VPN

我該怎麼藉由 VPN 分享檔案?

要享受 VPN 的方便和安全,必須仔細設定並持續維護。我們會建議公司行號與專業的 IT 人員合作,來設定並維護 VPN。

VPN

  • 與 IT 人員合作採買 VPN 伺服器
  • 請 IT 人員為每位使用者設定 VPN 帳戶
  • 與 IT 人員合作採買檔案伺服器,搭配 VPN 使用
  • 在檔案伺服器上建立共享資料夾,提供使用權限給特定使用者
  • 在每位使用者的電腦上安裝 VPN 用戶端,並設定存取權限
  • 把網路磁碟對應至每位使用者電腦上的共享資料夾

Dropbox

  • 註冊 Dropbox
  • 下載 Dropbox 應用程式

除了設定 VPN 伺服器,IT 部門還必須為所有使用者建立專屬帳戶、為檔案伺服器上的共享資料夾新增必要的使用權限、監測效能、預防惡意程式,並訓練使用者連線至 VPN。

VPN 和 Dropbox 都可以作為分享檔案的管道,但設定共享資料夾等操作,在 Dropbox 上就直覺許多。Dropbox 不需要任何技術能力便可使用,只要輸入電子郵件地址就能新增使用者帳戶,您的團隊也不必學習一大堆新的軟體。


我要如何與團隊成員分享檔案?

若您的團隊使用 VPN,共享的檔案對他們而言,就像硬碟上的本機檔案。您可以就地編輯,不必像使用 FTP 一樣,從伺服器手動上傳和下載檔案。缺點是您只有在連線時才能使用檔案。也就是說這個方法的效能,取決於網路連線狀況,及 VPN 伺服器處理傳入要求的能力。

VPN

  • 開啟您的 VPN 軟體
  • 輸入伺服器位址,以及您的 VPN 帳戶使用者名稱和密碼
  • 等待 VPN 伺服器驗證您的登入資料
  • 連線至檔案伺服器
  • 新增檔案到之前建立的共享網路磁碟
  • 檔案會自動出現在團隊成員的共享網路磁碟
  • 有人編輯檔案時,變更也會自動更新給其他團隊成員

Dropbox

  • 在您的 Dropbox 中建立新資料夾,專門用來與團隊分享檔案
  • 在資料夾上按右鍵,與團隊成員共享
  • 把您想分享的檔案放至電腦上的 Dropbox 資料夾
  • 檔案便會出現在團隊成員的 Dropbox 資料夾中
  • 若有人編輯檔案,所有人手上的複本都會自動更新

表面上看來,透過 Dropbox 和 VPN 分享檔案的過程非常類似:可直接編輯檔案 (無須下載),變更會自動顯示在團隊的共享資料夾中。然而,Dropbox 還會在每位使用者的電腦上儲存所有檔案複本,讓瀏覽及編輯檔案都變得相當容易。

另外,VPN 的使用者只能在有網路連線時存取檔案;但是如果檔案存在 Dropbox 上,便能離線存取及編輯,連上網路之後系統還會自動上傳變更。若是有多人同時編輯同一檔案,Dropbox 會建立衝突複本,而不會將其他使用者鎖定為唯讀模式。


我要如何與客戶分享檔案?

透過 VPN 和客戶分享檔案可能有點困難,因為多數企業不會想開放外部人員無限制存取內部網路。設定 Dropbox 或其他系統來與客戶分享檔案,都比 VPN 來得簡單、安全。

如果您一定要使用 VPN,可以選擇安全通訊端層 (SSL) VPN,這種較為少見的形式,可讓系統管理員限制私人網路上特定伺服器或檔案的存取。

VPN

  • 必須事先與 IT 人員合作,瞭解伺服器是否能設定成 SSL VPN
  • 要請 IT 人員為客戶建立 SSL VPN,限制只能存取特定的伺服器和檔案
  • 將 VPN 帳戶資訊提供給客戶
  • 客戶可透過任何網頁瀏覽器,登入您的 SSL VPN
  • 網頁介面上會顯示所有獲准存取的資源,包括檔案伺服器、共享資料夾及檔案

Dropbox

  • 在您的 Dropbox 資料夾中,右鍵點選該檔案
  • 選擇選單上的分享 Dropbox 連結,產生分享連結
  • 將連結傳送給客戶。客戶可以使用任何網頁瀏覽器瀏覽或下載連結內容

Dropbox 的可分享連結,讓您決定客戶可以看到哪些檔案。只要按下連結就能存取檔案,再也不用操作複雜的 VPN 軟體。若您使用的是 Dropbox ProDropbox Business,還可以為連結設定密碼和到期日。此外,您隨時都可以停用連結,避免他人存取文件。


我要如何分享大型檔案?

大型檔案可能會造成 VPN 使用上的困難。每次儲存大型檔案時,系統會透過 VPN 連線,將整個檔案傳送至私人網路的檔案伺服器,十分沒效率。

其中一個解決方案,是先將檔案從網路磁碟移動到本機硬碟,再進行修改,並於完成後移回網路磁碟。但這就會像使用 FTP 一樣,演變成沒效率的上傳/下載工作流程,讓團隊成員間的檔案同步變得更加困難。

VPN

  • 透過 VPN 傳輸的檔案沒有大小限制
  • VPN 十分依賴網路連線狀態,用來協作大型檔案可能不太可靠
  • 內容只要有變更,就必須重新傳送整個檔案

Dropbox

  • 透過 Dropbox 應用程式上傳檔案,完全沒有檔案大小限制
  • 同步時,系統只會把有變更的部分上傳至 Dropbox

Dropbox 的內建版本紀錄,會自動記錄所有編輯。只要按幾下滑鼠,就能叫出完整的檔案歷程紀錄,再也不會誤刪資訊。


我該如何管理檔案的舊版本?

VPN 伺服器只儲存各個檔案的最新版本,完全沒有檔案歷史版本這回事,因此有遺失資料的風險。例如,如果一名使用者刪除了檔案中的一些內容,然後再將檔案重新上傳至伺服器,刪除的內容就永久遺失了。

VPN

  • VPN 不支援檔案版本紀錄功能
  • 常見的解決辦法是複製檔案,然後將它重新命名,註明版本編號

Dropbox

  • 在您的 Dropbox 資料夾中,右鍵點選該檔案
  • 在選單中選取檢視過去版本,查看檔案的歷史版本列表
  • 選擇您要的版本,然後按一下還原

若您將檔案放在 Dropbox 中,Dropbox 會將每一次的編輯內容都記錄下來。如果突然發現之前不小心刪除了重要內容,只要輕點幾下滑鼠便可以把內容救回來。跟檔案分享一樣,這是全自動的,除非您需要還原舊版,否則您都不必處理任何關於檔案版本的事。


我要如何在行動裝置上存取檔案?

多數 VPN 行動用戶端只著重在建立加密連線。加密連線能讓您安全瀏覽網路、使用電子郵件及 VoIP,對檔案分享卻沒什麼幫助。它通常得靠其他應用程式來對應網路磁碟,然後再存取公司的共享檔案;有時甚至需要 IT 部門進行特別設定。

VPN

  • 使用整合的 VPN 支援,或在行動裝置上安裝 VPN 應用程式
  • 輸入伺服器位址及您的使用者名稱密碼,以連線到 VPN
  • 將網路磁碟對應到第三方應用程式,再以與桌上型電腦相同的方式存取檔案
  • 需要穩定的網路連線才能編輯檔案

Dropbox

  • 下載 Dropbox 行動應用程式
  • 登入您的帳戶,直接在 Dropbox 行動應用程式預覽檔案
  • 使用如 Microsoft Office 等與 Dropbox 連結的行動應用程式編輯檔案,所作出的任何變更皆會同步至所有裝置

Dropbox 行動版應用程式能為您免除建立 VPN 連線的種種麻煩。您只需要在首次開啟 Dropbox 應用程式時登入,之後就可以在行動裝置上使用全方位的檔案系統,包括瀏覽檔案、在第三方應用程式上編輯檔案,以及建立可分享連結 (和桌機上的共享資料夾操作模式相同) 等功能。

行動 VPN 軟體尤其易受斷線影響 (例如:開車行經隧道時)。雖然實際情況要視 VPN 軟體和編輯應用程式而定,但連線不穩時,您可能就無法編輯檔案。Dropbox 能讓您下載檔案離線使用,完全解決了這個問題。