Ihre Ordner einrichten

Eine vorbereitete Ordnerstruktur erleichtert Ihnen die Verwaltung Ihrer Dateien und das Onboarding neuer Mitarbeiter.

Indem Sie die Arbeit Ihres Teams in eine vorstrukturierte Umgebung einbinden, sorgen Sie dafür, dass Sie Zugriff auf wichtige freigegebene Ordner haben. Das ist sinnvoll, wenn Sie beispielsweise gelöschte Dateien wiederherstellen oder Zugriffsrechte verwalten müssen.


Ordner freigeben

Der Zugriff auf die Arbeit Ihres Teams wird auf Ordnerebene festgelegt. Alle Ordner sind standardmäßig privat und Sie müssen Nutzer einladen, damit sie auf freigegebene Ordner zugreifen können. Wenn ein Ordner nicht für bestimmte Nutzer freigegeben wird, erfahren diese nichts von seiner Existenz.

Sie können einen freigegebenen Ordner erstellen und einzelne Teammitglieder oder ganze Gruppen von Nutzern dazu einladen. Nachdem die Nutzer die Einladung angenommen haben, werden alle Dateien in diesem Ordner, die von Ihnen oder einem anderen Teammitglied hinzugefügt oder geändert werden, automatisch für alle anderen Teammitglieder aktualisiert und mit deren Geräten synchronisiert. Sie können beispielsweise den Ordner „Buchhaltung“ erstellen, die Nutzer Ihrer Rechnungsabteilung einladen und dann Dateien hinzufügen und ändern. So bleiben alle Nutzer stets auf dem neuesten Stand.

So erstellen Sie einen freigegebenen Ordner:

  1. Melden Sie sich auf der Dropbox-Website an.
  2. Klicken Sie rechts in der Ecke auf das Symbol für „Ordner freigeben …“:
  3. Wählen Sie einen bestehenden oder erstellen Sie einen neuen Ordner für die Freigabe.
  4. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie freigeben möchten, oder geben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein.
  5. Geben Sie die Gruppen und/oder E-Mail-Adressen der Nutzer ein, die Sie zu Ihrem freigegebenen Ordner einladen möchten, und fügen Sie gegebenenfalls eine persönliche Nachricht hinzu.
  6. Klicken Sie auf Ordner freigeben.


Team-Ordner

Team-Ordner sind spezielle freigegebene Ordner, die von einem Administrator erstellt werden können. Sie erscheinen automatisch in der Dropbox der einzelnen Teammitglieder und erleichtern so das Onboarding großer Gruppen.

Einen neuen Team-Ordner erstellen Sie, indem Sie in der Verwaltungskonsole den Tab Team-Ordner aufrufen.


Ordner und Unterordner freigeben

Um die Freigabeeinstellungen so einfach wie möglich zu halten, können Unterordner eines freigegebenen Ordners in Dropbox nicht freigegeben werden.

Sie können entweder den übergeordneten Ordner oder seine Unterordner freigeben, aber nicht beide. Diese Regel gilt allerdings nicht für Team-Ordner.

Am besten lassen sich Dateien anhand der Zugriffsebene organisieren. Hier sehen Sie zwei Ordnerstrukturen, die sich an häufigen Arbeitsabläufen orientieren:


Nach Team organisieren

Organisieren Sie Ihre Ordner nach Abteilung, damit Teammitglieder nur die Dokumente sehen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.


Nach Projekt oder Kunden organisieren

Wenn Sie für jedes Projekt oder jeden Kunden einen freigegebenen Ordner erstellen, können Teammitglieder sich mit einer bestimmten Gruppe von Nutzern abstimmen, ohne Sorge zu haben, dass sie der falschen Person Zugriff gewähren.

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