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Plex Systems 是一家雲端製造 ERP (企業資源規劃) 公司。在採用 Dropbox Business 後,員工得以隨時隨地透過任何裝置相互協作,員工數遂在過去兩年成長了一倍。

Plex Systems 的重要成效

高擴充性與高成本效益的 IT 架構

透過行動裝置更快速回覆客戶  

更簡單、強大的跨地點協作  

面臨挑戰

排除障礙,快速成長

Plex Systems 的創辦人都曾在製造業工廠任職,他們所成立的 Plex Systems 協助四百多家製造業者將關鍵製程移至雲端,改善庫存管理和產品運輸。Plex Systems 總部位於密西根,近兩年內規模極速擴張了一倍。公司很快便體認到,他們亟需升級內部工具,才有辦法跟上公司的成長速度。在不同地區工作的員工以往倚賴電子郵件彼此協作,但同一個檔案常常出現多種版本,導致「檔案管理夢魘」,IT 總監 Chris Pesola 說。「我們需要更好的協作方式,讓員工可以不受地理位置或裝置所限。」他說。Plex Systems 本身就是雲端服務公司,他們比較了多種協作工具後發現,Dropbox Business 非常容易使用,最受大家青睞。從前工作一定是在桌機上完成,但現在每個人使用的平台都不一樣,公司必須採用能在任何裝置上使用的服務。「我們心目中理想的協作方案必須易於使用,不能造成員工反彈。」Pesola 說。「採用任何新工具時很難不引起抱怨。」

「我們想尋找的解決方案,無論是從使用者界面、安全性、或部署難易度的角度評估,都要是最好的。還要能在 Mac、PC、手機、和其他各種裝置上運作無礙。我們發現,答案就是 Dropbox。」

解決方法

讓使用者選擇自己偏好的工具

Dropbox Business 讓員工可以隨時隨地透過慣用的應用程式工作,保持工作高效率。「我們的使用者很開心能在網頁上開啟原生 Office 檔案。」Pesola 說。行銷部門現在透過 Dropbox 協作圖示一同編輯 PowerPoint 簡報。協作圖示可以讓員工得知是否有他人正在編輯檔案,並在有新內容時將檔案更新為最新版本。財務團隊的成員則透過分享連結或共享資料夾傳送合約。而銷售人員則可以在談客戶時,從行動裝置輕鬆存取必要文件並與客戶分享。 「若有潛在客戶跟銷售人員說:『來簽約吧!』,我們的銷售人員可以在彈指間拿出合約。」Pesola 說。管理員主控台讓 Plex 監視可疑的帳戶存取和登入,確保公司「自攜裝置 (BYOD)」的政策不會導致資料外洩。若有員工遺失裝置或離職,IT 人員可以將裝置上的檔案移轉或遠端清除。

「在動態的競爭與公司的商業環境下,我們必須做好不斷改變的準備。如果沒有像 Dropbox Business 這樣的協作平台,很難想像我們要怎麼維持目前的營運和展店作業。」

成果

成本降低,效率提升

Plex 表示,有了 Dropbox Business 後,公司便準備好隨時因應未來的成長,擴大規模。本機硬碟和裝置的容量上限下修,公司對硬體的長期投資也得以降低。「不必升級後端系統架構最直接的好處,就是省下一筆六位數美元的花費!」Pesola 說。對於銷售和行銷人員來說,採用共享資料夾後,信件流量也少了許多。員工得以專注在工作和客戶需求上,不必花時間釐清檔案的最新版本究竟是哪一個。銷售人員隨時都能借由行動裝置登入 Dropbox,存取重要的履約保證和合約,更快速地回覆客戶的需求。終極好處?銷售人員可以談成更多案子,為公司帶來大筆進帳!