電子郵件

我該怎麼藉由電子郵件分享檔案?

透過電子郵件協作的好處是:所需的系統架構您都已經有了。您多半早已慣用電子郵件系統,您的團隊成員也一定知道如何透過電子郵件傳送檔案。

電子郵件

  • 您現有的電子郵件系統已具備基本功能

Dropbox

  • 註冊 Dropbox
  • 下載 Dropbox 應用程式

雖然註冊 Dropbox 一點也不複雜,但每封電子郵件下方都有一個「附加檔案」的選項,實在很難讓人改變習慣。您的團隊必須取得共識,不再使用電子郵件傳送檔案。不過,這一切都是值得的,尤其是協作大量檔案時,使用 Dropbox 會讓事情變得超簡單!


我要如何與團隊成員分享檔案?

如果您只是要傳送一兩個不需要再編輯的檔案,您當然可以選擇以電子郵件傳送。但是,若您要分享新編輯過的檔案,您就必須要再次將檔案寄給所有團隊成員。

電子郵件

  • 撰寫新的電子郵件
  • 附加檔案
  • 傳送郵件
  • 每次更新檔案都要重複以上步驟

Dropbox

  • 在您的 Dropbox 中建立新資料夾,專門用來與團隊分享檔案
  • 在資料夾上按右鍵,與團隊成員共享
  • 把您想分享的檔案放至電腦上的 Dropbox 資料夾
  • 檔案便會出現在團隊成員的 Dropbox 資料夾中
  • 若有人編輯檔案,所有人手上的複本都會自動更新

建立 Dropbox 資料夾的確是要花一些工夫,但是設定完成後便可一勞永逸。設定好的資料夾,樣貌和使用方法就跟您電腦上的資料夾一樣,但卻多了同步功能,每當有人變更檔案內容,資料夾便會自動更新。若您的團隊處理的檔案很多,花點時間建立共享資料夾絕對值得!您不僅可以讓所有成員同步掌握資訊,還能將公司檔案集中儲存。

此外,使用專門的管道分享檔案,您就能把訊息溝通和檔案協作工作分開處理。讓 Dropbox 處理檔案協作事宜,而電子郵件就專門用來與團隊溝通!


我要如何與客戶分享檔案?

透過電子郵件分享檔案給團隊成員或給客戶是沒有差別的,您都只是在郵件中附加檔案然後傳送郵件。這可能會造成安全漏洞,若您不小心將檔案寄送至錯誤的電子郵件地址,檔案就可能外洩 (若是寄給錯誤的收件人群組更可怕!)。

電子郵件

  • 撰寫新的電子郵件
  • 附加檔案
  • 傳送郵件

Dropbox

  • 在您的 Dropbox 資料夾中,右鍵點選該檔案
  • 選擇選單上的分享 Dropbox 連結,產生分享連結
  • 若您有訂購 Dropbox Pro 或 Business 方案,您可以為分享連結設定密碼和到期日
  • 將連結傳送給客戶。客戶可以使用任何網頁瀏覽器瀏覽或下載連結內容

Dropbox 能明確分類團隊成員和客戶。團隊成員可以在共享資料夾中協作檔案,客戶則僅能透過分享連結或唯讀權限瀏覽部分檔案和資料夾。這麼一來,您的團隊可以享有檔案自動同步功能的便利,而對於公司外部人員,則可傳送無法編輯的複本。

除此之外,若您有訂購 Dropbox Pro 或 Business 方案,還能為這些僅供唯讀的檔案設定密碼保護,避免有人不小心外洩機密文件。就算不小心傳送了不想分享的檔案,也可以立即停用連結,避免他人存取。


我要如何分享大型檔案?

您無法使用電子郵件來傳送大型檔案。由於這項技術上的限制,只要您分享的檔案容量過大,便無法以附件的方式傳送。此外,如果收件人的電子郵件系統所能接收的附件容量限制更嚴,他們可能根本收不到您的檔案。

電子郵件

  • 每個郵件伺服器的檔案大小限制皆不同
  • 內容只要有變更,就必須重新傳送整個檔案

Dropbox

  • 透過 Dropbox 應用程式上傳檔案,完全沒有檔案大小限制
  • 同步時,系統只會把有變更的部分上傳至 Dropbox

大部份的郵件伺服器附件大小都不能超過 25 MB,有些甚至還會限制單一帳號可以傳送的資料總量。解決這個問題最簡單的方法,就是將檔案上傳至伺服器或是雲端檔案分享系統 (例如 Dropbox)。而且,就算您的檔案大小沒有超過郵件的上限,要等檔案上傳完成也是一件麻煩事,如果您常常需要分享更新後的檔案版本的話,那更是煩人。

Dropbox 也經過特別設計,只會上傳檔案中內容有更新的部分,所以比起電子郵件系統,速度要快得多。


我該如何管理檔案的舊版本?

電子郵件系統的設計並非用來記錄檔案版本,但是許多公司因為沒有採用專門的方案來保存檔案,所以都將就使用電子郵件來達到這個目的。壞處是,員工常常要在茫茫信海中搜尋檔案,要是大家命名檔案的方法都不同,那真的是大海撈針。

電子郵件

  • 就算您的信箱中零散地存放了一些舊的檔案,但畢竟電子郵件服務並無法提供專門的檔案版本記錄功能
  • 常見的做法是每次傳送檔案時,在檔案名稱中加入版本編號

Dropbox

  • 在您的 Dropbox 資料夾中,右鍵點選該檔案
  • 在選單中選取檢視過去版本,查看檔案的歷史版本列表
  • 選擇您要的版本,然後按一下還原

Dropbox 將檔案版本記錄功能自動化,而且整理得清清楚楚。比起雜亂無章的電子郵件系統,Dropbox 能把檔案的新舊版本連結在一起,讓您輕鬆瀏覽所有歷史版本。每當使用者作出變更,Dropbox 便會自動記錄新版本;所以除非您需要還原舊版,否則都不必處理任何關於檔案版本的事。

對小型團隊來說,使用電子郵件來保存檔案版本也許還勉強過得去,但採取專門的檔案版本管理系統並不只是為了追求方便,更是為了有多一層保障。電子郵件順手就可以刪除,若您的郵件伺服器有信箱大小的限制,更是不得不刪。如果您刪除了夾帶附件的郵件,那個文件版本就一去不復返了。要是團隊成員不夠小心,就可能造成團隊資料遺失。


我要如何在行動裝置上存取檔案?

在行動裝置上透過電子郵件傳送檔案,跟使用電腦傳送的利弊是一樣的。一方面來說,若您的團隊會在工作中使用行動裝置,他們多半也很習慣在裝置上收發電子郵件。但是,要維持檔案永保最新版本仍然是個難題。

電子郵件

  • 開啟行動裝置上的電子郵件應用程式
  • 找到附有該檔案的郵件
  • 下載檔案,並在適合的應用程式中編輯
  • 編輯完成以後,再把新版檔案以電子郵件寄給團隊成員

Dropbox

  • 下載 Dropbox 行動版應用程式
  • 登入您的帳戶,直接在 Dropbox 行動應用程式預覽檔案
  • 使用如 Microsoft Office 等與 Dropbox 連結的行動應用程式編輯檔案,所作出的任何變更皆會同步至所有裝置

在行動裝置上使用 Dropbox 比用電子郵件要來得方便的最大原因,是 Dropbox 可以提供您一個明確的檔案系統。Dropbox 能把檔案以您熟悉的資料夾/檔案結構整理妥當,讓您不必再翻遍信箱尋找對的附件。透過 Dropbox 行動版應用程式,您可以輕鬆預覽最新版本的檔案,不必每次檔案有一點點微調時就要再收一次信。