瞭解如何監控 Dropbox 工作團隊的共享活動
特定類型的管理員可以追蹤資料在組織內外的共享紀錄。
瞭解如何為工作團隊設定連結限制。
瀏覽共享活動紀錄
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
- 在活動頁面，會出現共享活動以及其他類型的活動。若要只顯示共享活動，可以從下拉選單裡選擇 [共享]。
「活動」頁面會顯示工作團隊最近的活動摘要，但並不會顯示團隊成員的所有活動。如要產生特定日期區間的完整活動報告，您可以點選 [活動] 索引標籤中的 [建立報告]。
請注意：活動報告只會顯示團隊資料夾或團隊共享協作空間內的活動。
您也可以在左側邊欄中按一下 [成員]，再點選清單中的成員名稱，瀏覽特定團隊成員最近的共享活動。
查看及管理外部共享內容
您可以查看與團隊外部人員共享的檔案、資料夾和分享連結，以及共享的詳細情況，包括：
- 共享項目：類型、大小和路徑
- 安全性：存取權限，以及權限是否受密碼或到期日控管
- 共享活動：共享者、共享時間和共享對象
- 活動：是否有人瀏覽或編輯內容
如要查看這些資訊，請下載報告或瀏覽外部共享頁面。您也可以透過專屬的外部共享頁面，管理這類檔案和資料夾的存取權限。
Dropbox 將改用更新版分享連結架構，未來會根據內容而非使用者建立連結。此更新將改變連結的建立和分享方式。新版連結的 URL 中會包含「rlkey」參數，方便您辨別。上述操作不適用於新版連結，差異之處如下：
- 分享連結活動可能與內容擁有者或連結產生者有關。
請注意，專屬頁面和報告皆具有以下特點：
- 僅包含直接分享的檔案和資料夾
- 舉例來說，如果有人分享某個資料夾，系統會列出該資料夾，但不會列出其中包含的檔案
- 包含由團隊成員建立分享連結的檔案和資料夾
- 僅供外部共享項目未超過 500 萬個的工作團隊使用
- 不包含 Dropbox Paper 文件
如何下載外部共享報告？
如要建立外部共享報告，只要在外部共享頁面和團隊動態資訊主頁中按一下 [建立報告] 即可。報告內容包含工作團隊所有的外部共享資料，無法篩選內容項目。
您可以透過管理員主控台存取專屬的外部共享頁面，並在其中查看、篩選及管理對外共享的檔案和資料夾。
請注意：Dropbox 會盡可能確保這個頁面的內容為最新狀態，不過報告的內容皆為最新資訊。
如要開啟外部共享頁面，請依下列步驟操作：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
- 按一下左側邊欄中的 [安全性]。
- 按一下 [外部分享]。
您可以根據檔案名稱、共享時間、共享者和檔案類型等詳細資訊，搜尋及篩選對外共享的檔案。
如要從外部共享頁面管理對外共享的檔案或資料夾，請依下列步驟操作：
- 依照上述步驟開啟外部共享頁面。
- 找到您要管理的檔案或資料夾，將滑鼠移至名稱上方。
- 按一下 […] (刪節號)。
- 按一下 [管理存取權限]。
如果檔案或資料夾位於團隊資料夾中，系統會顯示共享視窗。如果檔案或資料夾不屬於團隊資料夾，系統會顯示以團隊成員身分登入的選項。無論是上述哪一種情況，只要能開啟檔案或資料夾的共享視窗，您就能以管理一般 Dropbox 檔案或資料夾的方式管理共享項目的存取權限。
共享活動常見問題集
若未知的使用者加入共享資料夾，會發生什麼事？
若有未知的使用者加入共享資料夾，管理員可以從 [活動] 分頁中瞭解狀況，並查看是誰送出的邀請。
哪些類型的活動會保有紀錄？
當以下狀況發生時，會記錄共享資料夾的活動：
- 建立了共享資料夾
- 邀請某人加入資料夾
- 加入資料夾
- 將某人從資料夾裡移除
- 修改資料夾裡其他成員的身分
- 將共享資料夾的擁有權移轉給別人
- 取消共享資料夾
- 修改資料夾的共享權限
- 透過管理員主控台修改共享資料夾的一般共享權限
- 當您把共享資料夾從工作帳戶移至個人帳戶 (反之亦然)，特別是在資料夾設定及團隊層級設定都允許與外部人員分享的情況下
有人對檔案執行以下操作時，系統會記錄共享檔案的活動：
- 新增
- 下載
- 編輯
- 預覽
- 刪除
- 永久刪除
- 復原 (取消檔案刪除動作，或把檔案移回原本的位置)
- 還原 (把檔案還原成先前版本，取消前一段時間內的變更)
- 重新命名
- 移動 (把檔案從一個資料夾移動到另一個資料夾)
- 複製
- 回溯變更 (帳戶被回溯到過去的時間點，及回溯過程中受影響的檔案)
當以下狀況發生時，會記錄分享連結的活動：
- 團隊成員建立或分享連結
- 非團隊成員的使用者在成員所擁有的共享資料夾中，建立或分享檔案連結
- 透過第三方應用程式建立或分享連結
- 團隊成員移除連結
- 團隊成員修改連結的瀏覽權限
- 團隊成員為連結設定密碼或到期日
- 管理員在管理員主控台修改分享連結的一般分享權限
- 有人透過連結開啟或儲存團隊所擁有的檔案
出現以下情形時，會記錄檔案請求的活動：
- 工作團隊成員建立檔案請求
- 工作團隊成員收到檔案請求的上傳檔案
當以下狀況發生時，會記錄為 Paper 共享活動：
- 與團隊成員共享或取消共享 Paper 文件或資料夾
- 與外部人員共享或取消共享團隊所擁有的 Paper 文件或資料夾
- 團隊成員檢視 Paper 文件
- 外部人員檢視 Paper 文件
- 在 Paper 文件中提及團隊成員
- 在 Paper 文件中提及外部人員
- Paper 文件的預設分享設定改變
- 成員存取 Paper 文件的權限改變
- 團隊成員或外部人員要求存取 Paper 文件
當以下狀況發生時，會記錄「傳送和追蹤」活動*：
- 將檔案加入「傳送和追蹤」
- 在「傳送和追蹤」中建立連結
- 在「傳送和追蹤」中刪除連結
- 在「傳送和追蹤」中重新命名檔案
- 在「傳送和追蹤」中開啟分享連結
- 在「傳送和追蹤」中編輯連結
- 移除「傳送和追蹤」的檔案及連結
- 重新命名「傳送和追蹤」的檔案及連結
*這些活動僅供 Dropbox Business 和 Dropbox Business Plus 的客戶使用。
當以下狀況發生時，會記錄「簽名」頁面活動†：
- 送出簽署要求
- 開啟簽署要求
- 完成簽署要求
- 傳送簽署要求提醒
- 取消簽署要求
- 拒絕簽署要求
†這些活動僅供 Dropbox Sign 付費方案、Dropbox Standard、Advanced、Business 和 Business Plus 的客戶使用。
開啟連結或新增檔案到 Dropbox 帳戶的活動紀錄，只會在完整活動報告中列出。
不管是不是團隊成員，只要有人開啟連結或新增檔案到 Dropbox 帳戶，活動就會記錄下來。
當團隊成員離開或重新新增共享資料夾時，並不會記錄在共享活動紀錄裡，因為該成員仍然擁有存取資料夾的權限，可以隨時重新加入。
如何在團隊動態資訊主頁中瀏覽共享活動？
如果您想要全面掌握工作團隊長期以來的共享活動，請查看團隊動態資訊主頁。這個資訊主頁可提供整體的使用數據，例如已建立的分享連結和使用中的共享資料夾數量。
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