也絕不容許業務中斷。Dropbox Business 曾在一場長達三小時的停電中,讓員工仍可繼續服務客戶。Souza 說:「因為有 Dropbox,大家可以繼續用筆電或手機工作,公司業務完全沒有被打斷。」

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