싱가포르 최대 코워킹 스페이스 JustCo는 지난 몇 년 동안 어마어마한 성장을 이뤘습니다. 이들은 Dropbox Business의 도움으로 여러 나라에 흩어져 있는 파일과 자산을 관리할 수 있으므로 팀과 클라이언트들의 정보를 안전하게 보호할 수 있습니다.
JustCo의 주요 성과
외부 협력업체에게 높은 수준의 고객 경험 제공
민감한 문서에 대한 보안 액세스
내부 팀을 위한 효과적인 온보딩
도전과제
여러 곳에 흩어져 있는 팀
JustCo는 싱가포르(또는 아시아 전역)에서 가장 큰 규모의 코워킹 스페이스 네트워크가 되겠다는 야망을 숨기지 않았습니다. 따라서 2015년 코워킹 스페이스 부문이 단일 오피스 부문의 실적을 뛰어넘은 것은 전혀 놀랍지 않습니다. 지금은 총 11곳의 코워킹 스페이스는 제품 설계실부터 세련된 프레젠테이션 공간까지 스타트업 친화적인 최신 장비를 자랑합니다.
더 많은 코워킹 스페이스의 수와 함께 더 많은 수의 직원과 위치가 생기면서, 더는 데이터를 네트워크 결합 스토리지(NAS) 시스템으로 관리하는 것이 힘들어졌습니다. 그로인해 서로 다른 지점의 직원들이 같은 파일을 확인할 때 불편함을 초래하게 되었습니다. 어떤 곳에서는 파일이 동기화되고 어떤 곳에서는 동기화되지 않는 경우도 있었습니다. Wan Sing은 "NAS는 사용자 친화적인 시스템이 아니었습니다. 사용자 관리 관점에서 생각하니 팀은 계속 성장을 하고 있었고, 조금 더 안전한 관리 제어가 필요했습니다."라고 말합니다.
그뿐만 아니라, 새로운 직원의 온보딩과 퇴사한 직원의 IP 보호 등 인사 관리업무에도 많은 시간이 소요되었습니다. "Dropbox Business로 바꾸기 전에는 단 1명을 온보딩하는데도 많은 시간이 걸렸습니다. 우리의 팀은 1명당 약 30분이 소요되었을 것입니다."
“JustCo가 성장하면서 데이터 스토리지 시스템에 문제가 발생하기 시작하였습니다. 사용자 관리 관점에서 생각하니 팀은 계속 성장을 하고 있었고, 조금 더 안전한 관리 제어가 필요했습니다. 그래서 Dropbox Business를 선택했습니다.”
해결책
중앙집중화된 스토리지와 관리 제어
대부분의 직원이 이미 개인적으로 Dropbox를 사용하고 있었기 때문에 Dropbox Business를 도입하자는 결정은 쉬웠습니다. Wan Sing은 “이미 일부 직원들은 파일을 간편하게 공유하고 저장할 수 있는 Dropbox 무료 계정을 이용하고 있었습니다."라고 설명했습니다. 하지만 회사가 확장함에 따라 대용량 스토리지와 보안의 중요성은 더욱 커졌습니다.
“Dropbox Business로 바꾼 직후 IT 대시보드에 대한 통제가 더욱 강화되었습니다. 이중 인증 기능은 정말 유용하였습니다. IT팀에서도 온보딩이 훨씬 간편해졌다고 합니다." Dropbox Business는 온보딩 뿐만 아니라 퇴직하는 직원들에 대한 후속 처리에도 도움이 되고 있습니다. “직원들이 회사를 그만둘 때 그들이 가지고 있던 민감한 정보를 다시 가져오는 것이 쉬워졌습니다. 파일을 쉽게 회수할 수 있어 회사 데이터를 안전하게 보호할 수 있습니다."
통합설계와 협업 과정이 매끄러워지고 서로 다른 장소에서의 협업도 가능해 JustCo의 효율성은 비할 데 없이 향상되었습니다. 그는 “싱가포르와 아시아에 총 11개의 코워킹 스페이스와 70명의 직원이 퍼져 있지만 모두 같은 위치에 있는 것처럼 운영할 수 있습니다. 마케팅팀은 Dropbox를 이용해 설계 파일, 대형 이미지 자산, 동영상 파일 등의 대용량 파일을 저장합니다. 저장한 후에도 파일을 지속해서 업데이트하고 수정할 수 있습니다. Dropbox는 체계가 잘 잡혀있고 모든 파일을 한곳으로 모아 줍니다. 협업이라는 개념이 공간을 넘어 우리가 사용하는 제품, 우리가 스타트업과 기업가들에게 제공하는 서비스까지 확장되고 있습니다."라고 말합니다.
“싱가포르와 아시아에 총 11개의 코워킹 스페이스와 70명의 직원이 퍼져 있지만 모두 같은 위치에 있는 것처럼 운영할 수 있습니다.”
성과
무한 성장이 가능한 스페이스
조직과 보안에 대한 문제를 해결한 후 Wan Sing과 그의 팀은 JustCo의 밝은 미래에 집중할 수 있는 시간을 더 많이 가질 수 있게 되었습니다.
Wan Sing은 “JustCo는 코워킹 스페이스 커뮤니티의 한계를 뛰어넘어 회원들을 협력업체와 연결해주는 가교 구실을 하고 있습니다. 그들 스스로는 할 수 없는 일이다. 우리는 협력업체들의 발전에 필요한 연줄과 도구, 커뮤니티를 제공해 그들의 비즈니스가 성장하는 것을 돕고 싶습니다."라고 말합니다.
기타 사용 사례 보기
