會議記錄範例與議程範本

無論是每月的董事會、每週的一對一會議還是腦力激盪會議,使用容易上手的會議紀錄範本,都能讓您事半功倍。
會議記錄範本列出與會者、議程和討論重點

讓所有人掌握一致進度

只需新增您的內容

有了預設文字作為指南,您可以使用此現成的免費會議紀錄範本,在會議一開始即填入會議日期、與會者、議程、討論內容和行動項目。

將團隊成員邀請至文件

此雲端備忘錄範本讓共享變得輕鬆簡單。無需儲存至您的硬碟,也不需在電子郵件中附加檔案。只需邀請您的會議參加者使用文件即可。

即時共同編輯

在您邀請工作團隊使用文件後,他們就可以檢視會議紀錄並新增註解。若您授予他們編輯權限,他們甚至可以更新文字或新增白板的相片。

改善會議備忘錄的 4 個小提示

Dropbox Paper 會議紀錄範本
1. 在開會前建立好會議紀錄文件

無論是正式或非正式會議,此會議紀錄範本的目的是提供清楚的議程項目,方便您在開會前整理好所有資訊,並讓所有人都掌握一致的資訊。這是 Dropbox Paper 文件,因此您可以連結至行事曆上的活動,並使用節省時間的鍵盤快速鍵。

2. 新增連結以補充背景資訊

若您有說明背景資訊的現有文件,新增連結可以幫助您的團隊加快工作速度。在開會前分享您的會議紀錄文件,讓與會者瞭解討論內容的背景資訊。

3. 突顯重點

您可以新增圖片或 Dropbox 檔案,以提供論據和範例,讓使用者更容易注意到您的會議紀錄。Paper 行動應用程式可以讓您拍下白板和便利貼的照片,而您的相片也會自動放入會議紀錄。

4. 記錄決策和任務

此範本的待辦事項功能可以讓您的工作團隊瞭解後續工作,並協助您在下次開會前,追蹤這些行動項目的完成進度。若要更快速地建立核取方塊,請輸入 (「[ ]」) 並在後面留下空格。若要分配待辦事項,請使用 @ 加上姓名以標註工作團隊成員。

建立與共享
初步構想

此會議記錄範例是用 Dropbox Paper 製作。Dropbox Paper 是一個讓團隊成員創作,以及分享初步構想的合作式工作空間。Paper 讓記錄會議備忘錄、分配待辦事項、發想創意點子,和管理專案等變得輕鬆簡單。Paper 是您專案的中央管理中心,您和工作團隊不需身處同一空間就能獲得相同內容。

多位使用者在會議中分享構想與視覺素材

常見問題集

做會議紀錄時,首先僅須專注於會議重要事項,並把要轉發給其他人的資訊整理得井然有序。效果好的會議紀錄,可以讓所有人檢閱討論過的內容,並同步掌握相同資訊。有效完成會議紀錄的最佳方式,就是在會議開始前先建立好清楚的架構,要做到這點,僅須使用 Dropbox 的會議紀錄範本,即可建立您的專屬文件,還可註明會議議程、與會人員等資訊。接著,您可以在會議進行時,新增發言者以及討論的內容。在會議尾聲,可以使用「@」提及功能新增行動項目和到期日,也可以新增必要的背景資訊連結。最後,再將文件分享給與會人員。

透過 Dropbox Paper 在 Dropbox 中建立會議紀錄範本很簡單。您可以使用 Paper 現有的會議紀錄範本,也可以建立新的 Paper 文件,自訂專屬您的會議紀錄或會議議程範本。您會在 Paper 文件的右上角,看到標示更多選項的三個點點,按一下三個點點,並向下捲動至「製成範本」,接著,您就可以將 Paper 文件轉換成可以重複使用的定制範本,讓您不用從頭開始,也能將會議紀錄整理得井然有序。

由於您可以在 Dropbox 中整理所有資料,追蹤會議紀錄彷彿就像習慣一樣自然。追蹤會議紀錄最棒的一種方式,是為所有會議紀錄和其他重要文件建立井然有序的檔案系統,如此一來,您與您的工作團隊即可輕鬆簡單地檢視和共享檔案。為您的會議紀錄建立檔案系統,也是幫助工作團隊更能有效協作的好方法,團隊成員可以更輕鬆地參與會議紀錄,像是在文件中新增註解、釐清部分紀錄內容,或是新增行動項目等等。

若想將會議紀錄整理得更井然有序,您可以依主題將會議紀錄分門別類。通常,您的工作會議不會只侷限於單一類型的會議,舉例來說,您可能要參加半年一次的董事會、每月或每季的腦力激盪會議、每週的一對一會議、應徵者面試或是工作研究討論會,並需要有完整詳盡的會議紀錄。您可以在 Dropbox 建立「會議」資料夾,接著再依會議類型建立子系統。如此一來,不管是哪種類型的會議,您都知道可以在哪裡找到重要的會議紀錄。

利用 Dropbox 盡可能發揮會議記錄的效用

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