Gestisci e controlla i gruppi

I gruppi aiutano i team a gestire l'accesso alle proprie cartelle condivise. Come amministratore, puoi visualizzare e gestire tutti i gruppi all'interno del tuo team, così come controllare chi li crea.

Con i gruppi i membri del team possono creare elenchi di persone che devono avere accesso a molti degli stessi file e cartelle (come reparti, team o mansioni). Qualsiasi nuovo membro aggiunto a un gruppo verrà automaticamente aggiunto a tutte le cartelle condivise a cui il gruppo è stato invitato.

La creazione di gruppi rende più facile la collaborazione nel team. Ad esempio, invece di invitare uno alla volta i membri del team di marketing a una nuova cartella di progetto, il responsabile marketing può invitare il gruppo "Marketing". Una volta invitato il gruppo, ogni membro del gruppo riceverà automaticamente un invito a partecipare alla nuova cartella.

Punti chiave:

  • Visualizza tutti i gruppi dell'intero team.
  • Aggiungi o rimuovi i membri del team dai gruppi in base alle esigenze.
  • Limita la creazione di gruppi ai soli amministratori del team.

Creazione di gruppi

Per impostazione predefinita, gli amministratori e i membri del team possono entrambi creare gruppi. Fai clic qui per le istruzioni su come i membri del team possono creare gruppi.

Per creare un gruppo dall'interno della Console amministratore:

  1. Accedi al tuo account Dropbox Business.
  2. Fai clic su Console amministratore.
  3. Dalla barra laterale sinistra, fai clic su Gruppi.
  4. Sul lato destro della pagina, fai clic sul pulsante Nuovo gruppo.
  5. Inserisci un nome per il tuo gruppo. Si tratta del nome che tutti i membri del team visualizzeranno e utilizzeranno per invitare il gruppo a nuove cartelle condivise. Tieni presente che, come proprietario del gruppo, puoi modificare il nome del gruppo in qualsiasi momento.
  6. Fai clic sul pulsante Crea gruppo.

Nota. I nomi dei gruppi non possono essere usati due volte all'interno dello stesso team. Una volta che un gruppo viene creato per un team, se altre persone tentano di creare un nuovo gruppo con lo stesso nome riceveranno un errore.


Visualizzazione e gestione dei gruppi del tuo team

Se sei l'amministratore di un account Dropbox Business, puoi visualizzare e gestire tutti i gruppi del tuo team.

Per visualizzare i gruppi del tuo team:

  1. Accedi al tuo account Dropbox Business.
  2. Fai clic su Console amministratore.
  3. Dalla barra laterale sinistra, fai clic su Gruppi. Tutti i gruppi creati dai membri del tuo team verranno elencati su questa pagina.

Nota. sei automaticamente proprietario di tutti i gruppi del tuo team e puoi gestire questi gruppi. Crea un nuovo gruppo facendo clic sul pulsante Crea gruppo. Per modificare un gruppo, seleziona il nome del gruppo che desideri modificare.


Visualizzazione e gestione dei gruppi di un membro

Come amministratore puoi visualizzare e gestire i gruppi di ogni singolo membro del team. Questa funzionalità può essere utile al momento dell'assunzione di nuovi dipendenti, per aggiungerli facilmente a tutti i gruppi appropriati, o quando un dipendente cambia ruolo e devi modificare i gruppi di cui fa parte.

Per visualizzare i gruppi di un membro del team:

  1. Vai alla Console amministratore e fai clic su Membri nella barra laterale sinistra.
  2. Fai clic sul nome dell'account del membro del team che desideri visualizzare.
  3. In Iscrizione ai gruppi, visualizzerai un elenco di tutti i gruppi di cui fa parte il membro del team.

Limitazione della creazione di gruppi

Per impostazione predefinita, i membri del team sono autorizzati a creare gruppi ma, se lo desideri, puoi limitare questa capacità solo agli amministratori.

Per limitare la capacità di creare gruppi ai soli amministratori:

  1. Vai alla Console amministratore e fai clic su Gruppi nella barra laterale sinistra.
  2. In "Chi può creare gruppi?", seleziona Amministratori.

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