會議紀錄範例、備忘錄與議程範本

您在會議時負責紀錄嗎?無論是董事會、工作團隊進度追蹤或專案會議,這種實用的會議紀錄範本,可讓您事半功倍。

讓所有人掌握一致進度

只需新增您的內容

有了預設文字作為指南,您可以使用此現成的免費會議紀錄範本,在會議一開始即填入會議日期、與會者、議程、討論內容和行動項目。

將團隊成員邀請至文件

此雲端備忘錄範本讓共享變得輕鬆簡單。無需儲存至您的硬碟,也不需在電子郵件中附加檔案。只需邀請您的會議參加者使用文件即可。

即時共同編輯

在您邀請工作團隊使用文件後,他們就可以檢視會議紀錄並新增註解。若您授予他們編輯權限,他們甚至可以更新文字或新增白板的相片。

改善會議備忘錄的 4 個小提示

1. 在開會前建立好會議紀錄文件

無論是正式或非正式會議,此會議紀錄範本的目的是提供清楚的議程項目,方便您在開會前整理好所有資訊,並讓所有人都掌握一致的資訊。這是 Dropbox Paper 文件,因此您可以連結至行事曆上的活動,並使用節省時間的鍵盤快速鍵。

2. 新增連結以補充背景資訊

若您有說明背景資訊的現有文件,新增連結可以幫助您的團隊加快工作速度。在開會前分享您的會議紀錄文件,讓與會者瞭解討論內容的背景資訊。

3. 突顯重點

您可以新增圖片或 Dropbox 檔案,以提供論據和範例,讓使用者更容易注意到您的會議紀錄。Paper 行動應用程式可以讓您拍下白板和便利貼的照片,而您的相片也會自動放入會議紀錄。

4. 記錄決策和任務

此範本的待辦事項功能可以讓您的工作團隊瞭解後續工作,並協助您在下次開會前,追蹤這些行動項目的完成進度。若要更快速地建立核取方塊,請輸入 (「[ ]」) 並在後面留下空格。若要分配待辦事項,請使用 @ 加上姓名以標註工作團隊成員。

建立您自己的會議備忘錄範本

想要自訂下次工作團隊會議的會議紀錄嗎?Paper 可以讓您加入任何自選副標題和區段,建立整齊專業的專屬會議紀錄或議程範本。

Dropbox Paper 是一個讓工作團隊可以在單一位置協調專案,並針對內容進行溝通的協作工作空間。Paper 提供即時編輯以及待辦清單、工作團隊會議議程和時程功能,讓您可以更輕鬆地計畫專案、進行創意發想、舉行會議、指派行動項目、追蹤工作進度和檢閱工作檔案。

您需要有 Dropbox 帳戶才能使用 Dropbox Paper。目前,Paper 文件不會計入您的儲存空間容量,也未限制您可以建立或擁有的 Paper 文件數量。您可以按一下 dropbox.com 上的 Paper 索引標籤,或前往 dropbox.com/paper,在網頁上存取 Paper 文件。您也可以使用 Paper 行動應用程式存取、建立和編輯 Paper 文件。

只須透過 Dropbox Paper 行動應用程式,您就可以離線使用 Paper 工作。有了 Paper 行動應用程式,您可以建立新文件、編輯現有文件,並新增註解以及和其他工作團隊成員共享內容。離線時,您可以存取、編輯、註解標示星號和最近的文件,或是建立新文件;任何您所做的變更都會在您重新上線時同步。

效果好的會議紀錄,可以讓所有人檢閱討論過的內容,並掌握相同資訊,幫助會議更有生產力。有效完成會議紀錄的最佳方式,就是在會議開始前先建立好清楚的紀錄架構。您可以用 Paper 文件設定議程、新增連結提供背景資訊,並與受邀參與會議的人共享。會議紀錄也應包含行動項目與任務到期日,您可以在 Paper 中輕鬆新增「@」提及與任務到期日。

透過 Dropbox Paper 建立會議紀錄範例很簡單。當您在網頁上使用 Paper 時,您可以按一下右手邊直欄中的「建立會議紀錄」連結,使用現有的會議紀錄範本。您也可以針對自己的需求自訂,只要建立新的 Paper 文件,設定要填入的欄位,在「文件」選單中按一下「製成範本」,即可完成自己的會議紀錄或會議議程範本。如此一來,您就可以將 Paper 文件轉換成您隨時可以使用的範本。

建立與共享
初步構想

此會議記錄範例是用 Dropbox Paper 製作。Dropbox Paper 是一個讓團隊成員創作,以及分享初步構想的合作式工作空間。Paper 讓記錄會議備忘錄、分配待辦事項、發想創意點子,和管理專案等變得輕鬆簡單。Paper 是您專案的中央管理中心,您和工作團隊不需身處同一空間就能獲得相同內容。

Dopbox Paper 提供的會議議程範本