新加坡軟體提供商倚賴 Dropbox Business 支援設計及開發專案協作,持續為全球批發商提供更好、更完整的後端庫存管理解決方案。

TradeGecko 的重要成效

軟體設計員彼此協作無間

快速預覽並分享大型設計檔

安全儲存人資和公司文件

面臨挑戰

跟上爆炸性成長的業務

2012 年,三名創業家在紐西蘭成立了 TradeGecko,公司的成長幅度驚人,短短幾個月內,光是設計團隊的規模就擴增至三倍。上至與軟體相關的專案,下至行銷計畫,員工都必須彼此協作。當時員工會將檔案儲存在本機,並傳遞隨身碟與大家分享檔案。漸漸地,員工發現他們需要更強大的解決方案,讓他們能夠即時共享檔案並允許多人存取。有鑒於設計和開發人員經手的檔案都是大型 Photoshop、Adobe Illustrator、和 Sketch 檔案,他們所尋找的共享平台,也一定要讓他們能輕鬆處理大型檔案。

公司遂決定建立一個 Box 帳戶,但據資深設計人員 Alex Smee 所說:「使用起來並不理想。」當時 TradeGecko 中有許多員工本身已在使用 Dropbox 個人帳戶,公司最後便選擇改採 Dropbox Business。

「對設計師來說,沒有什麼方案可以媲美 Dropbox Business。這是最簡單、直接了當的選擇,完全化解了我們所面臨的協作困境。」

解決方法

預覽檔案及跨團隊協作輕鬆無比

Dropbox Business 讓 TradeGecko 的團隊成員得以輕易地分享專案、同時編輯多項專案、並確保檔案版本一清二楚,絕不造成版本混淆。除了設計師能彼此緊密合作,全公司其他人員也能透過 Dropbox Business 預覽檔案,隨時了解專案進度。

共同創辦人暨執行長 Cameron Priest 表示:「我的電腦上沒有裝 Adobe Illustrator,但藉由 Dropbox Business,我還是能查看員工以 Adobe Illustrator 建立的最新檔案。」

Dropbox Business 不僅讓 TradeGecko 的員工得以輕鬆分享和儲存超大型檔案,而且還不必把這些巨型檔案留在本機硬碟中。

Smee 解釋道:「公司行銷素材有時會包含影片,若存在硬碟上,便會占去數 GB 的空間,這時便是 Dropbox Business 選擇性同步功能大放異彩的時刻。」

公司有時須與外部人員分享文件,譬如提供資料給律師,讓他們針對股票選擇權等項目給予意見,這時也必須倚賴 Dropbox Business。檔案權限設定功能讓公司能確保所有檔案都能安全存放在 Dropbox 中,上至人資檔案、下至員工文件和財務報表,都可以僅與特定人士共享。

「Dropbox Business 就像是所有專案的大總部。工作中的每分每秒都離不開它。」

成果

運作流暢的每日工作流程

有了 Dropbox Business,TradeGeco 雖持續擴大全球員工規模,每日必經的業務流程也仍可流暢運作。Smee 表示,公司裡的設計人員不必單打獨鬥,這讓他們特別開心。協作變得簡單無比,執行專案的速度自然也大幅提升。

他補充道:「Dropbox Business 就像是所有專案的大總部。工作中的每分每秒都離不開它。」

Dropbox Business 最棒的地方就是它能在背景運作,TradeGecko 的員工不必分神管理不同的應用程式和作業流程,只需要專注在推動公司前進的重要事項上。

「我們編輯檔案的方式,就像檔案儲存在本機一樣,」Smee 說。「所有檔案都是最新版本,也都已同步和備份完成。Dropbox 使用起來實在太順暢,我們甚至不會意識到正在使用它。」