群組

部分團隊可使用新的團隊資料夾結構。如果您在 dropbox.com 的使用者圖示上看到紫色資料夾,表示您使用的是新版團隊協作空間。進一步瞭解團隊協作空間

如果您沒看到紫色資料夾,表示您團隊使用的是標準版團隊資料夾。您的團隊資料夾類型,可能會影響您使用群組的方式。

您可以使用「群組」功能來建立並管理各種成員名單,輕鬆與需要同樣檔案的使用者分享檔案。系統會將群組成員自動新增至所有群組可存取的共享資料夾。

群組有兩種:

  • 公司管理的群組
  • 由使用者管控的群組

 

公司管理的群組

使用者管理的群組

群組建立

只有管理員可以建立

管理員和團隊成員皆可建立 (須獲管理員同意)

申請加入

團隊成員不能要求加入

團隊成員可以要求加入

退出群組

團隊成員不可以自行離開群組

團隊成員可以自行離開群組

新增及移除成員

只有管理員可以新增或移除群組中的成員

管理員和團隊管理人都可以新增或移除群組中的成員

移轉群組擁有權

管理員可以將公司管控的群組改由使用者管控並指定新管理人

管理員可以將使用者管控的群組改由公司管控並取得管理權

這篇文章的區段:

建立群組

團隊成員可以建立使用者管理的群組 ,方便又快速地與特定團隊成員分享檔案。您新增至群組的成員,會自動被邀請至所有與群組共享的資料夾。

注意 :只有 Dropbox Business 管理員可以建立公司管理的群組。

  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下團隊名稱旁的按鈕:[群組和成員] 或 [# 名成員]。
  4. 按一下 [建立群組]。
  5. 輸入群組名稱。
    • 注意:這個名稱是所有團隊成員所看到的名稱,也是邀請群組至新共享資料夾時所使用的名稱。身為群組管理人,您隨時都可以變更群組名稱。
  6. 按一下 [建立群組]。

若您沒看見 [新群組] 的按鈕,那可能是您的 Dropbox 企業團隊管理員沒有開放讓團隊成員建立群組。

在群組中新增成員

如果您是群組的管理人,您可以隨時新增或移除成員

  • 新增團隊成員至群組時,系統會寄送邀請給成員,邀請他們加入該群組可以存取的資料夾。
  • 除非管理員停用申請加入功能,否則的話,團隊成員可以看到並申請加入所有在團隊中建立的群組。
  • 團隊成員僅能看到所屬群組中的成員。
  • 只有管理員可以新增成員至公司管理的群組;團隊成員無法申請加入公司管理的群組。
  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下 [群組和成員]。
  4. 選擇您要新增成員的群組名稱。
  5. 按一下 [新增成員]。
  6. 輸入您想要邀請的使用者名稱,然後點選 [新增成員]。

從群組中移除成員

如果您是群組的管理人,您可以隨時移除或新增成員

注意:在公司管理的群組中,只有管理員可以移除成員。

  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下 [群組和成員]。
  4. 選擇您要新增成員的群組名稱。
  5. 按一下該成員名稱旁邊的 [] (刪節號) 圖示,並選擇 [移除使用者]。

將成員從群組中移除,該成員也會從群組可存取的共享資料夾和團隊資料夾中移除。

變更群組名稱

在使用者管理的群組中,管理人可以隨時變更群組名稱。

公司管理的群組中,只有管理員可以變更團隊名稱。

  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下 [群組和成員]。
  4. 按一下您要編輯的群組。
  5. 按一下 [重新命名群組]。
  6. 輸入新的群組名稱,然後點選 [儲存變更]。

移轉由使用者管理的群組或新增管理人

備註:公司管理的群組,其管理權無法移轉,亦無法新增管理員。

如果您想開放其他人管理您所管理的群組,可以將他們新增為管理人,這麼做並不會影響您的管理權。

  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下 [群組和成員]。
  4. 選擇您要新增管理人的群組。
  5. 在您要新增為管理人的成員名稱右邊,按一下 [] (刪節號) 圖示。
  6. 按一下 [設為管理人]。

若您要移轉管理權,請先依上述步驟新增一名管理人,然後再移除自己的管理權限,或是直接退出群組。

  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下 [群組和成員]。
  4. 選擇一個群組。
  5. 在您要新增為管理人的成員名稱右邊,按一下 [] (刪節號) 圖示。
    • 選擇 [移除管理人權限] 即可撤銷您的管理人身分,並持續留在群組中,或是
    • 選擇 [移除使用者],直接將自己從群組中移除

刪除群組

刪除群組的方法依該群組的種類而定。

  • 使用者管理的群組:管理員和群組管理人可以刪除
  • 公司管理的群組:只有管理員可以刪除

群組一旦遭刪除便無法復原。如果您不小心刪除了一個群組,就必須按照當初建立該群組的方式重新建立。

  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下 [群組和成員]。
  4. 選擇您要刪除的群組。
  5. 按一下 [刪除群組]。
  6. 按一下 [刪除]。

這麼做會永久刪除該群組,但不會刪除任何該群組原本可存取的檔案或資料夾。

退出由使用者管理的群組

在使用者管理的群組中,成員可以隨時退出群組。

備註:只有管理員可以由公司管理的群組中移除成員。

  1. dropbox.com 上登入您的工作帳戶。
  2. 按一下頁面左下方的團隊名稱。
  3. 按一下 [群組和成員]。
  4. 選擇您要退出的群組。
  5. 按一下 [退出群組]。

共享和群組

您可以與任何群組共享資料夾,就算您不屬於該群組也無妨。只要共享資料夾,並在「邀請成員加入這個資料夾」的欄位中輸入群組名稱即可。

您可以設定瀏覽或編輯權限,而且一旦按下 [共享資料夾] 後,該群組中的所有成員就會被邀請至該資料夾。

團隊成員可以建立群組,讓多名使用者同時獲得檔案和資料夾的存取權。此篇文章包含在群組中管理檔案存取權限的方法。

同一個群組中可以有不同的權限設定嗎?

可以。群組管理人和資料夾擁有者可以將所有人預設為只有瀏覽權,並賦予特定對象編輯權限。具有編輯權限的使用者可編輯資料夾內容,其他人則不行。

群組的權限優於個人權限嗎?

使用者的權限只會比群組多,不會比群組少。萬一群組跟個人的權限有所出入,系統會套用賦予其最多存取權的設定。

如果使用者多次出現在群組列表上,他的權限會是什麼狀況?

如有使用者因為群組成員身分的關係,而被重覆加入共享資料夾,預設上這些使用者會獲得具有較多功能的那個使用權限。舉例來說,如果群組有編輯權限,但個別受邀加入群組的使用者只有唯讀權限,則該群組成員依然享有群組的額外編輯權限。

若要限制群組成員的存取權,請先把他們從群組中移除,然後再邀請他們以個別的共享資料夾成員身分加入,並僅賦予他們「可以瀏覽」的權限。或者您也可以個別邀請成員,為每個人設定不同的檢視或編輯權限。

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