Dropbox 群組

想要跟您的工作團隊一起使用 Dropbox 嗎?進一步瞭解 Dropbox Business 的各項方案。

您可以把團隊的成員分成不同群組。與群組共享資料夾或檔案,群組所有成員就會自動獲得該項內容的存取權限。群組有兩種:

  • 公司管理的群組
  • 由使用者管控的群組

 

公司管理的群組

使用者管理的群組

群組建立

只有管理員可以建立

管理員和團隊成員皆可建立 (須獲管理員同意)

申請加入

團隊成員不能要求加入

團隊成員可以要求加入

退出群組

團隊成員不可以自行離開群組

團隊成員可以自行離開群組

新增及移除成員

只有管理員可以新增或移除群組中的成員

管理員和團隊管理人都可以新增或移除群組中的成員

移轉群組擁有權

管理員可以將公司管控的群組改由使用者管控並指定新管理人

管理員可以將使用者管控的群組改由公司管控並取得管理權

這篇文章的區段:

如何建立群組

建立使用者管理的群組

團隊成員可以建立使用者管理的群組,不過前提是要團隊管理員允許

  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下團隊名稱旁的按鈕:[群組和成員] 或 [# 名成員]。
  4. 按一下 [建立群組]。
  5. 輸入群組名稱。
    • 請注意:這個名稱是全體團隊成員所看到的名稱,也是邀請群組至新共享資料夾時所使用的名稱。身為群組管理人,您隨時都可以變更群組名稱
  6. 按一下 [建立群組]。

建立由公司管控的群組

只有 Dropbox Business 管理員可以建立公司管理的群組。

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [群組]。
  4. 按一下 [建立群組]。
  5. 輸入群組名稱。
  6. 選擇群組是要由公司管理,還是由使用者管理。
  7. 按一下 [建立]。

返回選單

如何在群組中新增成員

您新增至群組的成員,會被邀請加入所有與群組共享的資料夾。

新增成員至使用者管理的群組

群組管理者可以隨時新增或移除使用者管理的群組成員。 

  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下 [群組和成員]。
  4. 選擇您要新增成員的群組名稱。
  5. 按一下 [新增成員]。
  6. 輸入您想要邀請的使用者名稱,然後點選 [新增成員]。

備註 :

  • 除非管理員停用申請加入功能,不然團隊成員都可以看到所有在團隊中建立的群組,並申請加入使用者管理的群組。
  • 團隊成員僅能看到所屬群組中的成員。

新增成員至公司管理的群組

只有管理員可以新增成員至公司管理的群組。團隊成員無法申請加入公司管理的群組。

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [群組]。
  4. 選擇您要新增成員的群組名稱。
  5. 按一下 [新增成員]。
  6. 輸入您想要邀請的使用者名稱,然後點選 [新增成員]。

返回選單

如何把成員從群組中移除

從使用者管理的群組中移除成員

群組管理者可以隨時移除或新增成員

  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下 [群組和成員]。
  4. 選擇您要新增成員的群組名稱。
  5. 按一下該成員名稱旁邊的 [] (刪節號) 圖示,並選擇 [移除使用者]。

將成員從群組中移除,該成員也會從群組可存取的共享資料夾和團隊資料夾中移除。

從公司管理的群組中移除成員

只有管理員可以由公司管理的群組中移除成員。

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [群組]。
  4. 選擇您要移除其中成員的群組名稱。
  5. 在您想要移除的成員名稱旁邊,按一下 [X]。
  6. 按一下 [移除]。

返回選單

我該如何變更群組名稱?

變更使用者管理群組的名稱

群組管理者可以隨時變更使用者管理群組的名稱。

  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下 [群組和成員]。
  4. 按一下您要編輯的群組。
  5. 按一下 [重新命名群組]。
  6. 輸入新的群組名稱,然後點選 [儲存變更]。

變更公司管理群組的名稱

只有管理員可以變更公司管理群組的名稱。

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [群組]。
  4. 選擇您要變更的群組名稱。
  5. 按一下 [編輯群組]。
  6. 輸入新的群組名稱,然後點選 [儲存變更]。

返回選單

如何新增或變更群組管理者

只有使用者管理的群組,可以新增或變更群組管理者。群組管理者有權編輯或刪除使用者管理的群組,並能新增及移除群組內的成員。一個群組可以同時有多位管理者。

新增或變更使用者管理群組的群組管理者

  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下 [群組和成員]。
  4. 選擇您要新增管理人的群組。
  5. 在您要新增為管理人的成員名稱右邊,按一下 [] (刪節號) 圖示。
  6. 按一下 [設為管理人]。

若您要移轉管理權,請先依上述步驟新增一名管理人,然後再移除自己的管理權限,或是直接退出群組。

  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下 [群組和成員]。
  4. 選擇一個群組。
  5. 在您要新增為管理人的成員名稱右邊,按一下 [] (刪節號) 圖示。
    • 選擇 [移除管理人權限] 即可撤銷您的管理人身分,並持續留在群組中,或是
    • 選擇 [移除使用者],直接將自己從群組中移除

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如何刪除群組

刪除群組的效果為永久。如果您不小心刪除了一個群組,就必須按照當初建立該群組的方式重新建立。刪除群組時,不會同時刪除任何該群組原本可存取的檔案或資料夾。

刪除使用者管理的群組

群組管理者可以隨時刪除使用者管理的群組。

  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下 [群組和成員]。
  4. 選擇您要刪除的群組。
  5. 按一下 [刪除群組]。
  6. 按一下 [刪除]。

刪除公司管理的群組

只有管理員可以移除公司管理的群組。

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [群組]。
  4. 選擇您要刪除的群組名稱。
  5. 按一下 [刪除群組]。
  6. 按一下 [刪除]。

返回選單

如何退出群組

在使用者管理的群組中,成員可以隨時退出群組。只有管理員可以由公司管理的群組中移除成員。

退出使用者管理的群組

  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下 [群組和成員]。
  4. 選擇您要退出的群組。
  5. 按一下 [退出群組]。

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如何與群組共享資料夾

所有團隊成員都可以與任何群組分享資料夾,就算不屬於該群組也無妨。

與群組共享資料夾

  1. 登入 dropbox.com。
  2. 將滑鼠移至您想要分享的資料夾上。
  3. 按一下出現的藍色 [共享] 按鈕。
  4. 在「邀請成員加入這個資料夾」的欄位中輸入群組名稱。
  5. 設定瀏覽或編輯權限
  6. 按一下 [共享資料夾]。 

群組的所有成員都會受邀加入這個資料夾。

共享資料夾中同一群組的成員可以有不同的權限設定嗎?

可以。群組管理人和資料夾擁有者可以將所有人預設為只有瀏覽權,並賦予特定對象編輯權限。具有編輯權限的使用者可編輯資料夾內容,其他人則不行。

群組的權限優於個人權限嗎?

使用者的權限只會比群組多,不會比群組少。萬一群組跟個人的權限有所出入,系統會套用賦予其最多存取權的設定。

如果使用者多次出現在群組列表上,他的權限會是什麼狀況?

如有使用者因為群組成員身分的關係,而被重覆加入共享資料夾,預設上這些使用者會獲得具有較多功能的那個使用權限。舉例來說,如果群組有編輯權限,但個別受邀加入群組的使用者只有唯讀權限,則該群組成員依然享有群組的額外編輯權限。

若要限制群組成員的存取權,請先把他們從群組中移除,然後再邀請他們以個別的共享資料夾成員身分加入,並僅賦予他們「可以瀏覽」的權限。或者您也可以個別邀請成員,為每個人設定不同的檢視或編輯權限。

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群組的管理員設定

決定誰可以建立群組

Dropbox Business 管理員可以決定是否允許團隊成員建立使用者管理的群組。預設上,團隊成員可以建立由使用者管理的群組。

注意:只有管理員可以建立由公司管理的群組。使用者無法要求加入公司管理的群組 。

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [設定]。
  4. 按一下 [群組]。
  5. 在「使用者管理的群組」旁邊選擇 []。

編輯團隊中的群組

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [群組]。
  4. 選擇您要編輯的群組名稱。

查看並管理特定團隊成員的群組

身為 Dropbox Business 團隊的管理員,您可以瀏覽並管理任一團隊成員所屬的群組 。這在僱用新員工時最能派上用場。您可以輕輕鬆鬆地將他們新增至所有適當的群組;當員工角色轉變時,也能輕易調整他們所屬的群組。

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com
  2. 開啟管理員主控台
  3. 按一下 [成員]。
  4. 點選您想查看的團隊成員名稱。

在 [群組成員資格] 區塊中,您可以找到一份列出該成員所屬群組的清單。

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