起業に当たり不可欠な情報共有基盤を省コストで構築

クラウドベースのファイル保管環境で
ビジネスの俊敏性と事業継続性を向上

導入の主な効果

どこからでもファイルにアクセスできるほか、緊急時のリモートワークもスムーズに実現

見込み客や取引先に、期限付きのアクセス権限を付与したファイルをセキュアに共有

タスクの管理や会議議事録の作成・ 共有に Dropbox Paper を活用

「多くのコストと時間をかけて、自前のファイル サーバーを構築するのはスタートアップにとって 現実的ではありません。
クラウドサービスを使うのは自然な流れでした。」

 抱えていた課題

建設業の人手不足解消を支援するサービスを展開
ビジネスの基盤となるファイルコラボレーション環境が必要に

都市の再開発や世界的スポーツイベントの開催に伴う建築需要の高まりを受け、建設業界では人手不足が加速しています。

「ただ一方で、発注者側にとって、これまでの職人探しや仕事探しは知人からの紹介が中心でした。また、受注者側であるフリーランスの職人も特定の 取引先に縛られ、閑散期には仕事がなくて困っているのが実態だったのです」と助太刀の植村 具民氏は語ります。

そうした中、スマートフォンに対応した建設業向けマッチングプラットフォーム「助太刀」を提供しているのが同社です。大手ゼネコンやハウスメーカーから仕事を請け負う工事会社と、現場で働く職人、サービスに登録した双方の需要と供給をマッチングします。

この業界特化型の新しいサービスは、2017年 12月のローンチ以来、順調にユーザー数を増やし続けています。また、創業に当たって同社が不可欠と考えたのが、全社の業務を支えるデータ/ファイルの保管・共有基盤でした。

「資金や人的リソースに限りがあるスタートアップにとって、オンプレミスのファイルサーバーを設置し、自ら運用するのは現実的ではありません。また、業務の面でも、ファイルにアクセスできる場所が社内に限られてしまいます。そもそも、ほかの業務で SaaS を当たり前のように活用していた経緯もあり、クラウドストレージサービスの中から自社にフィットするものを検討するのは自然な流れでした」と植村氏は振り返ります。

 

 ソリューション

多彩な機能を備えつつ、コストが抑えられる
スタートアップでの実績が豊富な点も評価

検討に当たっては、「Dropbox Business」(以下、Dropbox)も含めて 3 つのサービスを選出。最終的に Dropbox を採用する決め手となったのは、「人数× 月額料金で容量無制限」という高いコストパフォーマンスに加え、スタートアップにおける採用実績が豊富な点でした。

具体的には、いまやメガベンチャーとなったスマホアプリ提供企業をはじめ、多くのスタートアップが Dropbox を活用。また、Dropbox 自体がスタートアップから起ち上がった企業であり、ビジネスモデルへの理解がある点も魅力だったといいます。

「もちろん、『保存容量が十分ある』『アプリがデバイスに依存しない』『フォルダごと/期限付きなどの詳細なアクセス権限管理』『URL ベースでの外部共有が可能』『ファイルの復元』などの機能要件も精査しました。Dropbox はそれらをすべて満たしつつ、価格や実績の面で一歩優れていました。また、コンシューマー版を使ったことがある人間が社内にいたため、使い勝手の評価も加味して採用を決めたのです」と植村氏は説明します。

 結果

資料の保管、社内外との共有から Dropbox Paper まで、
機能をフル活用

こうして同社は、Dropbox パートナーのサテライトオフィスの支援の下で Dropbox を導入。
「導入はスムーズで、特に問題なく進みました」(植村氏)。

現在は、「ローカルにはデータを保管しない」という基本方針のもと、会社標準のストレージ環境として全社で利用。会社紹介資料や営業資料、試算表などの業務ファイルを部門ごとのフォルダで保管しているほか、サードパーティー製チャットツールの規定のファイル保管場所としても活用しています。また、機密性の高い人事・会計関連などのファイル/フォルダにはアクセス権限を設定し、役員や担当部門の社員だけが見られるようにするなど、セキュリティにも配慮した運用を実現しています。「権限管理を細かく行える点は便利ですね」と植村氏は話します。

URL による共有機能も活用。例えば、展示会などで出会った見込み顧客に、期限付きのアクセス権限を付与したリンクを送信し、資料などをダウンロードできるようにしています。

このように、社外とのファイル共有が簡単かつセキュアに行える点も Dropbox の強みといえるでしょう。さらに、同社が重宝しているのがファイルの復元機能です。Dropboxでは編集後180 日以内のファイルを、バージョン履歴を追って選択・復元できます。これにより、誤操作での削除などによる業務への影響を極少化できています。

加えて同社では、業務上の各種ドキュメントの作成・共有に「DropboxPaper」も活用しています。具体的には、タスク管理ツールとしての利用のほか、社内ミーティングにおける議事録作成にも用いているのです。

「従来はローカルのテキスト作成ツールで議事録を作成していましたが、Web ツールの方が保存・共有に便利です。強制したわけではありませんが、現在はほとんどの社員が Dropbox Paper を使って議事録を作っています。実際、複数名での同時編集や、PDF や写真の挿入も簡単にできるため、とても便利ですね」と植村氏は満足感を示します。

なお、新型コロナウイルスの影響で、2020年 4月からの 2 カ月間、同社では社員全員がリモート勤務を実施しました。その際は、わずか 2 日間でフルリモート体制への移行を実現。この高レベルな事業継続性の実現にも、Dropbox によるデータ保管・共有の仕組みが一役買っています。

「助太刀」は 2020年 6月現在、13 万人以上のユーザーを抱えるサービスに成長しています。

「とはいえ、全国には約300 万人の職人がいるといわれているので、まだまだ道半ばです。一層の知名度向上を目指すとともに、建設業界に多くのお客様を持つDropbox との協業なども視野に入れながら、さらに魅力的なサービスづくりに邁進したいですね」と植村氏は最後に話しました。

「今後、ビジネスが拡大していけば利用も増えます。Dropbox から提供されている資料やTips も確認しながら、より便利な使い方を検討したいと思います。」