NewVoiceMedia 捨棄傳統伺服器,改採 Dropbox Business,藉此簡化了全球擴張程序, 並減輕 IT 部門工作負擔。

NewVoiceMedia 的重要成效

不受作業系統限制的檔案儲存與分享機制

降低 IT 支援需求

檔案遺失或遭刪除時可快速還原

面臨挑戰

IT 問題排山倒海般襲來

雲端客服廠商全球領導品牌 NewVoiceMedia 一直在世界各地擴大客戶群。銷售額增加的同時,該公司為符合客戶需求,擴張了組織架構,在英國、澳洲等地設立辦公室。 他們一開始為每個辦公室的團隊提供 NAS 儲存伺服器和檔案的 VPN 存取,但很快就發現 VPN 連線容易出問題。全球 IT 服務經理 Nithin Veeraarasu 如此形容:「遠端存取一直是個問題,對我們的銷售團隊尤其嚴重。他們有時必須用 3G 熱點透過 VPN 存取資訊,條件很不理想。我們開始遇到很多文件同步的問題,版本很難統一。」 除了上述的連線及版本問題,Mac 使用者 (佔該公司人力的 35%) 嘗試使用 VPN 時,還會遇到作業系統衝突的狀況。這麼多的問題,讓組織擴張的過程更加複雜,也耗費了 NewVoiceMedia 的 IT 部門過多時間和心力。

解決方法

可靠連線,高度相容

NewVoiceMedia 開始評估相關雲端解決方案,以改善各地團隊的檔案存取、安全防護及同步機制。NewVoiceMedia 是 Salesforce 的合作夥伴,所有據點都使用 Microsoft® Office 365,所以 OneDrive 看來是個合理的選擇。然而,Veeraarasu 解釋道:「我們比較了各項解決方案的費用和功能,發現 Dropbox Business 真的脫穎而出。這項服務符合高標準,也早為大家所熟知。」 該公司最後決定推行 Dropbox Business,並在每個團隊的資料夾內新增一份安裝與疑難排解指南,以減輕 IT 工作負擔。Veeraarasu 說:「現在,新員工加入公司後,如果遇到問題,都可以直接到 Dropbox Business 裡參考指南,不必再等隔天英國辦公室上班幫他們解決問題。」 Mac 使用者也不必再擔心相同性的問題,因為 Dropbox Business 可在各種裝置和作業系統上無縫運行。另外,不論使用什麼裝置,這款應用程式都能提供檔案還原功能;Veeraarasu 形容這是「生意上的一大資產」。

成果

降低花費,客戶受益

Dropbox Business 減輕 IT 團隊負擔並消除 VPN 成本,讓 NewVoiceMedia 能把資源放在優先順序更高的計畫上。系統變得更穩定後,公司擴充人力及辦公室據點也更容易了。Veeraarasu 表示, 這些變化也影響了 NewVoiceMedia 的客戶。「我們的行銷團隊能分享想法、活動、預算及成果;銷售代表能存取正確的客戶簡報檔。有了 Dropbox Business,一切井然有序,企業也更順利成長。」

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